Cuando está iniciando una nueva iniciativa, el documento de alcance del proyecto es una información crítica para todo su equipo. define el producto final que se entregará al cliente, cuándo debe entregarse y a qué costo.
esencialmente, este documento define los límites del trabajo, de modo que cada miembro del equipo y el cliente entiendan lo que implica el proyecto. igualmente importante, entienden lo que no implica.
los beneficios
Una declaración de alcance del proyecto, una vez compartida con cada miembro del equipo y los clientes del proyecto, es una parte integral de la gestión del proyecto. entre sus beneficios:
- Una comprensión común entre todos los involucrados de las características esperadas, la calidad y el momento del proyecto.
- Un medio de comunicación con otras partes interesadas en el proyecto para obtener su apoyo y participación
- Una herramienta para enfocar los esfuerzos del equipo en el trabajo requerido para satisfacer las necesidades del cliente
Además, si se sugieren cambios que están más allá de los límites del alcance original, el enunciado se convierte en la base para estimar y proponer modificaciones. Si los cambios son aceptados por todos los interesados, la declaración del alcance puede ser revisada.
empezando
el gerente del proyecto necesita buscar aportes de los miembros del equipo, los clientes, el patrocinador ejecutivo y otras partes interesadas clave para comprender y describir el resultado requerido de la iniciativa del proyecto. esto a menudo se llama entregable.
La descripción de la entrega debe incluir un costo o un rango de costo aceptable para el proyecto. También define las características clave que se incluirán y el plazo de entrega.
una vez acordado por el cliente, el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el patrocinador ejecutivo, cualquier cambio en la declaración del proyecto debe realizarse mediante un proceso de cambio cuidadosamente controlado y documentado.
un impacto en cascada
Una vez que se ha acordado la declaración o documento de alcance, cada parte del equipo lo utiliza como base para sus propias estimaciones del trabajo, el tiempo y los costos involucrados. cuanto más precisa y precisa sea la declaración del alcance, más probable es que los equipos de trabajo produzcan estimaciones precisas y requisitos de recursos.
las exclusiones pueden ser importantes
No es raro que un documento de alcance del proyecto enumere elementos específicos que se excluirán del entregable. por ejemplo, el documento de alcance del contratista para construir una casa podría estipular que el propietario debe obtener los permisos ambientales y no es responsabilidad del contratista que construye la casa.
¿Qué puede ir mal?
La falta de claridad es una fuente común de estrés y fracaso del proyecto. Un documento de alcance vago o ambiguo deja muchos temas abiertos a debate y llamadas de juicio no informadas. Esto puede afectar las características, la calidad, el tiempo y el costo del proyecto.
otro obstáculo para evitar se conoce como “arrastre de alcance”. Si la declaración de alcance es vaga, el cliente está tentado a hacer demandas que están más allá de la intención o los límites de los planes originales.
ajustando el alcance
Si bien los cambios de alcance frecuentes retrasarán la finalización del proyecto y pueden agregar costos significativos, a veces son necesarios y razonables. Los gerentes de proyecto confían en un proceso de “gestión de cambios” que identifica el cambio solicitado, revisa todas las estimaciones correspondientes de tiempo, costo y carga de trabajo, y reevalúa el proyecto en busca de nuevos riesgos dado el cambio.
el gerente del proyecto y el patrocinador ejecutivo generalmente toman la decisión final de cambiar el alcance solo cuando la situación se ha analizado por completo. los cambios se documentan en un registro de decisiones y luego se comunican al equipo más grande del proyecto.
