Por qué el dinero en efectivo es importante para las pequeñas empresas

El dinero en efectivo, también conocido como efectivo en caja, se refiere a pequeñas cantidades de efectivo en una empresa. (el término “pequeño” viene de “pequeño” o “pequeño”) hay dos razones para guardar efectivo menor:

  • para hacer cambios para clientes o pacientes
  • reembolsar a los empleados los artículos que han comprado para su negocio
  • para pagar pequeñas compras que requieren efectivo, como alimentos para el almuerzo de la oficina o suministros de café, o para el estacionamiento. La mayoría de las empresas minoristas mantienen un cajón de efectivo al igual que las prácticas de atención médica.

El dinero en efectivo funciona en el sistema de impresión, en el que hay una cantidad inicial de dinero depositada en una cuenta, que se utiliza para un propósito específico (en este caso, dinero en efectivo). cuando la cuenta cae por debajo de una cierta cantidad especificada, el sistema se repone.

En las empresas que tienen una necesidad frecuente de dinero en efectivo, a menudo se instala en la oficina principal con un cajón o caja de dinero en efectivo, o en una tienda minorista utilizando una caja registradora. (sí, algunos lugares todavía usan una caja registradora).

Debido a que la economía de efectivo se está reduciendo, y la gente está usando más las tarjetas de débito y crédito para compras pequeñas, el uso de un sistema de caja chica (con un “cajón de efectivo”) ha disminuido. pero sigue siendo esencial para cualquier empresa asegurarse de tener en cuenta todas las compras pequeñas para poder deducirlas como gastos comerciales. 

cómo funciona un sistema de caja chica

Para configurar un sistema de caja chica, la cantidad inicial de dinero proviene de la cuenta corriente comercial.

Los empleados toman dinero de la cuenta de caja chica, registrando cada transacción con la fecha, el monto, el proveedor (a quien se le pagó) y el propósito comercial.

cada compra que utilice efectivo menor debe documentarse de la misma manera que otros ingresos y gastos comerciales. El uso de un registro de caja menor o recibos de caja pequeña ayudará a capturar estos gastos para que puedan usarse para compensar los ingresos con fines de impuestos comerciales.

alguien debe verificar la cuenta periódicamente para que el saldo no sea demasiado bajo. cuando el cajón de efectivo se encuentre por debajo de un monto preestablecido que usted determine, agregue al cajón escribiendo un cheque en “efectivo menor” y cobrando ese cheque.

Si utiliza la cuenta de caja chica para hacer cambios para los clientes, deberá realizar una mini auditoría al final de cada día. comience con el saldo inicial, el ingreso de efectivo, el retiro de efectivo en comparación con las transacciones y el efectivo final.

configurar una cuenta de caja chica

comience por decidir cuánto dinero necesitará cada día, tanto para hacer cambios para los clientes como para hacer pequeños pagos en efectivo.

guarde tanto efectivo como necesite en su cajón de efectivo, pero no demasiado, por lo que no es una tentación para los empleados o ladrones. Para determinar una cantidad máxima de efectivo, mantenga un registro de los gastos durante un período de tiempo, utilizando una cantidad promedio para cada semana, por ejemplo. también necesitará esos registros para fines fiscales. 

realizar un seguimiento de las transacciones de caja chica

Al comenzar, haga un seguimiento de cuánto hay en la caja pequeña o en el cajón al comienzo de cada día. a medida que realiza cada pago, necesitará pequeños recibos de efectivo o una lista de transacciones. para cada transacción, registre la fecha, el monto y para qué fue.

sea ​​lo más específico posible, por lo que no hay duda de que la transacción estuvo relacionada con el negocio. No necesita hacer un seguimiento de los cambios cada día. pero al final de cada día, registre la cantidad en el cajón de efectivo. la diferencia debe coincidir con los pagos en efectivo realizados por los clientes y con el total de los gastos menores en efectivo pagados del cajón.

establecer políticas de caja chica

antes de comenzar a utilizar el efectivo, agregue una sección de política de efectivo al manual de políticas y procedimientos de sus empleados. incluya estos elementos en la política y considere cómo puede reducir el riesgo de robo de empleados o clientes.

  • ¿Cuánto debemos mantener en la cuenta? ¿Cuál es el mínimo (cuándo se debe agregar el dinero?) ¿Qué cuenta se debe utilizar para reponer la cuenta?
  • ¿Quién está a cargo de registrar las transacciones? ¿Quién devuelve el dinero a la cuenta?
  • ¿Dónde se guarda el dinero en efectivo?
  • ¿Cómo se registran las transacciones en efectivo? ¿Dónde se guardan los registros? ¿Quién es responsable de agregar los registros de caja chica a su sistema de contabilidad empresarial?

el dinero en efectivo es fácil de robar, así que asegúrese de protegerlo:

  • deberes separados, por lo que la persona que registra las transacciones es diferente de la persona que coloca las transacciones en su sistema de contabilidad.
  • mantenga la caja pequeña en un lugar seguro, conocido solo por una o dos personas.
  • hacer auditorías ocasionales, verificando que las transacciones sean legítimas.

gastos menores e impuestos

La parte más importante de un sistema de caja chica es la documentación de cada transacción. documentar transacciones es la forma en que una empresa documenta los gastos comerciales a efectos fiscales. Al realizar un seguimiento de todas las transacciones de caja chica, no importa cuán pequeña, usted tiene registros para respaldar las deducciones de esos gastos de pequeñas empresas.

cuanto más documentados sean los gastos de caja, mayores serán sus deducciones y menor será su factura de impuestos comerciales.