Los fundamentos de la gestión de proyectos de ruta crítica

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

El campo de la gestión de proyectos ofrece una variedad de herramientas y técnicas diseñadas para simplificar y ayudar a controlar el trabajo de hacer algo nuevo. por definición, los proyectos son todo el trabajo que hacemos una vez, son actividades temporales y únicas, en contraste con las muchas actividades de operaciones diarias en un negocio.

La disciplina de la gestión de proyectos de ruta crítica (cpm) se estableció a fines de la década de 1950 y sigue siendo ampliamente practicada en la actualidad. Este artículo ofrece una descripción general de cómo se utiliza el enfoque de ruta crítica para ayudar a los equipos a completar sus iniciativas de proyecto. 

definición de la ruta crítica

La ruta crítica por definición es la secuencia más larga de eventos en un plan de proyecto. son los eventos que deben completarse sin demora o el proyecto corre el riesgo de durar más de la duración planificada.

otra vista de la ruta crítica sugiere que es la secuencia de eventos con la menor cantidad de holgura (tiempo extendido). Esta terminología técnica es más fácil de entender al describir el proceso de identificación de la ruta crítica para un proyecto de muestra. 

Sobre la base del ejemplo de construcción de una casa, los pasos a continuación definen el proceso para identificar y utilizar la ruta crítica. 

define el alcance de tu proyecto y las características clave

cada vez que se reúne un grupo para trabajar en una iniciativa de proyecto, hay entusiasmo y energía para avanzar rápidamente con el trabajo. sin embargo, un gerente de proyecto disciplinado comprende lo importante que es la fase de planificación para el éxito final de la iniciativa. El trabajo de identificar la ruta crítica comienza con la aclaración del alcance del proyecto y la determinación de los productos o características más importantes. 

imagina que estás construyendo una casa. Antes de iniciar cualquier trabajo real en la casa, es importante que alcance el proyecto y describa las características clave. en este ejemplo, supongamos que su alcance requiere una casa de 2,000 pies cuadrados con tres dormitorios, una sala de estar, comedor, cocina, tres baños y un sótano sin terminar a un costo que no exceda los $ 200,000. 

Si bien las especificaciones ofrecen un buen punto de partida en el alcance, aún debe definir los materiales de construcción (madera o ladrillo) e identificar otras características clave, como calefacción, aire acondicionado y otras. Por último y no menos importante, necesitas un objetivo para completar esta casa. 

definir el trabajo detallado a completar

la gerente del proyecto que utiliza el método de ruta crítica trabajará con su equipo para traducir el alcance y las características clave en una lista de todo el trabajo que debe completarse para crear el proyecto. Una herramienta utilizada para identificar las tareas de trabajo es la estructura de desglose del trabajo. 

el gerente de proyecto trabaja con el equipo extendido para hacer una lluvia de ideas sobre todas las tareas necesarias para producir el hogar completo con las características clave que describimos en nuestras actividades de alcance. Una técnica simple de anotar cada tarea clave en una nota adhesiva a menudo da como resultado paredes cubiertas con el resultado de esta lluvia de ideas. el proceso ignora la secuencia de eventos y la disponibilidad de recursos y se enfoca exclusivamente en identificar tareas. Una vez que el grupo ha confirmado que se ha identificado todo el trabajo necesario para ejecutar el proyecto, crean estimaciones de tiempo y costo para cada actividad discreta y luego dirigen su atención a identificar la ruta crítica. 

secuenciar las tareas de trabajo para encontrar la ruta crítica

armados con el contenido de la estructura de desglose del trabajo, incluidas las estimaciones de tiempo para cada uno de los elementos de trabajo (también llamados paquetes de trabajo), los miembros del equipo se centran en definir la secuencia de eventos necesarios para completar el proyecto. usan las características clave o entregables identificadas en los materiales del alcance como punto de partida y construyen las diferentes rutas del proyecto.

En nuestro ejemplo de construcción de una casa, lógicamente secuenciaríamos cavar y verter los cimientos y enmarcar la casa antes de agregar el techo. Nuestro desafío es encontrar la secuencia correcta de eventos que permitan que el proyecto avance sin problemas y sin tiempos de inactividad significativos. 

Lo que emerge después de esta actividad de secuenciación es un diagrama de red del proyecto completo con diferentes rutas. Utilizando las estimaciones de duración, el gerente de proyecto que suele confiar en el software de gestión de proyectos calcula el tiempo más temprano y más reciente que cada actividad puede comenzar y finalizar. el proceso identifica aquellos elementos en la secuencia que tienen tiempo extra (flotante o flojo) y aquellos elementos que no pueden demorarse sin demorar todo el proyecto. 

La ruta que define la duración más larga o la menor cantidad de holgura a través de la red es la ruta crítica. y aunque técnicamente puede haber múltiples rutas críticas en una red de proyectos, la mayoría de los gerentes de proyectos y equipos trabajan para ajustar la secuencia de eventos para minimizar esta posibilidad. 

cómo el gerente de proyecto usa la ruta crítica

armado con claridad sobre aquellos elementos que deben completarse a tiempo o el proyecto corre el riesgo de retrasarse, el gerente del proyecto concentra un tiempo y atención considerables en monitorear y controlar estas actividades. Si un elemento en la ruta crítica podría llegar tarde, el gerente del proyecto podría asignar recursos adicionales para acelerar la finalización. Si hay un conflicto de recursos entre dos actividades en la ruta crítica, el gerente del proyecto resolverá esto de manera de minimizar cualquier demora. 

Comprender la ruta crítica simplifica drásticamente el proceso de programación de recursos. El equipo del proyecto puede centrarse en garantizar la disponibilidad de los recursos correctos en el momento adecuado. como se describe a continuación, si es necesario, se pueden tomar prestados recursos de actividades no críticas para ayudar a mantener las tareas urgentes en buen camino. 

Si bien los elementos que no se encuentran en la ruta crítica son, en última instancia, esenciales para la finalización del proyecto, por definición tienen tiempo adicional o holgura y es poco probable que su retraso retrase la fecha de finalización objetivo de la iniciativa. Para compensar los posibles retrasos en la ruta crítica, los gerentes de proyecto con frecuencia toman prestados recursos de artículos no críticos, aprovechando la flexibilidad de la holgura para esos artículos. 

la línea de fondo

La técnica de proyecto de ruta crítica ofrece al administrador del proyecto un conjunto de herramientas críticas para gestionar el riesgo y optimizar las posibilidades de completar los proyectos a tiempo. El tiempo de planificación de fondo es considerable con este método, sin embargo, los beneficios para el control y la coordinación no tienen precio.