En la gestión de proyectos, un plan de gestión de partes interesadas es un documento formal que describe cómo se involucrarán las partes interesadas en el proyecto. Una parte interesada es una persona o grupo que tiene un interés personal en el proyecto. Al pensar cuándo y cómo participarán las partes interesadas, un equipo de proyecto puede maximizar el impacto positivo de las partes interesadas en el proyecto.
¿Qué son los interesados?
Las partes interesadas pueden ser internas y externas a la organización. Entre los ejemplos de partes interesadas internas se incluyen ejecutivos y unidades de negocios, como la contabilidad y la tecnología de la información. Las unidades de negocios suelen tener representantes en el equipo del proyecto. Las partes interesadas externas pueden ser grupos de interés, empresas y organizaciones cívicas. Es raro que las partes interesadas externas estén representadas en el equipo del proyecto. Para las agencias con autoridad reguladora, las industrias que regulan suelen ser el grupo de partes interesadas externas más importante para cualquier proyecto.si el equipo del proyecto identifica a una parte interesada, esa parte interesada debe contemplarse en el plan de gestión de partes interesadas.
No es práctico que un equipo de proyecto esté formado por miembros que representen a todos los grupos de partes interesadas. En muchos casos, es imposible. sin embargo, el equipo del proyecto necesita aportes y participación de las partes interesadas para que el proyecto tenga éxito. Por ejemplo, una organización gubernamental quiere renovar y modernizar por completo su programa de software propietario más utilizado. Casi todos en la organización usan el programa de alguna manera. todo tipo de usuario no puede ser representado directamente en el equipo del proyecto, por lo que el equipo diseña formas de recopilar información de los interesados y decide cómo informar a los interesados sobre el estado del proyecto.Estos métodos de recopilación de información y estrategias de comunicación están documentados en el plan de gestión de las partes interesadas.
parte interesada vs plan de comunicación
puede haber una gran cantidad de desangrado entre el plan de gestión de partes interesadas del proyecto y el plan de comunicación. Sus funciones son muy similares. Un plan de gestión de las partes interesadas es más amplio, ya que facilita los aportes al proyecto y describe los productos. un plan de gestión de partes interesadas es más limitado, ya que solo se dirige a aquellos con intereses creados, mientras que un plan de comunicación podría incluir audiencias más amplias.
evolución
El plan de gestión de las partes interesadas generalmente lo mantiene el gerente del proyecto. A medida que avanza el proyecto, el gerente del proyecto revisa el plan de gestión de las partes interesadas y lo lleva periódicamente al equipo del proyecto para considerar las actualizaciones. un proyecto puede verse muy diferente en la mitad de su cronograma que en las etapas de planificación, por lo que es importante asegurarse de que los documentos rectores de un proyecto cambien si las circunstancias lo requieren.
ejemplo
Aquí hay un ejemplo de cómo un plan de gestión de partes interesadas puede cambiar en el transcurso de un proyecto. una agencia estatal se embarca en un proyecto de reglamentación. Cuando comienza, el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto elaboran una lista de partes interesadas para incluir en el plan de gestión de partes interesadas. Una de las primeras tareas del equipo del proyecto es desarrollar el plan. Después de unos meses, un miembro del equipo del proyecto identifica a una parte interesada en la que nadie pensó al comienzo del proyecto. el gerente del proyecto agrega al nuevo interesado al plan y convoca una reunión del equipo del proyecto para discutir cómo involucrar al nuevo interesado.Una vez que el equipo decide qué hacer, el gerente del proyecto informará al patrocinador del proyecto.
El plan de gestión de las partes interesadas es un documento vivo. A medida que el proyecto cambia, el plan de gestión de las partes interesadas puede cambiar para satisfacer mejor las necesidades del proyecto. Con un plan ágil de gestión de las partes interesadas, un equipo de proyecto puede recopilar de manera apropiada las opiniones y comentarios de las partes interesadas, así como mantener a esas partes interesadas informadas.
