Los 50 mejores consejos y trucos de gestión de inventario de restaurantes para 2023

¿Desea entregar productos a tiempo y hacer crecer su negocio de restaurantes? en caso afirmativo, aquí hay 50 mejores consejos y trucos para la gestión del inventario de restaurantes para 2023.

administrar un restaurante presenta una gran cantidad de desafíos y uno de los más importantes es cómo realizar un seguimiento del inventario del restaurante. La gestión de inventario es la gestión de inventario y stock. Como elemento de la gestión de la cadena de suministro, la gestión del inventario incluye aspectos como el control y la supervisión del pedido de inventario, el almacenamiento del inventario y el control de la cantidad de productos para la venta.

Con sus márgenes reducidos, controlar los costos es la clave del éxito y, en última instancia, más ganancias. Como la comida y la mano de obra suelen ser su mayor gasto, es imprescindible contar con un proceso de gestión de inventario de restaurantes y una política para su negocio.

¿Cuál es la importancia de hacer un inventario en un restaurante?

El objetivo principal de hacer un inventario es medir la cantidad de artículos que su restaurante utiliza con el tiempo, comparar eso con sus ventas e investigar la brecha entre el valor de producción y las ventas. La gestión del inventario de restaurantes también es muy importante para mantener su tienda en orden y también es útil para reducir el desperdicio de ingredientes y recursos.

La importancia de la gestión de inventario no se puede enfatizar demasiado en un negocio de restaurantes. su plan de inventario de alimentos mantiene todo en su lugar, organizado y conectado, y una pequeña supervisión puede resultar en un cambio drástico para su negocio.

realizar un seguimiento del inventario de su cocina conduce a una planificación y toma de decisiones más informadas. Si no realiza un seguimiento eficaz del inventario, su pronóstico podría estar apagado, lo que provocaría que sus pedidos de suministros fueran inexactos, lo que desperdiciará una gran cantidad de tiempo, recursos y dinero.

a pesar de que algunos gerentes no ven la gestión de inventario como importante, es un gran problema. estadísticamente, el 16% de su comida termina en la basura. El 75% de los empleados dicen que han robado a sus empleadores en un momento, lo que representa un asombroso 7% de sus ingresos. y los restaurantes que realizan un inventario regular pueden aumentar las ganancias hasta en un 24% al año.

Aquí hay otras razones para hacer el inventario del restaurante regularmente.

a. La gestión de inventario desempeña un papel crucial en todos los aspectos de su restaurante, desde los pedidos de suministros que realiza hasta los pedidos de clientes que toma. Debido a que esta parte del trabajo siempre estará allí, dedicar tiempo a comprender cómo hacer inventario y adoptar un software de gestión de inventario es una inversión que vale la pena.

si. Conozca su estado financiero: medir la salud financiera de un negocio de restaurantes va mucho más allá de saber cuánto hay en la cuenta bancaria. Esta cifra no le dirá cuánto producto tiene a mano o la cantidad de dinero que representan esos bienes disponibles.

Con la ayuda de un inventario eficiente, podrá calcular fácilmente las cifras que son esenciales para comprender la salud financiera de su negocio … como el costo de los bienes vendidos. en comparación con los ingresos, el costo de los bienes vendidos le brinda la mejor visión de sus márgenes de ganancia.

Puede utilizar este sencillo formulario:

  • (costo de bienes vendidos + costos laborales) / ventas totales = costo principal
  • si el número que obtienes supera el 60% … estás en problemas.

C. haga un seguimiento del uso esperado del inventario: normalmente, es la misma cantidad de artículos que se utiliza desde la despensa de una semana a otra. así que, a menos que haya ocurrido algún evento especial, deberá averiguar por qué hubo un cambio significativo en la cantidad de suministros que se utilizaron en la despensa. con un inventario de restaurante regular, podrás:

  • Identificar aumentos o disminuciones significativas en el uso de alimentos de inmediato
  • aumentar el pedido para evitar una escasez
  • disminuir el pedido para evitar un excedente

 re. disminuir el desperdicio de alimentos: el desperdicio de alimentos impacta el éxito de un restaurante y la sociedad en general. solo en los Estados Unidos, se desperdiciaron alrededor de 133 mil millones de libras de alimentos solo en el año 2010. y a pesar de las estrictas estrategias para combatir esta tendencia, la cifra se ha mantenido relativamente estancada desde entonces. Sin embargo, la verdad sigue siendo que no importa cuánto lo intentes, habrá algunos suministros que se estropearán antes de que puedas usarlos. pero debe hacer todo lo posible para reducir esta pérdida para el bienestar de su restaurante.

el primer paso para reducir el desperdicio es identificar su tasa de desperdicio … lo cual no puede hacer sin un inventario confiable. las tasas promedio de desperdicio son de 3.11 por ciento para un restaurante de servicio completo. Si ejecuta sus cálculos y descubre que su tasa promedio de desperdicio es superior al 3.11 por ciento, está desperdiciando alimentos innecesarios y, por lo tanto, está perdiendo dinero.

mi. robo de combate: por mucho que desee confiar en sus empleados, no se puede negar que existe una gran probabilidad de que pueda contratar a un huevo malo que tratará de robarle. Las empresas en los Estados Unidos pierden entre $ 40 y $ 400 mil millones debido al robo de empleados anualmente. Este robo contribuye al fracaso del 50% de todas las empresas.

Al mantener un inventario constante e investigar cualquier irregularidad evidente, podrá reducir e incluso atrapar el robo. nada alienta a un ladrón como saber que no hay un sistema en el terreno para controlar sus acciones. Como beneficio adicional, tomar y revisar visiblemente su inventario podría ser todo lo que los empleados de disuasión necesitan para no guardar nada en sus maletas antes del final del turno.

F. evitar pedidos excesivos: como se mencionó anteriormente, el desperdicio es un gran problema para muchas empresas de restaurantes. concedido, no quieres que tu trastienda esté vacía. pero tampoco desea que el contenido de su trastienda represente un porcentaje desproporcionadamente grande del capital de su restaurante. Al realizar inventarios regulares, podrá saber la cantidad de alimentos que necesita y, como tal, evitar pedidos excesivos.

Teniendo esto en cuenta, está claro que la gestión de inventario es muy importante para el éxito de un negocio de restaurantes. saber el momento adecuado para reabastecer ciertos artículos, cuántos de esos artículos comprar, cuánto pagar, cuándo vender y a qué precio pueden convertirse en decisiones difíciles de tomar sin la información correcta.

Dados los importantes costos y beneficios asociados con los inventarios, los restaurantes pasan mucho tiempo tratando de averiguar qué constituye el nivel óptimo de inventario que debe mantenerse en todo momento para no tener demasiado o muy poco stock en ningún momento. a tiempo.

Aquí hay 50 mejores consejos y trucos de gestión de inventario de restaurantes que están garantizados para ayudar a su negocio.

Los 50 mejores consejos y trucos de gestión de inventario de restaurantes para 2023

  1. Comience con sus artículos críticos

su menú es una parte muy crítica de su negocio de restaurantes y, como tal, es un buen punto de partida para la gestión de su inventario. Es probable que haya algunos artículos que son los más vendidos en su menú (especialmente aquellos con alto valor pero bajo costo), por lo que no puede darse el lujo de administrar mal el inventario requerido para estos artículos. debe tener el control “más estricto” de sus elementos críticos. estos artículos deben ser inventariados en cada turno y al menos todos los días.

2. establecer pares para cada artículo: en el inventario, “par” es el nivel al que se reponen las existencias. establecer par le permite tener suficiente inventario a mano ya que no se queda sin lo que necesita. muchas operaciones establecen el nivel de ventas diarias más el tiempo de entrega, para garantizar que el negocio nunca se quede sin esos artículos esenciales.

solo saber cuánto tiene a mano no tiene valor a menos que vincule ese número a su producción y ventas. asegúrese de agregar el par en su recuento disponible para saber cuándo y cuántos pedir. Esto también ayudará a mantenerse al día con sus unidades de ventas.

3. Implemente un proceso para la gestión del inventario de restaurantes: ¡ tómese el tiempo para implementar un proceso y sígalo! establezca el mejor momento para hacer su inventario que se relacione con su proceso de pedido y entrega. asegúrese de tomarse el tiempo para hacer el inventario o responsabilizar a sus gerentes para completar el inventario. recuerde, cuanto más complejo y diverso sea su menú, más importante es que el inventario se complete fielmente.

4. use el software de contabilidad para la administración del inventario de restaurantes: aunque todavía puede contar con un bolígrafo y papel, es vital que lo ingrese en un software que se vincule con sus ventas. El negocio de los restaurantes se ha vuelto demasiado complejo y las demandas de tiempo son demasiado limitadas para intentar hacer un seguimiento del inventario con una herramienta manual como lápiz y papel. invierta en un buen software y no se arrepentirá.

configurar un sistema de control de inventario basado en software. incluso si solo está ejecutando un pequeño restaurante, tendrá al menos unas pocas docenas de artículos en inventario, y las operaciones más grandes podrían fácilmente tener varios cientos. La verdadera comodidad de un sistema de inventario basado en software es la función de cálculo automático, y con el software puede preestablecer órdenes para que se activen en ciertos niveles de inventario.

5. Conduzca usted mismo y realice una verificación puntual: tan pronto como haya establecido un proceso para la gestión de inventario, asegúrese de ser el primero en completar el proceso usted mismo. luego, cuando su equipo es responsable de realizar el inventario, verifique el proceso a intervalos con los que se sienta más cómodo, ya sea una vez al mes o una vez al trimestre. recuerde, su inventario son sus ventas que todavía no se registraron en la caja registradora, así que asegúrese de vigilar lo que hay detrás de la casa.

si se gestiona correctamente, debe tener suficiente inventario a mano para poder preparar todo en el menú, pero no demasiado para que los productos comiencen a estropearse. también puede evitar que usted o su personal se vean “tentados” por esas “grandes ofertas” que están ejecutando sus proveedores: verifique su inventario y uso antes de comprar esa “ganga”.

6. capacite a su personal en el inventario: poner el portapapeles o el software del inventario en manos de cualquier empleado y enviarlo de regreso al almacén es una receta para el desastre. la gestión de inventario no puede recaer por completo en una sola persona, especialmente en restaurantes empresariales o negocios con múltiples ubicaciones. Los gerentes y los líderes de turno deben entregar informes de inventario detallados cada vez que se desconectan y alertar al equipo de cualquier interrupción o problema importante.

Esta responsabilidad también recae en los cocineros de línea y en el personal administrativo, quienes deben tomar nota de los derrames, errores y comida podrida cada vez que se encuentran. enseñar a su personal a convertirse en expertos en inventario o matemáticos dedicados puede ser difícil, pero es más fácil si incorpora un sistema de inventario fácil de usar para sus empleados.

Para garantizar la máxima consistencia y confiabilidad de inventario, necesitará tener dos o tres tomadores de inventario dedicados en su equipo. elija algunos de sus empleados más orientados a los detalles y “promueva” al estado de tomador de inventario.

Una vez que haya hecho sus selecciones, tómese el tiempo para capacitarlos en la gestión adecuada del inventario. a partir de ahí, elija algunos de sus expertos internos, de recepción de pedidos y de almacenamiento en estanterías para asegurarse de que los procesos implementados funcionen como deberían.

Una vez que su grupo bien entrenado esté en funcionamiento, refine aún más el proceso. divida las diferentes tareas relacionadas con el inventario entre los miembros clave de su personal. asigne miembros del equipo para abordar las siguientes tareas relacionadas con el inventario:

  • organizar el almacén
  • recibir pedidos
  • contar inventario
  • hacer búsquedas de precios
  • calcular el costo de los bienes vendidos
  • enviar informes financieros

Al asignar estas tareas, acaba de crear su propia lista de personas a las que preguntar cuando necesite responder una pregunta sobre el inventario.

7. realiza un seguimiento diario de tus ventas: incluso si es solo una revisión diaria de cinco minutos que lleva a una inmersión profunda semanal en tus datos, la mejor práctica es realizar un seguimiento de las ventas de restaurantes todos los días. Cuando verifica las ventas diariamente en lugar de semanalmente, quincenalmente o mensualmente, se mantiene en sintonía con los cambios inmediatos en su restaurante para que pueda hacer ajustes rápidos y oportunos a la planificación de inventario de su restaurante y sus entregas de provisiones.

por ejemplo, si tiene un artículo de temporada que planea eliminar de su menú, puede ver fácilmente cuándo se está eliminando gradualmente a los ojos de sus clientes día a día en lugar de quitarlo de su menú demasiado temprano o demasiado pronto.

concedido, el seguimiento de ventas y el análisis de datos pueden ser bastante difíciles si no tienes la tecnología adecuada. en lugar de calcular todo usted mismo a mano desde una hoja de inventario o encogerse de hombros y adivinar por intuición, asegúrese de poder acceder a los datos directamente desde su sistema de punto de venta. De esta manera, puede detectar variaciones y tratar de descubrir la fuente de la pérdida.

8. lleve un inventario “por si acaso”: su restaurante debe mantener un suministro adicional de provisiones que tienden a ir rápido. En caso de emergencia, puede utilizar estas disposiciones adicionales para cumplir con los pedidos y satisfacer a los clientes. solo asegúrese de cambiar este inventario ‘por si acaso’ regularmente para que no se estropee cuando lo use.

9. Comience desde el principio: comience desde cero y no construya sobre lo que ya está en el suelo. Si usted es el nuevo propietario, gerente general o gerente de cocina de un restaurante, debe verificar su inventario para saber dónde se encuentra.

realice este recuento inicial usted mismo, incluso si planea delegar la responsabilidad del control de inventario. no hay sustituto para ver lo que tiene en sus estantes y en su refrigerador como conocimiento básico para administrar un restaurante y supervisar el control de inventario.

10. establecer políticas de la compañía para el control de inventario : asegúrese de que se mantengan registros de inventario precisos y que al menos una de las partes sea específicamente responsable de la administración del inventario. Hoy en día, muchos restaurantes realizan inventarios a diario o incluso en tiempo casi real, y casi todos al menos semanalmente.

11. configure su procedimiento de gestión de inventario para involucrar a dos personas si es posible : no solo dos pares de ojos hacen que sea menos probable que se pierda algo durante el recuento de inventario, sino que también es una buena medida general de seguridad y contra pérdidas. el emparejamiento reduce los errores y la tentación de manipular resultados o artículos de bolsillo.

12. realice un seguimiento de su uso: confirme el uso esperado e investigue las variaciones significativas. los restaurantes pueden rastrear los números exactos de cada artículo en el menú que se vende cada día y, por lo tanto, también tienen una idea bastante clara de qué ingredientes se usan y cómo deberían reflejarse en el inventario. sin embargo, las variaciones de inventario son parte del negocio de los restaurantes.

a veces, un empleado arruina accidentalmente un gran lote de alimentos, o se produce un deterioro debido a la cancelación de un banquete u otra demanda esperada que no se materializa. Sin embargo, las variaciones significativas del uso esperado podrían representar un robo y deben investigarse.

Si está administrando el inventario para un restaurante más grande, considere un escaneo óptico de código de barras o un sistema de control de inventario de identificación por radiofrecuencia. Estos sistemas automatizan aún más el proceso de control de inventario y hacen que sea mucho más fácil para la administración rastrear el uso e investigar las pérdidas.

13. prepare su punto de venta para rastrear su inventario: primero, debe ingresar cada ingrediente que entra en su comida. puede vender hamburguesas con queso y batidos, pero está comprando carne de res, queso, helado y leche (entre otras cosas). defina niveles mínimos de cada ingrediente y asócielos con sus proveedores.

cuando el stock se agota, el punto de venta puede alertarlo sobre este hecho e incluso generar una orden de compra para reponer los suministros, listo para que usted lo firme. agregar todos los elementos del menú viene en segundo lugar, ya que se basarán en recetas con sus ingredientes. Al hacerlo de esta manera, su punto de venta puede actualizar automáticamente la cantidad de todos y cada uno de los ingredientes en cualquier comida que venda.

14. prepare a su personal (o usted mismo) para la rutina del inventario: aunque al menos todos deben conocer cuáles son los procedimientos y las expectativas, debe asegurarse de que una o dos personas sean responsables de ello, como se mencionó anteriormente.

para obtener mejores resultados, asegúrate de que sean dos personas las que no son tú. en cualquier caso, quien maneja el inventario hoy también debería ser quien lo maneje mañana y al día siguiente. la necesidad de coherencia también se extiende al personal: con el tiempo, la tarea será más rápida y fluida si es el mismo equipo quien la maneja cada vez.

15. haga un balance de su entorno: ahora que todo está listo para ser contado en el punto de venta, primero debe contarlos todos. no importa si contabas el día anterior. está comenzando un nuevo régimen aquí, y es mejor comenzar desde cero. podrá realizar el inventario desde su punto de venta.

cuenta todo lo que se puede contar. pesar todo lo que necesita ser pesado. actualice todas las cantidades y guarde los cambios. entonces, y esto es realmente importante, haga que otra persona lo haga nuevamente. cuando todos tus números estén de acuerdo, entonces sabrás que has terminado.

16. cree un cronograma para el inventario manual, y luego sígalo: la idea de un inventario manual diario puede parecer una pérdida de tiempo si tiene un punto de venta que actualiza automáticamente el inventario con cada venta, pero las ventas no No contar toda la imagen con inventario.

los líquidos se derraman, las hojas verdes se marchitan, la carne puede echarse a perder y los clientes pueden devolver las comidas. Es importante verificar los ingredientes y verificar si la realidad se ajusta a las expectativas. cuando cumpla con su horario, tendrá semanas, luego meses, luego años de datos para volver y analizar.

17 . En cuanto al inventario manual, los artículos perecederos deben verificarse diariamente para verificar su calidad, por lo que también podría contarlos mientras esté allí. los artículos no perecederos deben contarse una o dos veces por semana, dependiendo de qué tan rápido lo atravieses. siempre debe hacer esto cuando esté cerrado, y preferiblemente antes de abrir.

Lo importante es seguir el cronograma como si su negocio dependiera de ello. no puede posponerlo, y no es como si pudiera hacerlo dos veces al día siguiente para compensarlo. cuanto más proporcione a su punto de venta datos regulares y confiables, mejor comprenderá sus compras y uso.

18. registro de desperdicio (y por qué sucede): como se mencionó anteriormente, el desperdicio puede y sucederá de vez en cuando, independientemente de qué tan bien intente reducirlo. sin embargo, cada vez que se deducen alimentos de su inventario, debe saber el motivo. la mayoría de las veces ese motivo se encuentra en los informes de ventas. pero cuando la comida no se vende y todavía se saca del estante? Necesitas saber eso también.

a medida que realiza su inventario manual, no solo tire los ingredientes caducados y actualice su inventario. registre el desperdicio y agregue la razón. Lo mismo debe hacerse cuando algo se derrama, o un cliente envía algo de vuelta. Un excelente seguimiento del inventario no se trata solo de saber lo que tienes a mano. Cuando sepa lo que ha desperdiciado, puede poner signos de dólar en esas pérdidas y dar sentido al impacto. Cuando sepa por qué ha desperdiciado, puede tomar medidas para evitar que vuelva a suceder.

19. asegúrese de que el inventario esté actualizado antes de realizar entregas: cada vez que sepa que las recibirá, asegúrese de comenzar desde un recuento recién verificado. Esto evita la posibilidad de confusión al agregar nuevo stock con lo que ya está en los estantes.

20. crear secciones: ¿su almacenamiento está seccionado? ¿Tienes espacio para pastas, verduras, frutas y condimentos? Si está entremezclando sus productos y productos secos, la gestión del inventario será un poco más difícil.

Seccionar su espacio de almacenamiento no solo hace que el inventario sea menos engorroso, sino que también facilita la instrucción al personal para que obtenga algo del almacén. en lugar de enviar a sus empleados a una búsqueda del tesoro, una sección claramente definida para cada elemento hace que sea muy fácil recuperarlos.

21. Agrupe elementos similares: contar cajas de tazas es más fácil que contar estantes o tazas individuales, ¿verdad? pero para un trabajador ocupado que necesita una taza de jugo de 16 onzas (y que no está pensando en que esa verificación de inventario salga más adelante en la semana), abrir una nueva caja en lugar de buscar una ya abierta parece ser la opción más rápida. recuerde al personal que usar paquetes abiertos primero es esencial para un proceso de inventario más rápido. y no olvides decirles que al final también facilita su trabajo.

es probable que termine con dos cajas abiertas de vez en cuando, pero si su personal comprende la importancia del proceso, lo pensarán dos veces antes de abrir una nueva caja.

22. hazlo hábito: un proceso paso a paso aumenta la confiabilidad del inventario y mejora la consistencia entre los diferentes tomadores de inventario. su proceso debe detallar dónde debe comenzar y detenerse la toma de inventario. y lo que funciona para un restaurante no funcionará para todos. decide qué estilo crees que se adapta mejor. Las opciones que puede utilizar incluyen:

  • trabajando en el sentido de las agujas del reloj y moviéndose por la habitación, comenzando con la puerta a las 12
  • contando de adelante hacia atrás y de arriba hacia abajo
  • contar primero el refrigerador y luego pasar al almacenamiento seco

descubrirá que si desarrolla un sistema, su trabajo será más fácil de realizar. Una vez que haya finalizado su proceso, podrá ver de un vistazo hasta qué punto del proceso de inventario están sus empleados al ingresar al espacio de almacenamiento.

23. incentivar: ¿ ya estás haciendo todo lo anterior y tu inventario sigue siendo cuestionablemente exacto en el mejor de los casos? cansado de regañar a la persona que contaba mal o dejaba de lado? si no lo eres, él o ella probablemente lo sea. en su lugar, intente usar refuerzo positivo. recompense a sus tomadores de inventario más confiables y consistentes.

el incentivo no siempre tiene que ser en dólares y centavos, déle a su tomador de inventario una camisa de uniforme nueva y elegante o recompense a los empleados con una hora libre con pago. Es probable que vea un aumento en el entusiasmo y la confiabilidad del inventario.

24. no ignore el inventario no utilizado: su almacén y despensa deben ser lugares dinámicos. cuando no lo están, el inventario no utilizado está inactivo … ocupando espacio … costándole dinero. así que hagas lo que hagas, no lo ignores. hacer un inventario le brinda una gran ventaja: la oportunidad de hacer algo con los artículos que tiene demasiado.

Digamos que usted ordena 2 bolsas de sal a la semana como un reloj. en lugar de hacer el pedido a ciegas solo para que se acumule en el almacén, mire su inventario, ajuste su pedido y conserve más de su efectivo. cuando reconozca un excedente de suministros, elimine ese artículo de su próximo pedido … y manténgalo cortado hasta que haya quemado la mayor parte de su inventario.

25. no permita el desperdicio de alimentos : se produce el desperdicio de alimentos. Pero uno de los principales beneficios de la toma de inventario es que puede ver cuánto está desperdiciando. entonces tienes la oportunidad de frenar los desechos en tu restaurante. capacite a sus empleados para presentar ingredientes excedentes en las especialidades diarias. pueden desempeñar un papel activo en la prevención del exceso de pedidos de desperdicios de alimentos mediante la venta de ofertas especiales. Si te has encontrado con una caja extra de ancas de rana, sueña con un aperitivo que contenga ancas de rana para ofrecer a tus comensales.

en lugar de imprimir menús especiales, haga que sus servidores presenten verbalmente el especial a los clientes hambrientos. no solo le dará un buen uso a los alimentos desperdiciados, sino que también les recordará a sus empleados cuánto puede perder el restaurante por el exceso de pedidos.

26. no estimar cantidades: muchas veces, las personas que sienten que tienen “experiencia” simplemente terminan haciendo estimaciones en lugar de hacer un recuento. por ejemplo, pueden decir “eso se parece a unas 3 docenas de huevos”, sin abrir realmente los cartones.

Esto es totalmente inaceptable. un inventario estimado no sirve para un gerente y para el restaurante en general. si está utilizando una hoja de cálculo de Excel o un método manual de conteo de papel … en realidad tiene que contar cada elemento, cada vez.

Si tiene la tecnología correcta de su lado, puede participar con mayor seguridad en conjeturas calculadas, minimizar la posibilidad de errores y aún tener los números financieros que necesita.

27. no deje de investigar el robo: aunque no sea un Sherlock Holmes, si su inventario sugiere que un empleado (o tal vez dos) está robando, debe tomar medidas. El hecho desafortunado es que hasta el 43% de la pérdida minorista (incluida la industria de servicios de alimentos) es atribuible al robo de empleados.

y sorprendentemente, el 75% de todos los empleados informan haber robado a un empleador en algún momento. Entonces, ¿cómo saber si un empleado está robando? Esté atento a la variación entre el costo de los bienes vendidos y las cantidades disponibles. Si hay una diferencia, no necesariamente significa que alguien está robando … sus chefs simplemente pueden ser demasiado pesados ​​con un ingrediente.

pero debería desencadenar una investigación adicional … ¿esto es desperdicio de comida o es un robo? por supuesto, si los artículos que faltan son sus mejores botellas de vino o incluso sus mejores cortes de carne, probablemente tenga un caso de robo de empleados en sus manos.

El hecho es que … incluso el mejor empleado no es inmune a la tentación. Si ha capacitado a sus empleados sobre la importancia del inventario, puede ver un beneficio adicional: mostrarles a sus empleados que mantener un inventario preciso es una buena manera de mantener sus trabajos.

28. haga que el personal compre la gestión de inventario: usted sabe lo importante que es su inventario … pero ¿saben sus empleados? Si su personal no comprende qué tan crítico es el inventario para la salud de su restaurante, es posible que no dediquen mucho esfuerzo para asegurarse de que lo hacen correctamente.

Tómese el tiempo para capacitar formalmente a sus empleados sobre la importancia y la práctica del inventario. sus empleados necesitan saber que tener cifras precisas puede mejorar sus resultados. y eso impacta directamente el éxito del restaurante y su seguridad laboral.

29. programarlo de forma regular: ¿ cuándo haces un inventario? Si su respuesta es durante su tiempo de inactividad, entonces eso no es lo suficientemente bueno. Para asegurarse de que el inventario realmente ocurra, programe un tiempo constante para tomarlo cada semana. Mantener un cronograma establecido regularmente mejora la confiabilidad de sus cifras de recuento de acciones. debido a que lo está tomando en el mismo punto de la semana cada semana, debería ver consistencia entre las cifras. programe un inventario para el tiempo de silencio entre el almuerzo y la cena para que el proceso sea lo menos doloroso posible.

30. complete el inventario antes de la entrega y después de una gran entrega : si su almacén se ve desorganizado, está lejos de estar solo. incluso si tienes un lugar para todo, y todo está en su lugar … el día de entrega va a ser agitado. Si recibe sus entregas el jueves, haga que el inventario sea una tarea del miércoles. Sus tomadores de inventario apreciarán este gesto reflexivo.

31. realiza controles puntuales : no puedes contar todos y cada uno de los artículos todos los días. pero de vez en cuando puedes elegir algunos para hacer un chequeo. seleccione 4 artículos particularmente caros cada semana … o algunos artículos en los que parezca que se está agotando constantemente … e inventere estos productos diariamente durante una semana. las comprobaciones puntuales son particularmente útiles en situaciones en las que ya sospecha que faltan ciertos elementos

La información que recopile le dará una mejor idea de cuándo los elementos faltantes pueden haber salido de la cocina. al realizar verificaciones puntuales, debe intentar ser impredecible, de modo que su personal no pueda adivinar el grupo particular de elementos de los que intentará hacer un inventario.

32. ciérrelo : trate su inventario como si fuera efectivo. porque, de hecho, representa dólares y centavos. mantenga segura la confiabilidad de su inventario manteniéndolo bajo llave. con su inventario en una ubicación segura, puede estar seguro de que no está siendo manipulado y que sus cifras son tan confiables como lo fueron el día en que las obtuvo.

¿Qué guardas bajo llave? artículos que más te interesan. Si su personal lo ve tomando medidas para garantizar la seguridad de su inventario, sabrán cuánto le importa … lo que puede inspirarles a que se preocupen un poco más.

33. no compre demasiado : una de las formas más fáciles de mantener su restaurante financieramente en forma es limitar su inventario. ¿pero cuanto es suficiente? Esta pregunta ha plagado a los restauradores durante años. no desea atar todo su dinero en el inventario o arriesgarse a perder mucho dinero debido al deterioro. pero tampoco querrás quedarte sin tus productos más populares o las proteínas más caras. Es aconsejable mantener su inventario a 1.5 veces su costo semanal de bienes vendidos.

34. automatice su inventario: no hay forma de evitarlo … debería automatizar su proceso de inventario. no tiene tiempo para hojas de seguimiento de papel u hojas de cálculo manuales … especialmente cuando los últimos 5 años han producido aplicaciones de restaurantes asequibles y fáciles de usar.

Claro, hay muchas maneras de hacer inventario. pero hay algunas verdades universales a considerar al decidir qué método es el mejor. las hojas de cálculo están lejos de ser buenas en esta era moderna. realmente no hay otra manera de decirlo.

desde la tediosa entrada manual hasta la creación de fórmulas que requieren mucho tiempo, los métodos de inventario basados ​​en hojas de cálculo están llenos de tareas para las que simplemente no tiene tiempo. Las aplicaciones harán que tu vida sea mucho más fácil y hay un beneficio financiero. al automatizar su inventario, puede hacerlo más rápido … puede hacerlo con mayor precisión … y puede hacer la tarea lo suficientemente simple como para que cualquiera pueda hacerlo.

hazte un favor a ti mismo y a tu negocio, usa una aplicación o un software diseñado específicamente para hacer tu inventario. el ahorro de tiempo, la simplicidad, la facilidad para extraer informes … todas estas características harán que se pregunte por qué esperó tanto. el restaurador moderno no tiene que ir solo cuando se trata de hacer un inventario. puede aumentar la eficiencia y la precisión de su inventario poniendo en funcionamiento el proceso y la tecnología adecuados.

35. desarrolle un sistema y capacite a todo su personal: para garantizar que el proceso de un restaurante se vuelva imperecedero en su operación, capacite a todo su personal en él. Sí, es poco probable que necesite todo su personal para cada verificación de inventario, pero la idea es que, de ser necesario, cualquiera podría ayudarlo. los artículos de inventario específicos variarán de un restaurante a otro, pero capacite a su personal en estos términos universales de administración de inventario:

  • inventario actual: esta es la cantidad de producto (o valor en dólares) que tiene actualmente en la empresa. Cualesquiera que sean los incrementos que use, ya sean medidas o montos en dólares, asegúrese de ser consistente en todas partes.
  • agotamiento : esta es la cantidad de producto (o valor en dólares) que ha utilizado dentro de un período de tiempo establecido. configure sus ventanas en incrementos diarios, semanales o mensuales, y calcule utilizando los datos de ventas de su sistema de punto de venta (pos).
  • uso : esta es la cantidad de inventario (o valor en dólares) dividido por el agotamiento promedio, dentro de una ventana establecida. entonces, si tiene 4 galones de salsa en su inventario y su tasa de agotamiento es de un galón por semana, el uso de la salsa es de 4 semanas.
  • varianza : esta es esencialmente la diferencia entre su uso teórico (generalmente “calculado” por su posición) y su uso real. entonces, si registra el uso de carne de res a $ 100 en una semana, y su posición “predice” $ 90, su variación es de $ 90 (teórica) – $ 100 (real) = – $ 10 o -10%.
  • rendimiento : este es el porcentaje de un producto que en realidad se contabiliza en ventas frente a la cantidad teórica que el punto de venta dice que debería haberse utilizado. calcule el rendimiento tomando su uso teórico y dividiéndolo por el real. en el último ejemplo: el uso teórico es de $ 90 y el uso real de $ 100 o $ 90 (teórico) / $ 100 (real) = $ 0.90 o 90%

36. gestione el inventario de forma regular y sistemática: hacer un inventario no es una tarea, ¡así que no tratar es como uno! Los datos que recopile de sus esfuerzos de gestión de inventario determinarán su menú y, en última instancia, la estrategia futura de todo su restaurante. en todo lo que haces: sé proactivo, regular y no esperes hasta que casi te quedes sin algo para responder.

Siempre haga su inventario a la misma hora del día y a la misma hora de la semana. si no lo hace, leves inconsistencias lo descartarán entre sesiones. si pasa un mes haciendo inventario por la mañana, luego, al siguiente, por la tarde, encontrará inconsistencias en los datos. realizar un inventario al mismo tiempo semana tras semana garantiza que sus datos sean lo más precisos y confiables posible.

37. promulgue una mentalidad de primero en entrar, primero en salir (quince): quince significa “primero en entrar, primero en salir”. no tiene sentido usar nuevos artículos para cocinar cuando todavía queda algo de lote. fifo sugiere que use primero los alimentos más antiguos en su inventario, asegurándose de que nada salga mal.

Estas cuatro letras constituyen el estándar de oro para la gestión de inventario de todos los restaurantes y aseguran que esté ahorrando en su inventario actual. Para emplear una estrategia eficaz de Fifo, etiquete todos sus alimentos con la fecha en que los recibió y la fecha de vencimiento. use aquellos alimentos que expirarán antes que los otros alimentos y esté atento a lo que está a punto de agotarse.

38. haga un inventario después de que el restaurante haya cerrado o antes de que abra: no puede hacer un inventario preciso mientras se venden los productos. cualquier momento que elija, quédese con él. Si siempre hace un inventario los martes, pero a veces lo hace por la noche y a veces por la mañana, habrá fluctuaciones en los resultados semana a semana.

39. limpie y organice sus áreas de inventario antes de hacer un inventario: deseche los artículos que han expirado, mueva artículos similares al mismo estante y, en general, ordene.

  • Si usa balanzas para pesar el inventario y medir porciones, calíbrelas semanalmente.
  • estandarice el costo de su unidad. El precio de muchos artículos (como la carne molida) cambia de semana en semana. use el último precio pagado como estándar. es el más fácil de encontrar y recordar

40. gestión de materias primas: la gestión inteligente del inventario es esencial para evitar el desperdicio. use estos puntos para asegurarse de que su stock se usa de manera eficiente.

  • intente adoptar un enfoque de almacenamiento mínimo para el inventario de su restaurante, especialmente en el caso de los productos perecederos.
  • Además, ordenar solo cuando sea necesario ayuda a evitar el desperdicio.

41. gestión y costeo de recetas : la estandarización y la gestión de recetas son esenciales para la gestión adecuada del inventario, ya que ayuda a reducir los costos de los alimentos. en una receta estándar, se especifica la cantidad de cada ingrediente que se utilizará; por lo tanto, el sistema de gestión de inventario puede juzgar fácilmente la cantidad de días que durará el stock restante. El uso aleatorio de ingredientes conduce a un desequilibrio en el stock y hace que el stock se seque antes de tiempo.

alimente sus recetas en el software pos para evaluar el uso de materias primas con respecto a las ventas. Esto lleva a un menor hurto en el restaurante. para cadenas más grandes, ayuda a garantizar el sabor de los platos ya que las recetas serán las mismas en todos los puntos de venta. También puede obtener una estimación de cuánto le costaría preparar un plato con la ayuda de la función de costeo de recetas.

solo tiene que alimentar la receta junto con la porción de cada ingrediente, y el sistema de gestión de inventario del restaurante le proporciona el costo de los alimentos para ese plato. Esto le ayuda a decidir el precio de venta de ese producto. idealmente, el costo de los alimentos debe ser del 30% del precio del menú o del precio de venta.

42.  gestión de la vida útil: la gestión de la vida útil es una parte integral de la gestión de inventario para restaurantes. Cada artículo en el inventario tiene una vida útil especificada. Algunos artículos como el arroz pueden durar años, mientras que otros, como las verduras, pueden echarse a perder muy rápidamente.

por lo tanto, administrar la vida útil de los productos perecederos es esencial. para cada uno de los elementos del inventario, puede especificar durante cuánto tiempo se pueden conservar y utilizar posteriormente, antes de estropearse. si debido a ventas lentas o por alguna otra razón, los artículos no se usaron durante ese período, se le notificará que se han echado a perder y no se deben usar para preparar platos.

 43. informes y análisis : informes y análisis es otra característica importante de la gestión de inventario de restaurantes que ayuda en las operaciones de restaurantes. Los informes de ventas y el uso de materias primas ayudan a pronosticar y crear planes futuros. Los informes de pérdidas y ganancias se generan en función de la venta y el consumo de acciones. esta característica te ayuda aún más;

  • analizar tendencias de inventario: puede analizar las tendencias de inventario para tomar decisiones informadas, como decidir el menú. Los informes detallados basados ​​en el consumo de cada acción ofrecen información sobre qué ingrediente es el más popular y necesita utilizarse más en las recetas.
  • realice un seguimiento de las existencias y mantenga la precisión: una lista precisa de los suministros disponibles lo ayuda a realizar un seguimiento del uso diario y semanal
  • afina tu pronóstico. La predicción precisa es vital. sus cálculos de ventas proyectados deben basarse en factores tales como cifras históricas de ventas

44. utilice software de gestión de inventario basado en la nube : busque software con análisis de ventas en tiempo real. busque un software que se conecte directamente a su punto de venta, de modo que sus niveles de existencias se ajusten automáticamente cada vez que realice una venta. reciba correos electrónicos de alerta diaria de existencias para que siempre sepa qué artículos están bajos o agotados para que pueda ordenar más a tiempo.

45. vincular el control de calidad a la gestión de inventario: los empleados deben recibir listas de verificación y / o sistemas informáticos que puedan ayudarlos a seguir los procedimientos adecuados al verificar los productos que reciben. todos los productos deben ser examinados en busca de signos de daño, incluidas fugas, rasgaduras o sellos rotos; discrepancias en las descripciones: los colores, estilos y tamaños de los productos deben ser idénticos a los pedidos de compra; y precios y condiciones de venta. Si la calidad del producto es inferior a lo acordado, el artículo debe devolverse al proveedor. Esta medida también evita un aumento innecesario en los niveles de existencias.

 46. ​​reexamine su inventario de seguridad: a veces los gerentes de restaurantes pueden preguntarse sobre la cantidad de inventario que su despensa no debe caer por debajo. La respuesta simple es cero. las existencias de seguridad solo son útiles si se utilizan. El objetivo principal del stock de seguridad es proteger contra las variaciones esperadas en la demanda y la oferta.

Si nunca usa su stock de seguridad, tiene demasiado. en promedio, debe estar por debajo del nivel de existencias de seguridad la mitad del tiempo cuando está disponible el reabastecimiento, y por encima de él la otra mitad. Si este no es el caso, debe volver a examinar qué productos guarda en cada ubicación para aprovechar al máximo su inventario en dólares.

47. planifique su espacio de almacenamiento: cada pulgada de la despensa debe planificarse para maximizar el espacio de almacenamiento. Es una de las mejores prácticas de gestión de inventario que se puede implementar sin mucho costo. El espacio debe organizarse de tal manera que permita el transporte rápido y sin problemas de los bienes. También debe haber espacio adecuado para que la gente se mueva.

finalmente deberías estar obsesionado con tus datos. Si sigue todos estos pasos, descubrirá que controla su negocio como nunca antes. podrá comparar su uso con lo que pronostica y hacer ajustes a su compra en consecuencia.

sabrá lo que está entrando, lo que está saliendo, lo que se desperdició, quién lo desperdició, la lista continúa. Cuando se obsesione con sus datos en tiempo real, tendrá una mejor idea de cómo funciona su negocio, de cuánto le cuesta y de cómo ahorrar dinero.

de hecho, todo el ejercicio de inventario en su conjunto lo acerca a su negocio. El flujo de inventario desde la puerta de entrega en la parte posterior hasta los estómagos de sus clientes se convertirá en una imagen clara, y estará armado con los datos para mantenerlo así. Tener un buen software ayuda, pero debes comprometerte a hacerlo. la comida en su cocina es un ingreso que espera suceder, pero también es un gasto que ya ha pagado. No lo pases por alto.