Impuestos de nómina y responsabilidades del empleador

los empleadores informan la nómina calculando las ganancias salariales brutas mensuales y varias deducciones de nómina para llegar al pago neto. Aunque esto parezca bastante simple en la superficie, el cálculo de varias deducciones de nómina requiere que esté orientado a los detalles y trabaje con extrema precisión.

fórmula básica para el pago neto: salario
bruto del empleado (tasa de pago x horas trabajadas)
menos las deducciones legales del impuesto sobre la nómina
menos las deducciones voluntarias de la nómina
es igual al pago neto

La ley exige que los impuestos sobre la nómina se retengan del cheque de pago de un empleado. los empleadores deben transmitir estas retenciones a varias agencias tributarias. Las deducciones de impuestos de nómina incluyen lo siguiente:

• retención de impuestos federales (basada en tablas de retención en la publicación 15).
• retención de impuestos de seguridad social (6.2 por ciento hasta las ganancias imponibles máximas anuales de $ 127,200 a partir de 2017).
• retención de impuestos de Medicare (1.45 por ciento).
• retención adicional de impuestos de Medicare (0.9 por ciento) para empleados que ganan más de $ 200,000 (este es un nuevo requisito de retención de impuestos a partir del año 2013).
• retención de impuestos estatales.
• varias retenciones de impuestos locales (como impuestos de la ciudad, condado o distrito escolar, seguro estatal por discapacidad o desempleo).

las deducciones voluntarias de nómina se retienen del cheque de pago de un empleado solo si el empleado ha aceptado la deducción. las deducciones voluntarias pagan o contribuyen a diversos beneficios en los que el empleado ha elegido participar. Las deducciones voluntarias de nómina pueden incluir lo siguiente:

• primas de seguro de salud (atención médica, dental y de la vista).
• primas de seguros de vida.
• contribuciones al plan de jubilación (como un plan 401 (k)).
• planes de compra de acciones para empleados (planes espp y esop).
• comidas, uniformes, cuotas sindicales. y otros gastos relacionados con el trabajo.

las deducciones voluntarias se pueden pagar con dólares antes de impuestos o dólares después de impuestos, según el tipo de beneficio que se paga. algunas deducciones antes de impuestos reducen los salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta, mientras que otras deducciones reducen los salarios sujetos a los impuestos de la seguridad social y de Medicare. Las publicaciones 15 y 15-b de irs explican qué beneficios son antes de impuestos para diversos fines, y el software de nómina profesional le ayudará a realizar un seguimiento de todos los cálculos de nómina relacionados con impuestos.

la responsabilidad de los impuestos sobre la nómina continúa incluso después de que se hayan emitido los cheques de pago a los empleados. La empresa es responsable de:

• pagar la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina.
• por depositar dólares de impuestos retenidos de los cheques de pago de los empleados.
• preparar varios informes de reconciliación.
• contabilizar los gastos de nómina a través de sus informes financieros.
• y presentar declaraciones de impuestos de nómina.

las empresas también son responsables de pagar su parte de los impuestos sobre la nómina. Estos impuestos sobre la nómina son un gasto adicional además del gasto del salario bruto de un empleado. La parte del empleador de los impuestos sobre la nómina incluye lo siguiente:

• impuestos de seguridad social (6.2 por ciento hasta el máximo anual)
• impuestos de Medicare (1.45 por ciento de los salarios)
• impuestos federales de desempleo (futa)
• impuestos estatales de desempleo (suta)

fica significa la ley federal de contribuciones al seguro. El impuesto FICA consiste tanto en la seguridad social como en los impuestos de Medicare. La seguridad social y los impuestos de Medicare son pagados tanto por el empleado como por el empleador. cada parte paga la mitad de estos impuestos. en conjunto, las dos mitades de los impuestos fica suman 15.3 por ciento, desglosadas de la siguiente manera:

• seguridad social (el empleado paga el 6.2%)
• seguridad social (el empleador paga 6.2%)
• medicare (el empleado paga 1.45%)
• medicare (el empleador paga 1.45%)

a partir de 2013, se aplica un impuesto adicional de Medicare a los empleados que declaran impuestos como cabeza de familia, soltero o viudo calificado con un hijo dependiente y cuyos salarios de Medicare exceden los $ 200,000. el umbral es mucho más bajo para las personas casadas que presentan declaraciones de impuestos separadas: $ 125,000. El impuesto adicional de Medicare se aplica a los ingresos superiores a $ 250,000 para contribuyentes casados ​​que presenten declaraciones conjuntas.

este es un impuesto solo para empleados. no hay impuesto correspondiente impuesto al empleador.

la parte de los empleados de la seguridad social ha aumentado desde el 4.2 por ciento establecido en 2011 y 2012. esa exención del impuesto sobre la nómina se legisló como parte de la ley de desgravación fiscal de 2010, que luego se extendió por hora 3765 y se extendió nuevamente por hora 3630 . pero la parte de los empleados de la seguridad social volvió al 6.2 por ciento completo en 2013.

los empleadores deben informar sus obligaciones de impuestos sobre la nómina y depositar los impuestos sobre la nómina de manera oportuna. Los requisitos de informes incluyen:

• haciendo depósitos de impuestos federales.
• declaración anual de impuestos federales de desempleo (formulario 940 o 940ez).
• declaración de impuestos de nómina trimestral del empleador (formulario 941).
• declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido (formulario 945).
• declaraciones de salarios e impuestos (formulario w-2).

Los empleadores también tienen requisitos para presentar informes con varias agencias estatales y locales. Los empleadores pueden encontrar enlaces a las agencias tributarias estatales a través del sitio web de la Asociación Americana de Nóminas.

_{originalmente escrito por diana van blaricom, una profesional certificada en recursos humanos (phr). editado y revisado por beverly bird.}