Plan responsable

Un plan responsable es un plan que sigue las regulaciones del servicio de ingresos internos (IRS) para reembolsar a los trabajadores los gastos comerciales en los que el reembolso no se cuenta como ingreso. Esto significa que los reembolsos no están sujetos a retenciones de impuestos ni a informes W-2. sin embargo, estos gastos deben estar relacionados con el negocio para caer bajo un plan responsable. 

Un plan responsable difiere de un plan no responsable. Si el plan de reembolso de una empresa no cumple con los requisitos de IRS para un plan responsable, el plan no es responsable y el reembolso de los gastos se considera parte de la compensación del empleado y, por lo tanto, está sujeto a retención y debe informarse en el formulario W de un empleado .

De acuerdo con las normas de IRS, según un plan contable, los gastos se reembolsan si están relacionados con el negocio y se contabilizan adecuadamente. Además, los montos pagados que excedan los costos reales deben devolverse a la empresa dentro de un plazo específico. Los gastos relacionados con la empresa en que incurren los empleados pueden incluir cosas como viajes, comidas, alojamiento, entretenimiento o transporte. los empleados deben contabilizar adecuadamente los gastos con registros y devolver cualquier reembolso en exceso dentro de un período de tiempo razonable.

los empleadores no están obligados a presentar los detalles de su plan a los irs, pero deben poder demostrar que cumplen con los requisitos de un plan responsable.

Los requisitos para un plan responsable son que están relacionados con el negocio, que los gastos de los empleados se contabilizan adecuadamente a su empleador de manera razonable y oportuna, y que cualquier reembolso en exceso debe devolverse al empleador dentro de un período de tiempo razonable.

para que los gastos se consideren relacionados con el negocio, deben (sin apretar) cumplir con los siguientes requisitos: que los costos se deben incurrir en el curso del empleo, y que cualquier gasto que se combine entre un gasto personal y un gasto comercial se contabilice adecuadamente como tal, dividiendo el gasto entre el empleador y el empleado. Un ejemplo común es el de un automóvil personal que se utiliza para viajes de negocios: en tal caso, se puede esperar que un empleado contabilice las millas en las que se incurrió durante el transcurso de su transporte personal y el transporte relacionado con el trabajo, dividiendo los costos apropiadamente. 

Una contabilidad adecuada suele estar sujeta a la confirmación de un tercero con el fin de demostrar que los fondos de los empleados estaban relacionados con el negocio. Los recibos son una forma común de verificación de terceros que los empleados utilizarán para demostrar la legitimidad de sus solicitudes de financiación. sin embargo, hay excepciones a esta regla, incluidos los casos de costos de no alojamiento que ascienden a menos de $ 75, el reembolso de comidas que se encuentra dentro de los estándares irs per diem y los costos de transporte para los cuales es difícil obtener un comprobante oficial de pago, como los taxis. , subterráneos y autobuses. en general, la expectativa de la devolución de los fondos de reembolso en exceso es que dichos fondos se devuelvan al empleador dentro de los 120 días de su desembolso.