Las cinco etapas de un proyecto

Cada proyecto de trabajo importante pasa por cinco fases. la longitud y los detalles pueden variar de un proyecto a otro, pero todos seguirán el mismo marco básico. Si bien algunas metodologías de proyectos, como los enfoques ágiles, comprimen o repiten las siguientes etapas en ciclos iterativos más rápidos, el trabajo de cada fase es visible y distinto en cada proyecto. 

Las etapas formales de un proyecto son las siguientes:

1. iniciación : formación del equipo del proyecto, fletamento del proyecto y lanzamiento
2. planificación : finalizar el alcance del proyecto, definir el desglose detallado del trabajo, evaluar el riesgo, identificar los requisitos de recursos, finalizar el cronograma y prepararse para el trabajo real
3. ejecución : realizar el trabajo real requerido por la definición y el alcance del proyecto
4. Monitoreo y control : la gestión, informes y control reales de los recursos y presupuestos durante la fase de ejecución
5. cierre del proyecto: entrega del proyecto, evaluación de las lecciones aprendidas, clausura del equipo del proyecto

un gerente de proyecto guiará a su equipo a través de estas cinco fases en sucesión, independientemente del tamaño del proyecto, hasta que se complete el proyecto. Para proyectos de desarrollo ágiles o iterativos, la planificación y la ejecución tienen lugar en períodos cortos o sprints, y las etapas se repiten hasta que el proyecto se completa a satisfacción del cliente. 

Veamos estas etapas con más detalle.

un inicio de proyecto sólido no solo preparará su proyecto para el éxito, sino que también sentará las bases para todas las etapas futuras. durante el inicio, asignará a los miembros del equipo del proyecto, les informará sobre los objetivos generales del proyecto y le hará al cliente o propietario del proyecto tantas preguntas como sea posible para que pueda planificar el proyecto de manera eficiente. También es un buen momento para aumentar el entusiasmo del equipo sobre el proyecto y recopilar los detalles de última hora que puedan influir en la planificación del proyecto. pasos adicionales incluyen:

• analisis de los interesados
• asignación de un patrocinador ejecutivo
• desarrollo y comunicación de documentos charter
• reunión formal de lanzamiento

Una vez que haya iniciado el proyecto y haya reunido toda la información relevante, comenzará a planificar su proyecto. la etapa de planificación depende del tamaño de su proyecto, cuánta información tiene que organizar y qué tan grande es su equipo. El resultado de la planificación debe ser un plan o cronograma claro del proyecto, a partir del cual todos seguirán sus tareas asignadas.

El uso de un programa de planificación de proyectos como microsoft project o basecamp es extremadamente útil al planificar un proyecto. También hay otras opciones gratuitas disponibles en línea. aun así, aunque usar un programa de planificación de proyectos es útil, no siempre es necesario. Usar Excel y Word para crear su plan y comunicarlo al equipo es igualmente efectivo.

Las tareas específicas en la fase de planificación incluyen:

• Crear un plan de comunicación para los diversos interesados ​​involucrados
• desarrollar una estructura detallada de desglose del trabajo
• identificando la ruta crítica
• trazar recursos en el plan del proyecto y refinar la secuencia del trabajo en función de las dependencias del proyecto y las limitaciones de recursos
• desarrollar un horario detallado
• evaluar riesgos y desarrollar un plan de priorización y mitigación de riesgos

ahora que tiene un plan de proyecto sólido, el equipo puede comenzar a ejecutar el proyecto en función de sus tareas asignadas. Esta es la etapa en la que todos comienzan a hacer el trabajo. querrá comenzar oficialmente la etapa de ejecución con reuniones en persona para garantizar que todos tengan lo que necesitan para comenzar a ejecutar su parte del proyecto. hacer que el equipo comience en el camino correcto es esencial para el éxito de un proyecto, por lo tanto, articule claramente el cronograma y el plan de comunicación. 

Mientras el proyecto se encuentra en la fase de ejecución, comenzará a monitorearlo y controlarlo para asegurarse de que avanza según lo planeado. Existen diversas formas de supervisar y controlar un proyecto. Los controles casuales con los líderes de los equipos, los “stand-ups” organizados a diario o las reuniones semanales más formales son efectivas. La información que sale de estas reuniones o canales de comunicación informará el ciclo de retroalimentación y, en última instancia, cualquier planificación y ajustes que puedan ser necesarios para el proyecto.

actividades importantes adicionales en esta etapa incluyen:

• adherirse a su plan de comunicación preestablecido para garantizar que las partes interesadas conozcan el estado del proyecto
• Monitoreo de equipos de trabajo y actividades de trabajo en la ruta crítica
• identificar oportunidades para mejorar el rendimiento del cronograma acelerando o completando actividades en paralelo o, cuando sea necesario, bloqueando el cronograma agregando recursos
• Monitoreo de los costos reales vs.
• en algunos casos, monitorear, calcular e informar sobre el valor ganado para el plan del proyecto
• monitorear y mitigar los riesgos y refinar el plan de riesgos según sea necesario

Una vez que el cliente o el propietario del proyecto hayan completado y aprobado todos los detalles y tareas de su proyecto, finalmente puede cerrar su proyecto. Esto puede parecer una formalidad, pero el cierre de un proyecto es tan importante como su inicio, planificación y ejecución.

un buen gerente de proyecto documentará toda la información del proyecto y la organizará de manera ordenada para que puedan volver a ella si es necesario. Este es también un buen momento para realizar una autopsia del proyecto para que todos los miembros del equipo puedan reflexionar sobre lo que salió bien o mal durante el proyecto. todas las notas importantes del proyecto también deben documentarse para que el resultado pueda compartirse con otros miembros del proyecto y archivarse en una carpeta del historial del proyecto. finalmente, es importante suspender formalmente el equipo del proyecto, proporcionando comentarios y evaluaciones de desempeño según lo indicado por la política de su empresa.