la gestión del tiempo es una de las 10 áreas de conocimiento que los gerentes de proyecto deben dominar para obtener una certificación profesional de gestión de proyectos (pmp) ® del instituto de gestión de proyectos. Es una parte esencial de la gestión de un proyecto porque ayuda a garantizar que el proyecto se complete a tiempo.
La guía de conocimiento de gestión de proyectos (pmbok) ® ofrece un marco para la gestión del tiempo del proyecto para aquellos que buscan obtener la certificación pmp®, y también puede ser útil para todos los gerentes de proyectos. Se compone de siete procesos:
- planifica la gestión del horario
- definir actividades
- actividades de secuencia
- estimar recursos de actividad
- estimar duraciones de actividad
- desarrollar horario
- horario de control
echemos un vistazo más profundo a cada uno de ellos.
planifica la gestión del horario
Este paso requiere que establezca todas las políticas, procedimientos y documentación necesarios para administrar el cronograma del proyecto. El objetivo es proporcionar orientación sobre cómo se administrará el cronograma del proyecto durante todo el proceso.
sin embargo, probablemente no tendrá un plan separado para administrar su horario. Gran parte de lo que trabaja aquí terminará en su plan de gestión de proyectos.
definir actividades
Aquí es donde identifica y enumera las tareas individuales que deben realizarse a lo largo del proyecto para garantizar que se cumplan todos sus resultados. puede hacerlo observando cada hito importante del proyecto y dividiéndolo en actividades más pequeñas que deben realizarse para alcanzar ese hito. necesitará la lista resultante de tareas del proyecto para pasar al siguiente proceso.
actividades de secuencia
Este proceso le ayuda a poner el trabajo de su proyecto en el orden correcto para que pueda hacer un uso eficiente de los recursos del proyecto y entregarlo lo más rápido posible. implica tomar la lista de actividades del proyecto que creó anteriormente y poner cada tarea en el orden correcto. Al final de este proceso, tendrá una visión de las relaciones entre las tareas del proyecto.
La guía pmbok® habla sobre la producción de un diagrama de red como resultado de este proceso, pero rara vez es necesario, y ciertamente, nada que tenga que hacer a mano. si desea hacer diagramas de red, puede usar su software de gestión de proyectos para hacerlo. en última instancia, sin embargo, una lista de dependencias y posibles fechas de inicio y finalización para las tareas será igual de buena y requerirá menos tiempo.
estimar recursos de actividad
Una vez que tenga sus tareas establecidas en el orden correcto, el siguiente paso es determinar qué recursos necesita para lograrlas, incluidos recursos humanos, equipos y suministros, más la cantidad que necesita de cada uno. Por lo general, es una buena idea recurrir a un especialista en esta área para asegurarse de obtener una estimación precisa del proyecto.
estimar duraciones de actividad
este paso es donde sucede el arduo trabajo de calcular cuánto tiempo llevará cada tarea. durante este proceso, calculará cuánto tiempo llevará realizar cada actividad utilizando los recursos que ha identificado. No olvide tener en cuenta la disponibilidad de recursos y las vacaciones. también sea realista: el hecho de que calcule que una tarea tomará ocho horas no significa que terminará por la mañana.
desarrollar horario
finalmente, puede armar el cronograma de su proyecto. desarrollar el programa es uno de los procesos más complicados en la guía pmbok®. Hay 13 partes, incluyendo todo lo anterior, más riesgos, alcance y elementos relacionados con el contexto del proyecto. puede usar el software de gestión de proyectos para crear el cronograma.
horario de control
Este proceso le brinda las herramientas que necesita para monitorear y actualizar el cronograma de su proyecto. le ayudará a asegurarse de que los cambios se gestionen de manera adecuada y que mantenga el control del momento de su proyecto.
preparar el cronograma de su proyecto y seguirlo después es mucho trabajo, pero vale la pena saber que tiene un cronograma en el que puede confiar.