¿Qué hace un asistente administrativo?

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Los asistentes administrativos, incluidas las secretarias, son la columna vertebral de la funcionalidad de la oficina. escriben y preparan documentos, programan citas y mantienen archivos. Contestan teléfonos y llamadas directas y ayudan con las reuniones del personal. en algunas oficinas, pueden manejar tareas fundamentales de contabilidad y pueden aceptar pagos de clientes y clientes.

Aproximadamente 4 millones de asistentes administrativos y secretarias trabajaron en los EE. UU. en 2016.

Asistente administrativo deberes y responsabilidades

Las responsabilidades de los asistentes administrativos pueden variar según el tipo de oficina en la que trabajan, pero algunos deberes comunes incluyen:

generar documentos
armar presentaciones de diapositivas
crear hojas de cálculo
gestionar bases de datos
crear y / o mantener sitios web.
actuar como gerente de oficina, planificar eventos del personal, como cenas de premiación y eventos de recaudación de fondos, programar reuniones de clientes y organizar horarios para compañeros de trabajo.

auxiliar administrativo sueldo

El salario puede depender de la naturaleza del negocio donde se emplea un asistente administrativo, así como del alcance de las funciones. los ejecutivos en servicio reciben el sueldo más alto.

Ingreso anual promedio : $ 38,880 ($ 18.69 / hora)
10% de ingreso anual superior: más de $ 64,230 ($ 30.88 / hora)
Ingreso anual del 10% inferior: menos de $ 24,690 ($ 11.87 / hora)

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., 2018

educación, entrenamiento y certificación

Esta ocupación no requiere ninguna educación avanzada en particular, pero puede ser útil.

educación: necesitará un diploma de escuela secundaria o su equivalente, y puede obtener una ventaja en el campo al inscribirse en un programa de grado asociado o asistir a un programa de capacitación de secretaría después de la escuela secundaria. Las secretarias ahora poseen títulos de licenciatura u obtienen certificaciones especializadas, como la secretaria legal acreditada o el asistente administrativo médico certificado en un número creciente de sectores. los asistentes ejecutivos y las secretarias deben tener algunos créditos universitarios como mínimo, si no un título de licenciatura.

capacitación: considere comenzar con una agencia de empleo temporal. Estos a veces ofrecen capacitación a los nuevos reclutas. de lo contrario, si tiene algunas habilidades administrativas o de secretaría básicas, se le puede brindar capacitación en el trabajo a medida que aprende las cuerdas de un negocio o campo en particular.

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asistente administrativo habilidades y competencias

necesitará varias cualidades esenciales para tener éxito en convertirse en un asistente administrativo. si aún no los tiene, aprenda algunos consejos para deshuesarlos.

habilidades informáticas y de software: debe sentirse cómodo con Microsoft Office, el correo electrónico e Internet. Es posible que necesite estar familiarizado con los libros rápidos u otros programas de software de contabilidad si trabaja para una pequeña empresa.
habilidades multitarea: esto puede ser especialmente importante si también actúas como gerente. deberías poder hacer malabarismos con varias demandas a la vez.
Habilidades de comunicación verbal y escrita: son esenciales. Debe tener un dominio sólido del idioma inglés y poseer buenas habilidades de revisión.

habilidades interpersonales: trabajará con otros, incluidos clientes y otro personal de oficina. Los buenos modales y un comportamiento tranquilo pueden ser muy importantes.
habilidades de organización: debe estar orientado a los detalles y ser organizado, capaz de localizar un documento o un protocolo de recuperación en cualquier momento.
habilidades para la toma de decisiones: a menudo se encontrará manejando varias tareas casi simultáneamente, particularmente en oficinas ocupadas, por lo que debería poder priorizar y tomar decisiones efectivas en el tiempo. un cliente puede querer una cita de inmediato, pero ¿realmente tiene una emergencia o puede esperar unos días?

perspectiva laboral

desafortunadamente, este puesto no tiene una perspectiva laboral alentadora. La oficina de estadísticas vitales de EE. UU. proyecta que los avances tecnológicos comenzarán a hacerse cargo de las tareas de muchos asistentes administrativos desde 2016 hasta 2026, lo que dará como resultado una disminución del 5% en el crecimiento del empleo.

ambiente de trabajo

esta posición es requerida por casi todas las industrias. puede encontrarse trabajando en un consultorio médico, un bufete de abogados, una oficina del gobierno o para un pequeño contratista del vecindario. En cualquier caso, es probable que te encuentres en una oficina.

Los asistentes virtuales tienen cada vez más demanda, por lo que es posible que pueda trabajar desde su casa.

horario de trabajo

este es casi siempre un trabajo de tiempo completo durante el horario comercial normal, pero la naturaleza del negocio podría exigir un poco de trabajo de fin de semana, como si trabaja en una clínica médica. Además, aquellos en la profesión legal podrían encontrar que se espera que pasen largas horas antes de los juicios y los plazos.

como conseguir el trabajo

obtener recomendaciones brillantes

Los empleadores que contratan a una secretaria o un asistente administrativo buscan a una persona con la que puedan trabajar cómodamente, que se combine bien con otros miembros del personal y en quien se pueda confiar información confidencial. fuertes cartas de recomendación pueden demostrar estas cualidades.

usa tus redes

Aproveche sus redes para obtener oportunidades de empleo. contactar a contactos de Facebook y linkedin, amigos de la familia, vecinos y antiguos empleadores. hágales saber que agradecería las presentaciones a cualquiera que esté contratando.

rastrear aberturas

realice una búsqueda en Google de ofertas de trabajo con palabras clave como asistente administrativo, asistente de marketing, asistente editorial, secretario médico, secretario legal y asistente de oficina para generar listados de trabajo. muchos trabajos administrativos también se anunciarán en la sección de empleo del sitio web para su periódico local o cámara de comercio.

clavar ese currículum

Este ejemplo de currículum puede guiarlo y ayudarlo a asegurarse de que se incluyan todas las mejores palabras clave. y no pase por alto el poder de una gran carta de presentación para acompañarla.

as tu entrevista

saber de antemano lo que es probable que te pregunten puede ser de gran ayuda para lograr tu entrevista. considere algunas preguntas de muestra comunes y decida sus respuestas con anticipación.