Las políticas y procedimientos de la compañía garantizan un lugar de trabajo seguro, organizado, agradable, empoderador y no discriminatorio. Las políticas protegen a los empleados de un ambiente de favoritismo y trato injusto para todos. Sin embargo, tenga cuidado de no crear políticas para cada contingencia, porque la gerencia no tendrá la libertad para abordar las necesidades individuales de los empleados. un exceso de políticas aumenta la probabilidad de que los gerentes las apliquen de manera desigual e injusta.
Puedes lograr un equilibrio saludable. en la mayoría de los casos, si se dirige directamente a los empleados que se comportan de manera inapropiada para su lugar de trabajo, es posible que no necesite desarrollar una nueva política de la compañía.
pautas de política
considere crear una política en estas situaciones:
- confusión sobre la forma más apropiada de comportarse (códigos de vestimenta, correo electrónico, políticas de Internet o uso de teléfonos inteligentes)
- orientación para manejar situaciones comunes (estándares de conducta, gastos de viaje o compra de mercadería de la compañía)
- protección legal para la empresa (evitar cargos de acoso o contratación y promoción discriminatorias)
- cumplimiento de las leyes y agencias gubernamentales (ley de licencia médica y familiar, ley de estadounidenses con discapacidades, comisión de igualdad de oportunidades de empleo o salario mínimo)
- establecer normas, reglas y regulaciones laborales consistentes (disciplina progresiva, reglas de seguridad, pausas o reglas para fumar)
- Proporcionar un tratamiento constante y justo para los empleados (elegibilidad para beneficios, tiempo libre pagado, asistencia de matrícula, tiempo de duelo o servicio de jurado)
Puede haber otras razones para desarrollar una política, pero no permita que el mal comportamiento de un empleado fuerce la implementación de una política que afectará a otros.
articular los objetivos de la política
una vez que haya determinado que una política es necesaria, documente por escrito sus objetivos para crear la política. cuando sea posible, diga a los empleados por qué está implementando la política. incluya suficientes detalles para aclarar la posición de la empresa, pero no trate de cubrir cada situación potencial.
mantenga la política breve y simple si es posible. Es posible que algunas políticas sobre áreas legales, como el enfoque de la empresa respecto del acto de licencia médica y familiar, la investigación de discriminación o quejas, o el sistema progresivo de disciplina, deban ser extensas y completas.
recopilar información
Echa un vistazo a las políticas de muestra. Es posible que no encuentre un ajuste exacto para las circunstancias, el idioma y la cultura de su empresa, pero puede utilizarlos como punto de partida. No tienes que empezar desde cero.
La sociedad para la gestión de recursos humanos (shrm) proporciona muestras de políticas para sus miembros. Otras fuentes son sus abogados de derecho laboral. Las firmas de abogados suelen redactar políticas genéricas que sus clientes pueden personalizar cada vez que se aprueba una ley relevante o el departamento de trabajo de los Estados Unidos emite nuevas reglas.
desarrollar, escribir y revisar la política
escriba la política usando palabras y conceptos simples. hable directamente con los empleados que leerán, harán cumplir y cumplirán con la política.
después de cada párrafo, hágase preguntas de “qué pasaría si” para asegurarse de que la política cubra los aspectos básicos y las excepciones y preguntas normales. sin embargo, no te obsesiones con esto; ninguna política cubrirá todas las contingencias posibles.
seleccione un grupo piloto de empleados para leer la política y hacer preguntas para determinar si los empleados podrán comprenderla y seguirla. ajustar según los comentarios.
obtener soporte administrativo y revisión legal
revise la política con los gerentes que deberán seguirla para obtener su apoyo y propiedad de la política. Es probable que este proceso haya comenzado cuando identificó una necesidad, pero el soporte de gestión es crucial para la implementación. También es una buena idea mostrárselo a su abogado para evitar cualquier desafío legal en el futuro.
implementar la política
distribuir y revisar la nueva política a los empleados en pequeños grupos, individualmente o en una reunión de toda la empresa, dependiendo de si la política es controvertida y de lo fácil que es entenderla. dar a los empleados la oportunidad de hacer preguntas.
proporcione a los empleados una copia de la política y pídales que firmen que la han recibido y que la entienden. deben conservar una copia para sus propios archivos.
declaración de aprobación de política de muestra
acuso recibo y comprendo la política [de su empresa]. la política es efectiva [fecha] hasta nuevo aviso.
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Firma del empleado
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nombre del empleado (en letra de imprenta)
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fecha
decidir cómo comunicar la política en el futuro
incluya la política en su manual del empleado. También es posible que desee que la política forme parte de la orientación de los nuevos empleados. algunas compañías colocan políticas en su intranet o en una carpeta de políticas en el disco común de la red informática. determine si desea distribuir la política también por métodos adicionales.
feche y archive cualquier política anterior que esta reemplace. puede necesitarlos para fines legales o de referencia.
interpretar e integrar la política
la aplicación de su política y sus prácticas laborales determinarán el significado real de la política. recuerde ser coherente y justo al interpretar la política a lo largo del tiempo. Si encuentra que sus prácticas difieren de la política escrita, revise y reescriba la política según sea necesario.