Usar facturas vs. Recibos para su negocio en casa

Las empresas tienen su propio lenguaje que a veces puede ser confuso. por ejemplo, muchas personas usan los términos marketing y publicidad indistintamente, cuando en realidad no son lo mismo.

El papeleo financiero que conlleva la administración de un negocio en casa puede ser igualmente confuso, pero es importante analizarlo todo. Mantener la documentación actualizada es un aspecto crucial para mantener registros precisos y comprender su situación financiera. dos documentos especialmente importantes son las facturas y los recibos. cualquier propietario de negocio exitoso comprenderá los entresijos de estos documentos, incluido cuándo y cómo usarlos.

Se entrega una factura a un cliente o cliente antes de que pague. a veces se le llama factura. Este documento detallado detalla los productos y servicios y calcula lo que le deben por tiempo, trabajo y materiales. por ejemplo, si usted es un diseñador gráfico que creó un gráfico para un cliente, los facturaría por el tiempo que le tomó crear el gráfico. si tuviera que comprar una foto para incluirla en el gráfico, también la incluiría en la factura.

como negocio en casa, también puede recibir una factura. Si utiliza contratistas para ayudar con cualquier aspecto de su negocio, como un asistente virtual, puede esperar ver una factura de ellos.

Para asegurarse de que su cliente o cliente tenga claro el costo que le está pidiendo que pague, es importante que sea extremadamente detallado con sus facturas. cada factura debe incluir:

• el nombre de su empresa y el nombre del cliente, junto con las direcciones.
• La fecha en que se creó la factura. Esto es crucial para el pago oportuno.
• fecha (s) y descripción de los productos o servicios prestados, incluido el precio de cada uno y la cantidad total solicitada.
• cualquier depósito, pago anticipado o cualquier otro cargo pagado por adelantado.
• cualquier tarifa especial o bonificación que ofreció.
• impuesto a las ventas, si la transacción involucró un artículo tangible que está sujeto al impuesto a las ventas de un estado.
• multas o recargos (esto es especialmente importante para incluir en las facturas de seguimiento cuando la factura inicial no se paga a tiempo).
• condiciones de pago, incluido el método y la fecha de vencimiento. Este aspecto debe incluir frases como “hacer cheques a …” o “enviar dinero a través de PayPal a …” o “30 días netos”, lo que significa que debe pagarse dentro de los 30 días.

Muchas herramientas de contabilidad y contabilidad para pequeñas empresas facilitan la generación de una factura. La ventaja del software de contabilidad es que no solo puede crear la factura, sino que también le ayuda a realizar un seguimiento de si se ha pagado o no. cuando se paga, los datos se pueden agregar automáticamente a una categoría de sus finanzas, como “cuentas por cobrar” o “cuentas pagadas”. Si no desea utilizar un software de contabilidad especializado, lo más probable es que encuentre una plantilla de facturación en cualquier programa de procesamiento de texto que use.

Las facturas se pueden entregar en persona, por correo o por correo electrónico. puede usar el correo electrónico como predeterminado, pero luego decide enviar uno por correo a un cliente o un cliente que está atrasado en el pago. En caso de duda, utilice varios métodos. que le paguen es un aspecto crucial de su negocio, así que no escatime esfuerzos para obtener la factura en el escritorio correcto.

Como sabe lo importante que es recibir el pago, debe esforzarse por pagar de inmediato cualquier factura que reciba. Es un mal negocio no honrar los contratos que hiciste con otros. incluso una demora en el pago puede repercutir negativamente en usted y su negocio.

Si ha facturado a un cliente o cliente que no ha pagado, tiene varias opciones:

• envíe una segunda factura con un aviso de “vencimiento ahora”. ocasionalmente se pierden las facturas y un pago perdido no puede ser malicioso. enviar un recordatorio puede ser todo lo que se necesita. asegúrese de que todas sus facturas tengan claro cuándo vence el pago.
• lleve al cliente o al cliente a la corte de reclamos menores. esto solo sería aconsejable si se le debe una gran cantidad; ir a la corte es costoso.
• enviar la deuda a una agencia de cobranza. Si está dispuesto a renunciar a parte del dinero de la factura, puede involucrar a una agencia de cobro de deudas que trabajará para cobrar el dinero a cambio de un porcentaje del pago.
• Anule la falta de pago como pérdida en sus impuestos.

para facturas pequeñas, cancelarlas será lo más fácil, pero si tiene una factura grande, la corte o una agencia de cobro pueden ayudarlo. y, en caso de que lo esté considerando, no debe continuar trabajando con un cliente que no paga.

los recibos se emiten una vez que su cliente o cliente ha pagado su factura. Es esencialmente una prueba de compra. Si se resbala y accidentalmente envía una segunda factura, su cliente puede usar un recibo para demostrar que ya ha pagado lo que le debe. junto con la entrega de recibos a sus clientes y clientes, debe guardar los que reciba sobre su negocio. sus recibos facilitan el cálculo de sus deducciones de gastos comerciales en el momento de los impuestos. Si el IRS alguna vez cuestiona alguna parte de sus impuestos, los recibos ayudarán a demostrar que no estaba abusando del código de impuestos.

Si bien las facturas requieren información específica por ley, no existe un estándar para lo que se incluye en un recibo. lo que aparece en un recibo puede variar de una empresa a otra. puede ser tan simple como una nota escrita a mano que dice “tal y tal ha pagado esta cantidad”, o tan complicado como una factura. idealmente, debe tener información sobre lo que se pagó, la fecha en que se pagó y cómo se pagó (aunque no debería tener datos de pago específicos, como números de tarjetas de crédito). algunas empresas simplemente vuelven a crear la factura y le ponen “pagado”.

De manera similar a las facturas, hay una variedad de formas de crear un recibo. Si está utilizando un programa de contabilidad, puede generar un recibo cuando registra los pagos de facturas. los procesadores de texto probablemente tengan una plantilla que podría usar para generar un recibo una vez que le hayan pagado. Como se mencionó anteriormente, incluso puede ser tan simple como anotar una nota en una hoja de papel a mano.

idealmente, los recibos deben entregarse inmediatamente después del pago. si uno no se crea y entrega automáticamente, desea crearlo y enviarlo lo más rápido posible. Al igual que las facturas, se pueden entregar en persona, por correo electrónico o por correo. cuando entregue un recibo, asegúrese de marcar el pago en cualquier sistema de contabilidad que utilice.

Si ha recibido un recibo por el pago de productos o servicios relacionados con su negocio, presente el recibo y márquelo en su sistema de contabilidad. Esta información lo ayudará a mantenerse actualizado sobre su situación financiera y maximizar sus deducciones fiscales.