¿Qué hace un asistente ejecutivo?

los asistentes ejecutivos son similares a los asistentes administrativos o secretarias en el sentido de que todos apoyan el trabajo de otra persona, generalmente un ejecutivo, al manejar o supervisar las tareas de la oficina. la diferencia es que un asistente ejecutivo es específicamente un miembro del personal de oficina senior asignado a un alto ejecutivo. Esto implica supervisar y capacitar a otro personal de oficina, así como abordar tareas que podrían tener un efecto dramático en el éxito de una empresa. 

este trabajo generalmente requiere la capacidad de hacer el siguiente trabajo:

• contabilidad / contabilidad
• gestión de calendario
• relaciones con el cliente
• diseñar y mantener un sistema de archivo
• organizar reuniones
• mantener registros
• organizar planes de viaje
• mecanografía
• evento planeado
• preparar informes
• procesamiento de informes de gastos
• tomar actas de la reunión

las tareas de asistente ejecutivo incluyen las mismas tareas realizadas por los asistentes administrativos: hacer y aceptar llamadas telefónicas; enviar notas, correos electrónicos y cartas en nombre del ejecutivo; recibir visitantes; manejo de programación; y más. También actúan como guardianes, tomando decisiones sobre quién tiene acceso al ejecutivo y qué información recibe el ejecutivo.

A menudo realizan investigaciones y preparan informes que influyen en la política de la empresa. Estas responsabilidades significan que los asistentes ejecutivos deben comprender a fondo el trabajo de su empleador. Como resultado, estos trabajadores también pueden actuar como enlace entre el ejecutivo y el resto del personal administrativo.

Los asistentes ejecutivos ganaron un salario medio anual de $ 59,340 en 2018, lo que los coloca justo fuera del 10% superior de los ingresos entre todos los secretarios y asistentes administrativos:

• salario medio anual: $ 38,880 ($ 18.69 / hora)
• 10% de salario anual superior: $ 64,230 ($ 30.88 / hora)
• salario anual inferior del 10%: $ 24,690 ($ 11.87 / hora)

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., 2018

Hay pocos requisitos educativos para comenzar como secretario, pero lograr un puesto como asistente ejecutivo generalmente solo se obtiene después de varios años de experiencia.

• educación: un diploma de escuela secundaria es suficiente para la mayoría de los trabajos de nivel de entrada, pero aquellos con títulos de asociado o licenciatura en campos relacionados con los negocios serán más comercializables.
• certificación: nadie necesita ser certificado para ser un asistente ejecutivo, pero hay certificaciones disponibles a través de cursos en línea para la mayoría de los programas de software que requieren competencia. Dichas certificaciones pueden hacer que un candidato sea más atractivo.
• capacitación: la experiencia y la confianza se obtienen al hacer el trabajo; los asistentes ejecutivos generalmente han demostrado su valía durante un período prolongado de tiempo.

escribir, archivar y otras habilidades de oficina son importantes, pero los mejores asistentes ejecutivos a menudo tienen personalidades fuertes que se exhiben a través de varias habilidades blandas beneficiosas:

• habilidades de comunicación: los asistentes ejecutivos a menudo sirven como guardianes, decidiendo qué mensajes y qué visitantes o personas que llaman deben ir directamente a su empleador y cuáles deben ser redirigidos o manejados de alguna otra manera. Esto implica la capacidad de obtener rápidamente información de aquellos que exigen tiempo de su jefe.
• gestión del tiempo: cualquiera que administre el tiempo de otra persona, como suelen hacer los asistentes ejecutivos para sus jefes, también debe ser bueno para administrar su propio tiempo.
• confiabilidad: los asistentes ejecutivos a menudo tienen acceso a información confidencial, y los ejecutivos para los que trabajan necesitan confiar plenamente en ellos para que sean lo más eficientes posible en sus trabajos.
• multitarea: los asistentes ejecutivos manejan regularmente más de una tarea a la vez mientras vigilan los horarios de sus jefes y los mantienen en el camino correcto.

Se espera que las oportunidades de trabajo para secretarios ejecutivos y asistentes administrativos disminuyan en aproximadamente un 17% para la década que termina en 2026, según la oficina de estadísticas laborales de los EE. UU. Esto es mucho peor que el 7% de crecimiento proyectado para todas las ocupaciones y significativamente peor que el 5% de disminución proyectada para todas las secretarias y asistentes.

la disminución se atribuye al aumento en el número de gerentes en una organización que comparten un asistente. Esto es más posible porque las comunicaciones móviles y otras comunicaciones electrónicas lo han hecho, por lo que es más probable que los ejecutivos manejen su propia correspondencia y programación.

Los asistentes ejecutivos generalmente trabajan en un entorno de oficina e interactúan con los visitantes, las personas que llaman y otros ejecutivos, además de sus propios jefes. el trabajo puede ser rápido y exigente, y el rol de guardián a veces requiere que los asistentes ejecutivos digan no a las personas que no quieren aceptar un no por respuesta.

Las horas suelen seguir las típicas de una semana laboral típica de negocios. sin embargo, los ejecutivos que trabajan hasta tarde a veces esperan que sus asistentes ejecutivos también estén disponibles después del horario de atención.

Las personas interesadas en trabajar como asistente ejecutivo también pueden considerar una de las siguientes carreras profesionales, que se enumeran con salarios medios anuales:

• empleado de contabilidad: $ 40,240
• reportero de la corte: $ 57,150
• empleado financiero: $ 39,570

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., 2018