¿Qué hace un empleado de archivos?

los archiveros usan un sistema, generalmente numérico o alfabético, para mantener registros en papel o electrónicos, que incluyen correspondencia, recibos, contratos y facturas, para garantizar que la información sea fácil de localizar cuando sea necesaria. organizan y archivan documentos, recuperan datos y cargan archivos electrónicos.

De acuerdo con la actualización de 2018 de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., aproximadamente 110,020 empleados de archivos trabajaron en los EE. UU. en atención médica, servicios sociales, academia y varios tipos de oficinas profesionales, como firmas de abogados. cualquier organización que genere un gran volumen de papeleo o documentos electrónicos contrata empleados de archivos.

Las empresas, grandes y pequeñas, tienen servidores, gabinetes, cajones, salas y almacenes designados donde se almacenan los archivos de casos, documentos y otros tipos de información. los archiveros son responsables del mantenimiento de estos espacios. este trabajo generalmente requiere la capacidad de hacer el siguiente trabajo:

• Desarrollar sistemas de archivo organizados.
• crear, procesar y mantener registros de archivos.
• archivar y recuperar documentos para otro personal.
• preparar registros para almacenamiento fuera del sitio.
• mantener registros de la sala de archivos para rastrear la ubicación de los archivos.
• deseche los archivos de acuerdo con los cronogramas establecidos de retención de documentos.

Además de administrar los registros de una organización, se puede llamar a los secretarios de archivos para que ayuden en otras áreas, incluido el saludo a los visitantes; contestar teléfonos y dirigir llamadas; escribir notas, correos electrónicos y otros tipos de documentos; transcripción de grabaciones; diseño de formas; operar equipos de oficina; y manejo de materiales confidenciales.

El salario de un empleado de archivo varía según la experiencia, la ubicación y la capacidad de realizar múltiples tareas en otros roles:

• salario medio anual : $ 31,700 ($ 15.24 / hora)
• 10% de salario anual superior : más de $ 50,230 ($ 24.15 / hora)
• salario anual inferior del 10% : menos de $ 21,390 ($ 10.28 / hora)

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., 2018

Los estándares educativos son básicos para esta profesión, y la mayor parte de la capacitación se lleva a cabo en el trabajo.

• educación : generalmente es necesario un diploma de escuela secundaria o equivalente, aunque algunas personas que trabajan como secretarios de archivo tienen títulos universitarios y avanzados. alrededor del 11% tiene certificados postsecundarios.
• capacitación : es útil cierta experiencia laboral en un campo similar. La capacitación en el trabajo a menudo implica trabajar con un empleado con más experiencia durante unas pocas semanas o unos pocos meses.

Trabajar como archivero requiere fuertes habilidades de organización y comunicación, así como una atención meticulosa a los detalles. También se puede requerir que los archiveros realicen trabajos pesados ​​ocasionales de cajas de archivos y similares. Otras habilidades y capacidades vitales incluyen:

• habilidades informáticas y de software : debe sentirse cómodo utilizando Internet y las aplicaciones de procesamiento de textos, hojas de cálculo y correo electrónico. También es posible que deba estar familiarizado con el software de administración de documentos, como efilecabinet o el almacenamiento de archivos en la nube.
• Habilidad de comprensión lectora : una parte importante de esta posición implica derivar la naturaleza de un documento de su contenido y colocarlo en un lugar lógico donde otros esperan encontrarlo.
• habilidades de escucha : escuchar es importante para comprender las necesidades de los compañeros de trabajo e implementar sus solicitudes y sugerencias.
• Habilidades de pensamiento crítico : las habilidades de lógica y toma de decisiones son clave para clasificar rápidamente varios documentos y determinar qué hacer con ellos.

Se espera que el empleo de empleado de archivo disminuya en aproximadamente un 10% entre 2016 y 2026 a medida que las organizaciones combinen funciones administrativas, como recepción y archivo, y la capacidad y facilidad de uso del almacenamiento de datos tecnológicos continúen creciendo.

los empleados de archivo se emplean en un entorno de oficina, donde pasan gran parte de su tiempo recuperando y entregando archivos a otros empleados o sentados frente a una computadora. Los archiveros que trabajan en una oficina más grande tienen la oportunidad de conocer e interactuar con el personal de la empresa en muchos niveles.

los archiveros trabajan por lo general durante el horario normal de oficina. Cuando una oficina está abierta a clientes y otros empleados están en el trabajo, se espera que un empleado de archivo también esté allí. Debido a que el volumen de documentos producidos puede ser significativo, dependiendo del tamaño y la naturaleza de la organización, un archivero podría tener que trabajar a tiempo completo para mantenerse al día con el flujo. pero esto no significa que las oportunidades de compartir trabajo o los puestos de medio tiempo no estén disponibles. Generalmente no se requieren horas extras.

Las personas interesadas en trabajar en un escenario de oficina también consideran otros tipos de trabajos de oficina. Algunos de estos trabajos pueden requerir educación y capacitación adicionales. Aquí hay una lista de trabajos similares, junto con sus salarios anuales medios:

• asistente administrativo : $ 38,880
• contable : $ 40,240
• transcriptor médico : $ 34,770

fuente: manual de perspectivas laborales de la oficina de estadísticas laborales de EE. UU., 2018