Planifique un proyecto con herramientas básicas de gestión de proyectos

Nuestro mundo laboral es cada vez más un mundo de proyectos. Los proyectos son cómo desarrollamos nuevos productos, ejecutamos iniciativas estratégicas y hacemos todo lo nuevo en una organización. 

Por definición, los proyectos son iniciativas temporales y únicas, en contraste con las actividades de operaciones regulares. Si bien muchas empresas confían en gerentes de proyecto capacitados y certificados para liderar sus iniciativas, las habilidades del proyecto son cada vez más necesarias para todos los profesionales. Este artículo ofrece una introducción a la planificación de un proyecto para cualquier profesional interesado en adoptar las prácticas que funcionan tan bien para los gerentes de proyectos profesionales. 

Los gerentes de proyecto entienden que una parte considerable de la duración total del proyecto se gasta en la planificación. muchos de nosotros tenemos una tendencia a apresurarnos para comenzar el trabajo, lo que en el mundo de los proyectos es similar a saltarse la lectura de las instrucciones sobre ese nuevo mueble que compró en uno de esos minoristas de “ensamblarlo usted mismo”. Lo más probable es que la prisa por hacer el trabajo sin leer las instrucciones creará algunos problemas serios en algún momento de su esfuerzo. 

En lugar de apresurarse directamente en el trabajo, es importante precisar algunos problemas críticos:

1. ¿Qué estás creando exactamente? Sea lo más específico posible.
2. ¿Cuándo debe completarse? 
3. ¿A qué recursos (personas, equipos y presupuesto) tiene acceso para completar el proyecto? 

Los tres elementos anteriores son los componentes fundamentales de una declaración de alcance. cada gerente de proyecto trabaja para aclarar el alcance antes de comenzar el trabajo.

una declaración de alcance de muestra para la fiesta festiva de la empresa podría leer lo siguiente:

Nuestro objetivo es planificar y ofrecer una fiesta navideña de la empresa para 100 empleados y otras personas importantes antes de finales de diciembre, a un costo que no exceda los $ 10,000. nuestra planificación y coordinación consistirá en el comité de 4 miembros con supervisión por el director general. La fiesta incluirá una barra libre, comida chapada, postre y entretenimiento.

solo tomarse el tiempo para elaborar esa declaración simple pero importante ofrece una guía poderosa para el equipo involucrado en el proyecto. Todos entienden la naturaleza del proyecto, el marco temporal, los recursos y el presupuesto. 

Los gerentes de proyecto crean algo llamado estructura de desglose del trabajo para describir en términos claros y procesables, todo el trabajo del proyecto que debe ser completado por alguien en un marco de tiempo particular. En su situación, el desglose del trabajo puede incluir:

• Identificar ubicación.
• Confirme la disponibilidad de la habitación y ciérrela con un depósito. 
• seleccione opciones de comida.
• confirmar la barra y lo que incluye la barra. 
• Identificar las opciones de postres.
• crear y distribuir invitaciones con opciones de comida. 
• finalizar las elecciones de alimentos según las invitaciones devueltas.
• decidir sobre el tipo de entretenimiento.
• revise las opciones de entretenimiento y seleccione.
• Confirme la disposición del comedor.
• comprar regalos de mesa para invitados. 
• coordinar y entregar el evento.

los gerentes de proyecto desarrollarían este desglose del trabajo del proyecto sin tener en cuenta los recursos o el tiempo, sino más bien en formato de lluvia de ideas. Una vez que se ha identificado todo el trabajo necesario para lograr el alcance del proyecto, es hora de ponerlo en orden, asignar responsabilidades y solicitar estimaciones de tiempo y costos a los miembros de su equipo. 

Después de completar el desglose de trabajo simple identificado en la página anterior, ahora debe:

• confirme que se han identificado todos los elementos principales para lograr el alcance del proyecto. 
• confirmar quién manejará qué elementos de trabajo y crear una matriz de responsabilidad que describa las principales tareas de trabajo de la parte responsable. 
• solicite que cada miembro del equipo revise sus tareas, identifique estimaciones de tiempo y costo, tome nota de los plazos, resuma las necesidades de recursos y se asegure de haber evaluado a fondo el trabajo del que debe rendir cuentas. 

Una vez que se hayan completado los pasos anteriores, el equipo del proyecto debe trabajar en conjunto para secuenciar los eventos en el orden correcto, observando cualquier conflicto por recursos o posibles desafíos de programación. un gerente de proyecto completaría este paso desarrollando un diagrama de red, calculando la ruta crítica y luego programando recursos, a menudo con la ayuda de software de computadora.

Para su proyecto más pequeño que utiliza métodos informales, un simple enfoque de tipo de nota post-it para diseñar los elementos en la secuencia puede ser todo lo que es necesario. ¡Este proceso le permitirá desarrollar una imagen completa de los pasos involucrados y los plazos para planificar y ofrecer una gran fiesta!

ahora que se ha tomado el tiempo para determinar el alcance del proyecto, identificar las tareas principales, secuenciar las tareas y evaluar los requisitos de tiempo y recursos, está preparado para poner al equipo a trabajar en sus responsabilidades asignadas. su rol como gerente informal del proyecto es monitorear el trabajo, apoyar a los miembros del equipo y ayudar a identificar y resolver los desafíos a medida que ocurren. Un buen gerente de proyecto se reúne regularmente con los miembros del equipo para evaluar el progreso e identificar y navegar los riesgos emergentes. 

Los mismos enfoques descritos anteriormente se pueden aplicar a cualquier situación de proyecto en su departamento o unidad de negocios. desarrollar un alcance claro, identificar el trabajo, asignar recursos, desarrollar estimaciones y un cronograma, y ​​luego monitorear y controlar el trabajo. sus gerentes profesionales de proyectos en su lugar de trabajo reconocerán y apreciarán sus prácticas, y sus resultados serán mucho mejores que simplemente saltar al trabajo sin pensarlo detenidamente.