Una factura, a veces llamada factura de venta, es un documento enviado por un proveedor de un producto o servicio al comprador. la factura establece una obligación por parte del comprador de pagar, creando una cuenta por cobrar. en otras palabras, la factura es una verificación escrita del acuerdo entre el comprador y el vendedor de los bienes o servicios.
Las facturas son una parte importante del sistema de contabilidad y contabilidad de su negocio porque registran las transacciones de ventas.
¿Qué incluye una factura?
Las secciones habituales en una factura incluyen:
- La fecha en que se creó la factura. no olvides esto la fecha de la factura comienza a marcar el reloj del cliente. Si tiene términos (un límite de tiempo para el pago), desea incluir la fecha para que todos sepan cuándo vence el pago.
- nombres y direcciones de clientes y proveedores. Si está creando la factura en el software de contabilidad, es posible que solo necesite la dirección de correo electrónico del cliente, pero sigue siendo una buena idea recopilar e incluir la dirección física, en caso de que necesite enviar una carta o documento real.
- nombres de contacto de individuos en los dos negocios (o negocios e individuos). es una buena regla de relaciones con el cliente asegurarse de deletrear los nombres correctamente.
- Descripción de los artículos comprados , ya sean productos o servicios, incluidos precios y cantidades. a menudo tendrá descripciones de artículos estándar y números de inventario. pero sea lo más específico y detallado posible cuando cree la factura. Esto evita confusiones y problemas de “no sabía”.
- condiciones de pago. por ejemplo, el proveedor puede especificar “30 días netos”, lo que significa que el monto total debe pagarse dentro de los 30 días.
cómo facturar a un cliente
es posible que esté utilizando un software de contabilidad comercial en línea o tal vez esté utilizando una factura preimpresa que completará. El proceso funciona de la misma manera para ambos procesos de facturación.
preparará una factura solo después de haber enviado o entregado el producto o servicio al cliente.
- Comience por identificar al cliente . en algunos casos, es posible que también desee identificar un sub-cliente o trabajo dentro del archivo de ese cliente.
- incluya números de documentos anteriores relacionados con esta venta, incluido cualquier pedido de compra o acuerdo de venta o presupuesto.
- Identificar los artículos vendidos y entregados . por lo general, incluiría el nombre del producto o servicio, cantidad (o tiempo, por servicios) y tarifa (por artículo o por hora). Si está utilizando software en línea, se calcula el total de cada artículo. Este es el lugar donde es posible que deba clasificar un artículo como “pedido en espera”.
- cada artículo tiene su propia línea y se agrega el total de todas las líneas.
- a continuación, incluirá información sobre los depósitos ya realizados por el cliente o los descuentos aplicados a esta factura.
- Es posible que desee ofrecer a los clientes diferentes métodos de pago, posiblemente dando un descuento por pagar en efectivo.
- incluya los términos de envío para los productos enviados. Hay dos tipos: punto de envío FOB o destino FOB. (FOB significa “gratis a bordo”). Si los términos son punto de envío FOB, el remitente (que es el vendedor) paga el envío. Si los términos son destino fob, el comprador paga el envío. También es una buena idea tener en cuenta si el cliente recoge el artículo o artículos, en caso de que haya alguna pregunta sobre el artículo que se recibe.
- Incluye los términos de venta. es decir, ¿cuándo desea que el comprador pague y le dará algún descuento por pago anticipado? los términos se expresan así 2/10 neto / 30. eso significa que dará un descuento del 2% si el pago se recibe dentro de los 10 días, y el saldo total se vence en 30 días.
Las facturas pueden enviarse por correo o por correo electrónico o por fax a un cliente.
cuando un cliente paga, el número de factura debe anotarse en el recibo de venta y coincidir con el recibo de venta en su software de contabilidad, por lo que está claro que la factura se ha pagado. el pago toma la cantidad pendiente de sus cuentas por cobrar.
facturas frente a pedidos de compra
Las facturas a veces se confunden con las órdenes de compra. las órdenes de compra (pos) son antes de la transacción y las facturas son posteriores a la transacción. Las órdenes de compra registran una orden de un cliente a un vendedor o proveedor. una factura, por otro lado, registra el recibo del producto o servicio y, como se indicó anteriormente, las condiciones de pago. Muchas empresas utilizan las órdenes de compra como parte de un proceso de aprobación. Algunas compañías requieren órdenes de compra de productos o servicios por encima de una cantidad específica.
facturas vs. facturas
La diferencia entre una factura y una factura es el enfoque y el punto de vista. la factura es creada por un proveedor y es una declaración de servicios o productos producidos y entregados a un cliente, incluido el monto adeudado. Se puede crear una factura antes o después de recibir el producto o servicio. Es común que se incluya una factura con los productos que se entregan, por lo que el destinatario puede marcar los artículos para asegurarse de que estén todos allí.
Una factura es una solicitud de pago. una factura generalmente se considera desde el punto de vista del cliente. Es común recibir una factura sin factura, como en un restaurante o tienda minorista. generalmente se entrega una factura con la expectativa de pago inmediato.
algunos ejemplos de facturas
Esta factura de muestra incluye información canadiense, pero le dará una idea de lo que incluye una factura .
Aquí hay algunas instrucciones paso a paso para crear una factura.