¿Qué tipo de trabajo hace usted? es una pregunta frecuente al conocer a alguien por primera vez. si su respuesta es “gestión de eventos”, lo más probable es que reciba preguntas de seguimiento sobre lo que eso significa exactamente.
se le puede preguntar si es un organizador de fiestas o un organizador de reuniones. En la profesión de planificación de eventos, los títulos de trabajo son tan diversos y numerosos como los servicios ofrecidos, y a menudo puede ser difícil describir y diferenciar uno de otro. puede ser un desafío al preparar una cartera de planificación de eventos, buscar trabajo o trabajar con un cliente que no tiene la comprensión correcta de la función y las responsabilidades de su trabajo.
gestión de eventos versus planificación de eventos
Si bien están muy relacionados, la gestión de eventos y la planificación de eventos son dos funciones muy diferentes. La diferencia clave radica en estas dos palabras: gestión y planificación. En términos sencillos, los gerentes de eventos administran el evento y los planificadores de eventos planean el evento.
Dicho esto, los gerentes de eventos también pueden planificar aspectos de los eventos y los planificadores de eventos pueden administrar ciertos componentes del proceso de planificación de eventos. Los administradores de eventos y los planificadores de eventos trabajan codo a codo y sus responsabilidades pueden superponerse.
Para hacer las cosas aún más confusas, los planificadores de eventos individuales a menudo brindan servicios de gestión de eventos, y los gerentes de eventos también pueden ofrecer servicios de planificación de eventos. Si todo esto te hace rascarte la cabeza, entonces comencemos por analizar de cerca la gestión de eventos.
la gestión de eventos implica la gestión de proyectos
La gestión de eventos implica la creación y el desarrollo de eventos a gran escala que pueden incluir conferencias, convenciones, conciertos, ferias, festivales y ceremonias. La gestión de eventos implica la identificación del público objetivo, la formulación del concepto del evento, la planificación de la logística general del evento y la gestión del proyecto en su conjunto. Esto podría incluir la gestión de los equipos de personas responsables de cada función, el presupuesto y la supervisión de la ejecución del evento. Los gerentes de eventos también supervisan los servicios de todos los proveedores y profesionales externos, lo que incluye a los planificadores de eventos.
Las responsabilidades específicas de un administrador de eventos pueden incluir:
- seleccionar y reservar lugares
- coordinar vendedores externos
- altavoces atractivos o entretenimiento
- organización de transporte y estacionamiento
- obtener los permisos necesarios y el seguro apropiado
- cumplimiento de las normas de salud y seguridad
- desarrollo de planes de contingencia de emergencia
- gestión de crisis y situaciones en el evento
- diseñando un plan de seguridad
- seguimiento del evento
Esta lista no esta de ninguna manera completa. Dependiendo del alcance del evento y de los otros profesionales contratados, las responsabilidades laborales pueden variar.
el papel de los servicios de gestión de eventos
Con frecuencia se contratan empresas de gestión de eventos para planificar y ejecutar reuniones de empresa a gran escala y eventos especiales. Si bien las bodas y los conciertos son eventos comunes para un profesional de gestión de eventos, los eventos deportivos, las reuniones y las grandes fiestas también son ocasiones que pueden beneficiarse de la gestión de eventos.
Las entidades gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, asociaciones y corporaciones utilizan empresas de gestión de eventos para coordinar eventos y reuniones importantes. La función de gestión de eventos a menudo se puede encontrar dentro de un departamento de marketing corporativo o relaciones públicas o como parte de su personal de eventos especiales.
habilidades para triunfar
Al igual que con la mayoría de las funciones de planificación de eventos, la gestión de eventos requiere excelentes habilidades de organización para tener éxito. La capacidad de realizar múltiples tareas y hacer malabarismos con muchas partes móviles es esencial y, junto con esa organización de primer nivel, surge la necesidad de habilidades eficientes de gestión del tiempo.
ser capaz de priorizar y mantenerse en la tarea es lo que lleva a un evento exitoso. La gestión de eventos comienza con el proceso de crear una visión para el evento y luego llevarlo a cabo hasta su ejecución, lo que requiere creatividad y flexibilidad.
Debido a que la gestión de proyectos es un elemento clave e implica la gestión no solo de las funciones sino también de equipos de personas, las habilidades interpersonales también son importantes. La interacción con individuos en todos los niveles de una organización es parte del trabajo y tener habilidades de comunicación estelares y estar cómodos y agradables contribuirá en gran medida al desarrollo de esas relaciones.
