Las cuentas por cobrar, a veces abreviadas como “cuentas por cobrar” o cuentas por cobrar, son dinero que sus clientes deben a una empresa. Si una empresa ha entregado productos o servicios pero aún no ha recibido el pago, es una cuenta por cobrar.
La naturaleza del saldo de las cuentas por cobrar de una empresa depende del sector y la industria en la que opera, así como de las políticas crediticias particulares que tiene la administración corporativa. Una empresa documenta sus cuentas por cobrar como un activo corriente en lo que se llama un balance general, que muestra cuánto dinero tiene una empresa (los activos) y cuánto debe (los pasivos). He aquí por qué es importante comprender las cuentas por cobrar para evaluar la salud general de una empresa.
Registro de cuentas por cobrar en el balance general
La mejor manera de comprender las cuentas por cobrar es ver una transacción y cómo termina en el balance.
Imagine que Walmart quiere pedirle al editor un nuevo juego de libros de Harry Potter en caja de edición especial.
- Walmart negocia la compra de 50.000 unidades que no estarán disponibles en ningún otro lugar. Los libros están impresos y empaquetados, y la editorial cobrará a Walmart $ 30 por juego. Walmart venderá los juegos por $ 90 cada uno a sus clientes.
- Cuando el editor envíe las 50,000 unidades a Walmart, incluirá una factura por $ 1.5 millones (50,000 x $ 30). Luego, Walmart recibe los libros físicos y el editor tiene el derecho legal al dinero, pero aún no ha recibido el pago.
- Esos 1,5 millones de dólares se encuentran en el balance general del editor como una cuenta por cobrar. Por otro lado, se encuentra en el balance general de Walmart como un activo de inventario y un pasivo llamado cuenta por pagar.
Por qué son importantes las condiciones de pago
Por lo general, una empresa que vende productos a crédito, es decir, antes de que se le pague, establece los términos para sus cuentas por cobrar. Los términos incluyen la cantidad de días dentro de los cuales los clientes deben pagar su factura antes de que se les cobre un cargo por mora. Cuando los clientes no se adhieren a las condiciones de pago, el vendedor puede acercarse a su cliente y ofrecer nuevas condiciones o algún otro remedio para cobrar en la factura.
Si no se produce ningún progreso, el saldo de las cuentas por cobrar se entrega a una agencia de cobranza o, en casos más extremos, la empresa demanda a la persona o institución que le debe dinero, buscando alivio de un tribunal mediante la incautación de activos.
Las empresas suelen utilizar cualquiera de los términos habituales de A / R. Estos se expresan como “Neto 10”, “Neto 15”, “Neto 30”, “Neto 60” o “Neto 90”. Los números se refieren a la cantidad de días en los que vence el monto neto y se espera que se pague. Por ejemplo, Net 10 significa que tiene 10 días desde el momento de la factura para pagar su saldo.
Para liberar el flujo de caja y aumentar la velocidad a la que pueden acceder a los fondos, muchas empresas ofrecen un descuento por pago anticipado en los saldos de cuentas por cobrar a más largo plazo para motivar a sus clientes a que les paguen antes.
Por lo general, lo mejor para el cliente es aprovechar el descuento y pagar con anticipación porque el descuento le ahorra más de lo que podría haber ganado al conservar su dinero.
Los grandes saldos de cuentas por cobrar pueden ser riesgosos
Tener un gran saldo de cuentas por cobrar en el balance general parece positivo. Uno pensaría que todas las empresas quieren una avalancha de efectivo futuro y esperado que les llegue. Sin embargo, el dinero en cuentas por cobrar es dinero que no está en el banco, lo que expone a la empresa a cierto grado de riesgo. Si Walmart se declara en quiebra o simplemente no paga al editor, el editor se verá obligado a anotar el saldo de cuentas por cobrar en su balance general en 1,5 millones de dólares.
Absorber esta pérdida y quedarse atrapado con 50.000 unidades de libros personalizados de Harry Potter podría ser devastador para el editor. Si se pregunta sobre las perspectivas de crecimiento futuro de una empresa, asegúrese de echar un vistazo a su libro de cuentas por cobrar. Debería estar bien diversificado.
Si un cliente o cliente representa más del 5% o el 10% de las cuentas por pagar, esto crea exposición y podría ser motivo de preocupación.
Normalmente, las empresas acumulan una reserva de efectivo para prepararse para situaciones como esta. Las reservas son cargos contables específicos que reducen las ganancias cada año, aproximándose a las pérdidas anticipadas. Si las reservas son insuficientes o deben aumentarse, se deben realizar cargos adicionales en el estado de resultados de la empresa. Las reservas se utilizan para cubrir todo tipo de problemas, que van desde las expectativas de devolución de la garantía hasta las disposiciones sobre préstamos incobrables en los bancos.
Una alternativa a A / R
Algunas empresas tienen un modelo de negocio diferente y, de hecho, se les paga por adelantado. En este caso, la empresa no registra una cuenta por cobrar, sino que ingresa un pasivo en su balance a una cuenta conocida como ingresos no devengados o ingresos prepagos.
A medida que se gana el dinero, ya sea enviando los productos prometidos, utilizando el método de “porcentaje de finalización” o simplemente a medida que pasa el tiempo, se transfiere de los ingresos no devengados en el balance a los ingresos por ventas en el estado de resultados. Esto reduce el pasivo y aumenta las ventas reportadas.
Un buen ejemplo de esto es la industria de la gestión de activos. Los clientes a menudo pagan honorarios a un Asesor de Inversiones Registrado trimestralmente, facturados por adelantado La empresa de asesoría recibe el efectivo pero aún no lo ha ganado. Por cada día hábil que pasa, un cierto porcentaje de las tarifas se gana y no es reembolsable.
Una empresa de gestión de activos que opta por facturar en mora, por otro lado, tendría temporalmente un saldo de cuentas por cobrar en su balance general, por lo general solo por uno o dos días, ya que las tarifas se deducen de las cuentas de custodia del cliente.
