Cuando los empleados viajan, incurren en gastos de alojamiento, comidas, alquiler de automóviles, imprevistos y más. Como empleador, puede reembolsar estos gastos sin crear un evento imponible para el empleado pagándole o reembolsando al empleado un monto fijo por día.
El término viáticos (del latín “por día”) es una asignación diaria para gastos de viaje específicos. La tarifa por día de EE. UU. incluye dos componentes: alojamiento, comidas y gastos imprevistos. El IRS dice que el viático es la tarifa más alta permitida que paga el gobierno de EE. UU. a los empleados federales que viajan fuera de casa. a pesar de que la tabla de tarifas fue diseñada originalmente para empleados federales, el IRS también la usa para empleadores privados que desean proporcionar a los empleados un presupuesto diario para viajes.
comprender cómo funcionan los pagos por día puede evitar cualquier problema con los empleados que deben impuestos sobre los ingresos no salariales de los reembolsos de gastos. Si utiliza viáticos para viajes de empleados, todo lo que pague a los empleados que exceda la tarifa diaria es imponible para el empleado.
cómo se determinan las tarifas por día
En los Estados Unidos, la Administración de Servicios Generales (GSA) establece la tarifa diaria para cada ciudad y estado de los Estados Unidos y para los viajes al extranjero. las tarifas por día cambian a medida que aumentan los costos, y varían según el área geográfica en la que viaja el empleado. Los costos de hoteles, comidas y otros gastos de viaje típicos pueden variar ampliamente de una ciudad a otra.
las tarifas por día se actualizan todos los años, generalmente el 1 de octubre. el departamento de defensa y otras agencias federales usan la tabla de tarifas gsa per diem. puede consultar las tarifas actuales de viáticos en esta página web de administración de servicios generales: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
Las tarifas por día son importantes para que los empleadores las sigan porque los reembolsos a los empleados que exceden las tarifas permitidas por día son gravables a los empleados como ingresos. Los empleadores deben tener un plan responsable para los gastos de reembolso de los empleados a fin de cumplir con las reglamentaciones del IRS con respecto a los gastos diarios.
tarifas actuales por día
El IRS ha anunciado las tarifas especiales de dietas para 2018-2019. las tarifas incluyen:
- tarifas especiales de comidas y gastos incidentales de la industria del transporte (m & ie),
- la tasa para la deducción de gastos incidentales solamente, y
- tarifas y listas de ciudades y ubicaciones de alto costo.
cómo leer la tabla de tarifas por día
La información de la tabla de tarifas gsa per diem (conus se refiere a los Estados Unidos continentales; oconus se refiere fuera de los Estados Unidos continentales) es principalmente para los empleados del gobierno de EE. UU.
la tabla de viáticos ahora se puede buscar. Puede buscar por estado y ciudad o por código postal. verá un desglose de las tarifas de alojamiento por mes y la dieta permitida para comidas e imprevistos a la derecha. Algunos meses pueden ser diferentes. tenga en cuenta que esta es la “ tasa máxima de alojamiento por mes, incluidos los impuestos”. las tasas pagadas en exceso del máximo están sujetas a impuestos a los empleados como ingresos.
asegúrese de usar la tabla correcta; el conus para los Estados Unidos continentales y el oconus fuera de los Estados Unidos continentales no se pueden usar por día para viajes internacionales.
reembolsos de gastos e impuestos
El IRS dice que los reembolsos por día no están sujetos a impuestos, incluso si exceden los gastos reales, pero no si exceden la tasa federal. por ejemplo, si un empleado está en tampa para una conferencia en mayo de 2018, ese empleado puede reclamar o entregar la tarifa diaria para esa área geográfica de $ 106, más $ 54 para comidas y gastos imprevistos.
si desea usar las dietas para empleados, debe usarlas durante todo el año calendario, pero puede reembolsar los gastos reales o usar la tarifa de dietas designada para comidas e imprevistos en ubicaciones específicas de la ciudad.
También puede cubrir las comidas y gastos imprevistos con el viático si paga alojamiento directamente, proporciona alojamiento en especie o reembolsa los gastos reales de alojamiento. También puede usar viáticos para comidas e imprevistos para excursiones de un día donde no hay gastos de alojamiento.
más detalles, restricciones y calificaciones de los irs
Como es habitual con el IRS, hay muchos más detalles que debe saber si desea utilizar las dietas para los viajes de los empleados. Obtenga más información sobre las tarifas diarias en la publicación 463 de irs: gastos de viaje, entretenimiento, obsequios y automóviles.
