Plan paso a paso de cómo configurar reuniones efectivas

Si usted es como la mayoría de las personas que conozco, la idea de pasar un día en reuniones consecutivas puede ser un sentimiento terrible. Las reuniones pueden ser aburridas, a menudo son innecesarias y definitivamente le quitan tiempo a otros trabajos (más cruciales). pero las reuniones pueden ser muy eficientes y productivas cuando se planifican correctamente. aquí hay algunos pasos sencillos para la planificación de las reuniones eficaces.

primero, decida si planificar una reunión es realmente necesario. A menudo pensamos que una reunión formal es la mejor manera de compartir información o tener una discusión. pero si sus noticias se pueden entregar por correo electrónico o llamada de conferencia, o simplemente reuniendo a algunas personas en su oficina durante 15 minutos, entonces probablemente sea una buena idea omitir la reunión formal por completo.

¿Alguna vez te invitaron a una reunión y te preguntaste a mitad de camino por qué estás allí? no pierda el tiempo de las personas invitándolas a una reunión a la que no necesitan asistir. esa no será una reunión efectiva. ¿Alguien de contabilidad necesita estar presente en la reunión para responder preguntas sobre el presupuesto? luego invite a una persona de contabilidad que sea adecuada para esa tarea.

Si un colega o supervisor necesita ser informado de lo que se discutió en una reunión, no necesita invitarlo a la reunión real. simplemente prepare un resumen de la reunión y envíelo después. apreciarán el ahorro de tiempo, y usted tiene la seguridad de que, debido a que pone la información por escrito, están completamente informados de las discusiones.

la vida está ocupada y los calendarios se reservan rápidamente con actividades programadas. envíe un recordatorio de reunión de seguimiento dos días antes de su reunión. aquellos que dijeron que asistirían podrán confirmar que aún pueden hacerlo, o si sus planes han cambiado y usted necesita reprogramarlos.

Para planificar reuniones efectivas, primero debe decidir qué se discutirá. ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Qué buscas lograr? Desarrolle una agenda de la reunión con anticipación y distribúyala entre los asistentes. indique la hora de inicio e incluya una breve lista de temas a tratar. no empañe su propia reunión con una agenda larga y demasiado detallada. indique por nombre cualquier persona que será responsable de informar sobre un área específica.

Recuerde, esto es importante para los asistentes, sino también para ti, también. cuando establezca su agenda, podrá mantenerse mejor en el tema.

Cuando envíe la notificación de la reunión por primera vez, tenga claro su propósito y sus expectativas. ¿La reunión girará en torno a una presentación? ¿Los asistentes deberán tomar notas? ¿o es una sesión de lluvia de ideas que se espera que todos muestren con ideas y sugerencias?

En algunas culturas corporativas, los empleados no necesitan participar, solo escuchan y regresan a sus espacios de trabajo. En otras empresas, los empleados participan libremente. En los lugares de trabajo colaborativos de hoy, interactuar y compartir ideas no solo es bienvenido, sino que con frecuencia es el propósito de toda la reunión.

cuando establezca sus expectativas, también es un buen momento para enviar cualquier lectura o material que desee que los asistentes revisen. así están preparados cuando llegan a la reunión y no hay sorpresas.

a partir del tiempo es muy importante, tanto desde el punto de vista logístico y la productividad. si usted es la persona que normalmente se presenta para las reuniones a tiempo, entonces usted entiende lo frustrante que puede ser cuando las cosas no van como la gente se filtran en la habitación. lo que inevitablemente sucede es que, en el futuro, todos saben que estas reuniones nunca comienzan a tiempo, por lo que todos comienzan a llegar tarde. hacerse cargo de su reunión. comenzar puntualmente a la hora de inicio dada. cierra la puerta y comienza. los rezagados recibirán rápidamente el mensaje de que llegan tarde y solo deberían cometer ese error una vez.Además, todos tienen que volver al trabajo, por lo que no querrá interrumpir todo el día de trabajo.

La mayoría de las reuniones están programadas para una hora cuando, en muchos casos, un período de tiempo más corto será suficiente. cuando se asigna demasiado tiempo, se pierde tiempo. las personas se demoran una vez que termina la reunión o pasan demasiado tiempo en un tema determinado de la agenda. mantenga las reuniones cortas y al grano.

una agenda sola no ejecutará su reunión de manera eficiente. atenerse a la agenda y evitar que las discusiones se desvíen por las tangentes. aborde cualquier pregunta fuera del tema, indicando que es un tema para otra reunión o que se abordará en privado. A nadie le gusta una reunión desbocada en la que el objetivo completo pasó a segundo plano para otras conversaciones.

sentarse en la misma sala de conferencias familiar reunida alrededor de la misma mesa familiar es solo eso: es demasiado familiar. Para alentar a los empleados a interactuar, pensar creativamente y tener discusiones animadas, considere llevar la reunión fuera de la sala de conferencias estándar.

considere reunirse en una mesa afuera si el lugar y el clima lo permiten. intente reunirse en un área común con sofás y mesas pequeñas en lugar de una gran mesa de conferencias y sillas giratorias.

Si el enfoque de la reunión no funciona, no tenga miedo de cambiar de rumbo. por ejemplo, si una sesión de lluvia de ideas está produciendo una habitación tranquila con muy poco diálogo, cambie de dirección. sea ​​flexible y preste atención a cómo progresa la reunión general.

planificar el uso de la tecnología para mantener a los asistentes que participan. En el mundo digital actual, la mayoría de las personas están acostumbradas a ver gráficos o videos para apoyar las palabras que escuchan. apele a esa mentalidad e incorpore audiovisuales cuando planifique su reunión.

Las computadoras proyectadas en pantallas grandes y presentaciones de pizarras inteligentes que fomentan la interacción son un cambio bienvenido de las largas presentaciones estándar de PowerPoint.

Un punto sobre la tecnología: asegúrese de probarlo primero. lo último que necesita es ponerse nervioso porque la computadora portátil no funciona o no puede ejecutar sus ayudas visuales cuando las necesita. Si la tecnología no es su fuerte, pídale a alguien más que lo revise antes de la reunión. definitivamente le ahorrará tiempo y lo mantendrá a tiempo si hace un pequeño trabajo de preparación con anticipación.

dentro de un día después de la reunión, envíe un breve resumen de lo que se discutió. Es una buena idea hacer un seguimiento con un correo electrónico a todos los asistentes, aquellos que no pudieron asistir a la reunión y cualquier otra persona que necesite ser informada. también incluya cualquier elemento de acción, especificando quién es responsable de cada elemento, así como la fecha de vencimiento.