Si utiliza con frecuencia el correo electrónico para su negocio, es probable que esté enviando los mismos correos electrónicos, o muy similares, una y otra vez. por ejemplo, en algunos casos está enviando un correo electrónico introductorio a un cliente potencial, programando una cita para reunirse con un cliente potencial o cliente, o respondiendo preguntas frecuentes una y otra vez. esto no solo es monótono, sino que también es contraproducente y requiere mucho tiempo valioso.
Muchos programas de correo electrónico ofrecen la opción de crear plantillas de correo electrónico para agilizar el proceso de envío de estos mensajes repetitivos. en gmail, la función se conoce como respuestas enlatadas.
ahorre tiempo y personalice sus correos electrónicos
en lugar de tener que escribir cada nuevo correo electrónico desde cero al crear nuevos correos electrónicos o responder a correos electrónicos, el sistema de respuesta enlatada de gmail le permite guardar los correos electrónicos comerciales que escribe de forma regular. en el futuro, cuando necesite enviar un correo electrónico o responder a una pregunta, simplemente puede cargar el correo electrónico guardado, o la respuesta enlatada, que creó y guardó y realizar ajustes específicos si es necesario. Estos ajustes o enmiendas pueden ser tan simples como agregar el nombre del destinatario o modificar ligeramente la respuesta.es importante tener esta opción para modificar, ya que si bien no desea volver a escribir la mayor parte del mensaje una y otra vez, aún se necesitan algunas ediciones personalizadas para personalizar sus comunicaciones.
Como ejemplo, es posible que necesite enviar instrucciones por correo electrónico a varias personas y el 90 por ciento de las instrucciones incluidas son las mismas para cada destinatario. Al utilizar el sistema de respuesta fijo, solo tiene que escribir las instrucciones comunes una vez.
Otro ejemplo es la programación de citas. Si alguien quiere programar un momento para hablar con usted, simplemente puede reproducirlo con una respuesta enlatada que lo saluda y lo dirige a un sistema de programación en línea (otro gran ahorro de tiempo si no está usando uno). el único campo que debería ingresar manualmente es su nombre.
muchas personas ya usan un método similar, copiando y pegando una plantilla de correo electrónico de un documento o archivo de texto en su mensaje de correo electrónico. Dado que esta funcionalidad ya está convenientemente integrada directamente en Gmail, lo mismo se puede lograr en menos pasos.
habilitar y usar el sistema de respuesta enlatada de gmail
Una diferencia clave entre el sistema de respuesta enlatada de gmail y las plantillas de correo electrónico disponibles en algunos otros programas de software es que no crea una plantilla desde cero. primero, debe crear un mensaje de correo electrónico, luego puede guardarlo como una respuesta enlatada. siga estos pasos completos:
- Inicie sesión en su cuenta de Gmail.
- haga clic en el enlace de configuración en la esquina superior derecha. Este es el icono que parece un engranaje.
- Haga clic en configuración.
- haga clic en la pestaña avanzada .
- busque la función llamada respuestas enlatadas. si no puede encontrarlo, puede buscar “respuestas enlatadas” en la barra de búsqueda.
- seleccione habilitar, ubicado junto a la función de respuestas enlatadas.
- haga clic en guardar cambios ubicados en la parte inferior de la página.
- ahora podrá ver una función de “respuestas enlatadas” cada vez que comience a redactar un correo electrónico.
- Si desea crear una nueva respuesta enlatada, comience por redactar su correo electrónico. luego, usando la flecha desplegable, seleccione una nueva respuesta enlatada y asigne un nombre a su nueva respuesta enlatada.
- para usar una respuesta enlatada, abra un nuevo correo electrónico y seleccione la respuesta enlatada que desea usar en el menú desplegable, y el texto de esa respuesta enlatada se insertará en el cuerpo de su correo electrónico. luego puede editar la respuesta enlatada según sea necesario.
Las respuestas enlatadas son una excelente manera de crear respuestas múltiples que respondan preguntas frecuentes, instruir a las personas sobre cómo programar una cita con usted, etc.
tenga en cuenta que las respuestas enlatadas no son solo para responder a los correos electrónicos que recibe, sino que también se pueden usar para los correos electrónicos que envía.
Esto puede ser útil para correos electrónicos de divulgación a personas que haya conocido en un evento de redes. en lugar de tener que escribir el mismo correo electrónico una y otra vez, puede crear una respuesta enlatada y luego enviar un correo electrónico a la persona que conoció, simplemente insertando su nombre en el correo electrónico.
Las respuestas enlatadas son una gran herramienta para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
