Seminario Definición y asesoramiento de planificación

Un seminario , a veces denominado conferencia , es un programa comercial donde los asistentes reciben información o capacitación sobre un tema específico. Por lo general, se lleva a cabo para grupos de 10 a 50 personas y con frecuencia se lleva a cabo en un espacio de reunión del hotel o una institución académica, o dentro de una sala de conferencias de la oficina. Algunos tipos comunes de seminarios en negocios se centran en el desarrollo personal y las estrategias comerciales.

Los seminarios no deben confundirse con los talleres. en general, los seminarios están más orientados a aprender sobre un tema en particular o subtemas relacionados. pueden involucrar oradores invitados expertos en el campo relevante. quienes asisten a seminarios generalmente lo hacen para recopilar información y obtener conocimientos que de otro modo no poseían. Por ejemplo, un seminario podría cubrir un tema como la tecnología en el lugar de trabajo y presentar oradores y presentaciones diseñados para informar a los asistentes sobre diferentes subtemas relevantes para el tema general.

Los talleres , por otro lado, tienden a ser más interactivos o prácticos. a menudo son más pequeños y pueden involucrar a un grupo de personas que abordan un proyecto específico, como la planificación estratégica. Puede haber una persona que facilite el taller para mantener a todos en el camino correcto, pero se espera que los asistentes contribuyan. todos podrían tener experiencia o conocimiento en un área diferente, y el objetivo sería reunir esas ideas para abordar un problema.

Diseñados para la capacitación y el enriquecimiento de los empleados, los seminarios de desarrollo personal abordan todo, desde habilidades difíciles, como la tecnología, hasta habilidades blandas, como la psicología del liderazgo, y cómo esas habilidades se pueden aplicar a la profesión en cuestión. Estos seminarios pueden tomar la forma de retiros o discusiones intensivas o pueden usarse para capacitar a la gerencia o nuevos empleados en los valores o procedimientos centrales de la compañía. Por ejemplo, una empresa que ha desarrollado una nueva estrategia o enfoque para su personal de ventas puede organizar un seminario (o seminarios múltiples) para capacitar a los vendedores sobre los cambios y la mejor manera de implementarlos.

Los seminarios de negocios son atractivos para empresarios o propietarios de pequeñas empresas. comparten historias de éxito y estrategias, así como información sobre marketing, licencias y franquicias u otras inquietudes. Un ejemplo de uno de estos seminarios podría ser una reunión centrada en el marketing a través de las redes sociales. los asistentes aprenderían las mejores prácticas para promocionar sus negocios a través de Facebook, Twitter, Instagram y otras plataformas de redes sociales.

a veces se solicita a un planificador de eventos que ejecute un seminario en un entorno académico. menos formal que una clase, un seminario permite que grupos pequeños se reúnan y discutan temas académicos o lecturas requeridas, así como establecer objetivos para la investigación y la investigación continua. un distrito escolar que está renovando su plan de estudios de ciencias, por ejemplo, podría organizar un seminario para que sus maestros de ciencias aborden los nuevos estándares y prácticas.

Si planifica un evento, es importante organizarse, y una lista de verificación detallada es una buena manera de mantenerse concentrado en la tarea. Estos elementos definitivamente deben estar en su lista de verificación de planificación del seminario:

• confirmar el propósito del evento quien es la audiencia ¿Qué esperan aprender? asegúrese de tener respuestas específicas a estas preguntas. Por ejemplo, ¿se trata de un seminario dirigido a expertos con la esperanza de refinar sus conocimientos o mantenerse al día sobre los nuevos desarrollos? ¿o es un seminario diseñado para aquellos que podrían estar aprendiendo sobre un tema por primera vez?
• revise la guía de especificaciones de eventos apex. El consejo de la industria de la convención ha establecido una serie de herramientas que ofrecen una excelente fuente de mejores prácticas para ayudar al planificador de eventos o reuniones a realizar un seguimiento de los detalles.
• crear un perfil de evento Una vez que un planificador tiene algunas de las preguntas básicas sobre el evento cubierto, es hora de investigar posibles lugares para la reunión.
• esbozar las necesidades del seminario.  determinar los recursos necesarios para lograr los objetivos del evento.
• Presupuesto cuidadosamente. Los gastos se pueden acumular para un gran evento como un seminario, así que prepárate con un presupuesto detallado.
• Solicitar patrocinios. Una de las mejores maneras de ayudar a financiar un seminario es tener patrocinadores. Las empresas que envían asistentes a seminarios a menudo también están dispuestas a comprar patrocinios.
• Solicitar propuestas de lugar. Solicitar ofertas de ubicaciones potenciales. dependiendo del tamaño y el alcance de un evento, este paso debe tomarse con mucha anticipación. los lugares para grandes eventos pueden reservar hasta un año o más antes de tiempo.
• confirmar y / o desarrollar la agenda. El planificador de eventos debe estar listo para ajustar el plan y trabajar en estrecha colaboración con el lugar para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
• confirmar el acuerdo de orden de evento de banquete (beo). Una vez que el planificador conoce el número objetivo de asistentes y los requisitos logísticos para el seminario, debe asegurar el espacio del evento y los requisitos relacionados.
• crear comunicaciones y material para eventos. todo, desde invitaciones a eventos hasta la agenda, debe imprimirse o diseñarse para su publicación y distribución en línea.
• trabajar en estrecha colaboración con el anfitrión del evento para finalizar la logística. asegúrese de confirmar los oradores del evento, los requisitos tecnológicos, el número de asistentes al evento, las funciones y responsabilidades del anfitrión y los materiales del evento.
• permita suficiente tiempo para la configuración del evento. Todos los materiales del evento, folletos, señalización, exhibiciones, regalos, tablas de registro, tarjetas de identificación y más deben estar listos para el evento.
• mantenerse al día con otros acontecimientos de la industria. desea asegurarse de que el seminario no compita con otros eventos similares o para la misma audiencia. por ejemplo, si está desarrollando un nuevo evento para una industria que ya tiene un evento importante en la primavera, evite programar el suyo también en la primavera.
• utilizar la tecnología desde marketing hasta registros de eventos, facilite a los asistentes potenciales conocer el seminario en línea e inscribirse en línea también. aproveche las herramientas de las redes sociales creando un hashtag único para incluir en las publicaciones y ofreciendo incentivos para que las personas compartan o etiqueten a sus amigos en las publicaciones.
• tener planes de contingencia. cuanto más grande es el evento, más posibilidades hay de que algo salga mal. parte de la planificación del evento perfecto implica una lluvia de ideas sobre posibles problemas, desde invitados que llegan temprano hasta muchos que no se presentan, que podrían surgir y tener planes de respaldo en caso de que surjan esos problemas. Los buenos planes de respaldo pueden convertir un desastre potencial en un evento que los asistentes pensaron que fue perfecto.