Para no confundirse con los asistentes legales, los secretarios legales desempeñan funciones vitales en las firmas de abogados de todo el país. Si bien los asistentes legales a menudo realizan tareas de abogado bajo la supervisión de un abogado, los secretarios legales deben realizar un seguimiento de todos los detalles que rodean al bufete de abogados.
La ley ha sido y siempre será un mundo de burocracia y semántica. Los abogados deben estar completamente preparados para todos y cada uno de los procedimientos legales. Como tal, los abogados y asistentes legales por igual dependen en gran medida de sus secretarios legales.
¿Qué tipo de habilidades necesitas para ser secretario legal?
El papel de los secretarios legales, también conocidos como asistentes administrativos de abogados o asistentes legales, ha evolucionado en las últimas dos décadas. Como con todo lo demás, la tecnología continúa transformando la oficina legal tradicional.
Los secretarios legales deben trascender los roles convencionales de mecanografía y contestación de teléfonos para supervisar actividades de alto valor entre abogados y clientes y con respecto a los procedimientos legales.
los secretarios legales hacen lo que cualquier asistente administrativo podría hacer, excepto que el mundo legal es un poco más complicado. todos los plazos son prioritarios, y un pequeño detalle pasado por alto podría poner en peligro el caso de un cliente o merecer una acción legal por parte de abogados opositores.
tipos de habilidades de secretaria legal
Las funciones de secretario legal han evolucionado con el tiempo. Estas habilidades lo ayudarán a tener éxito en despachos de abogados individuales y bufetes de abogados.
habilidades tecnológicas
muchos abogados no tienen ni el tiempo ni la experiencia para operar bien la tecnología de la oficina legal. confían en los secretarios legales expertos en tecnología para realizar una variedad de tareas basadas en computadora, tales como: crear hojas de cálculo, preparar presentaciones, auditar hojas de tiempo, administrar facturas, crear / escribir documentos, mantener calendarios y rastrear plazos.
por lo tanto, los secretarios legales que dominan una variedad de aplicaciones de software tendrán la mayor cantidad de oportunidades profesionales. Algunas de las tecnologías más comunes que los secretarios legales deben dominar incluyen:
- software de procesamiento de textos
- microsoft office suite
- presentación
- gestión de la información
- organización de archivos digitales
- software de respaldo de datos
- facturación
- facturación
- transcripción
- publicación de escritorio
- videoconferencia
- gestión de correo electrónico
habilidades interpersonales
Los secretarios legales interactúan diariamente con abogados, asistentes legales, personal, clientes, abogados opositores, personal judicial, vendedores y más.
por lo tanto, las habilidades interpersonales y de comunicación de primer nivel son esenciales. Además del contacto cara a cara, las secretarias se comunican por correo electrónico, teléfono y sistemas de videoconferencia.
- recepción
- etiqueta del teléfono
- comunicación oral
- inteligencia emocional
- iniciativa
- formalidad
- Llevando
comunicación escrita
¿Crees que los abogados componen su propia correspondencia escrita? piensa otra vez. Los secretarios legales son frecuentemente responsables de redactar correspondencia de rutina y memorandos de archivo, además de corregir documentos legales para alegatos, resúmenes, descubrimiento y propósitos transaccionales.
la escritura es una parte integral del trabajo del secretario legal; aquellos que desarrollan fuertes habilidades de escritura serán indispensables para los abogados a los que ayudan.
- composición de correo electrónico
- siguiendo estrictos formatos de documentos
- atención a los detalles
- cartas de presentación
- fuertes habilidades gramaticales
- transcripción
habilidades organizativas
Los abogados están notoriamente desorganizados. Dado que los secretarios legales son el hombre o la mujer “diestra” del abogado, las habilidades organizativas son esenciales para administrar de manera eficiente una práctica legal o un departamento legal corporativo.
Los secretarios legales deben mantener archivos en papel y electrónicos, administrar proyectos, rastrear plazos múltiples, mantener calendarios, programar reuniones, organizar eventos y mantener todo ordenado y accesible.
- atención a los detalles
- gestión de calendario
- gestión de archivos
- gestión de información confidencial
- transcripción
- proceso de empaquetado y envío de documentos legales
- recibir y organizar declaraciones juradas
- Tomar nota
habilidades de transcripción
Las habilidades de transcripción son fundamentales para la práctica de la secretaría. Además de una velocidad de escritura rápida (los requisitos del empleador varían de 50 a 100 palabras por minuto), se requieren habilidades de escucha activa para comprender los archivos de dictado de voz.
Se necesitan habilidades sólidas de gramática, ortografía, vocabulario y lenguaje, así como una comprensión de la terminología legal. Como se mencionó anteriormente, las secretarias deben ser competentes en aplicaciones de procesamiento de textos y equipos de transcripción.
- escucha activa
- mecanografía
- software de procesamiento de textos
- dispositivos de grabación de audio
- memoria
- comunicación escrita
atención a los detalles
La atención al detalle es crítica en la profesión legal. por ejemplo, escribir $ 600,000 en una oferta de liquidación en lugar de $ 60,000 podría costarle a su empresa un cliente. Los secretarios legales manejan las minucias de la práctica legal diaria, y la atención al detalle es importante en casi todas las tareas de secretaría, desde la redacción y corrección de documentos hasta la programación de reuniones y fechas límite de calendario.
- Tomar nota
- atento
- revisión de cuentas
- razonamiento inductivo
- razonamiento deductivo
- entrada de datos
- exactitud
- proactivo
familiaridad con documentos legales y terminología
¿Cuál es la diferencia entre una secretaria y una secretaria legal ? Los secretarios legales están familiarizados con todo lo relacionado con la ley y los procedimientos judiciales. términos como “citación”, “pro se” y “voir dire” no confunden a los secretarios legales.
entienden el matiz del procedimiento legal y saben cómo crear y formatear alegatos, descubrimientos y documentos transaccionales.
- resumen de prueba
- amicus breve
- escrito de apelación
- respuesta breve
- interrogatorios
- proceso de apelaciones
- testamentos y testamentos
- quejas legales, apelaciones y respuestas
- escritura de renuncia
- Garantía escrita
- solicitando citaciones
trabajo en equipo
El trabajo en equipo es crucial para el papel de los secretarios legales en la prestación de servicios legales. En todos los entornos de práctica, desde grandes departamentos jurídicos corporativos hasta profesionales en solitario, los secretarios legales deben formar equipo con abogados, asistentes legales, secretarios, archiveros, vendedores y otros para brindar servicios legales de manera efectiva.
Los secretarios legales más eficientes saben cómo llevarse bien con sus compañeros de trabajo y colaboran con terceros para hacer el trabajo.
- escucha activa
- comunicación oral
- comunicación escrita
- sensibilidad al problema
- colaboración
Habilidades multitarea
La mayoría de los secretarios legales trabajan para más de una persona en más de un archivo.
realizar múltiples tareas simultáneamente debe ser una segunda naturaleza para un secretario legal competente.
saben cómo hacer malabarismos con múltiples tareas y prioridades en competencia y cómo gestionar las crecientes cargas de trabajo en la ocupada oficina legal actual, donde una persona con frecuencia realiza el trabajo de tres.
- atención a los detalles
- gestión del tiempo
- priorización
- delegación
- Planificación
- tolerancia al estrés
habilidades de investigación
Los secretarios legales realizan investigaciones en Internet para una multitud de tareas, como encontrar direcciones, recopilar información del cliente, investigar la competencia y localizar testigos expertos.
muchos secretarios legales, particularmente aquellos en despachos de abogados pequeños, también realizan tareas paralegales, incluyendo investigación legal, verificación de citas y seguimiento de jurisprudencia. Aprender plataformas de investigación jurídica como Westlaw o Lexis / Nexis puede darle una ventaja competitiva.
- comprensión lectora
- entrevistando
- Tomar nota
- notando tendencias
- análisis de los datos
- razonamiento inductivo
- razonamiento deductivo
- software de derecho de investigación
más habilidades de secretaria legal
- solución de problemas
- gestión de redes sociales
- corrección de pruebas
- revisando
- redacción
- ortografía
- uso adecuado de los motores de búsqueda
- reporte escrito
- producción final de manuscritos
- recargos
- desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar (sops)
- plazos
- plurilingüe
- amabilidad
- adaptabilidad
- eficiencia
- pensamiento crítico
- conformidad
- teneduría de libros
- profesionalismo
- Servicio al Cliente
- Resiliencia
- acuerdos previos al juicio
- máquinas de fax
- mantener bibliotecas legales
- administrar archivos de casos
- lexisnexis
- el que marca el paso
cómo hacer que tus habilidades se destaquen
agregue habilidades relevantes a su currículum: asegúrese de resaltar las habilidades anteriores en su resumen e historial de trabajo. Las firmas de abogados se preocupan por su experiencia y atención a los detalles, particularmente en cómo construye su currículum.
resalte las habilidades en su carta de presentación: no desperdicie palabras en su carta. Dado que crear cartas de presentación es una parte importante de su trabajo como asistente legal, cumpla con el punto y demuestre su capacidad de ser claro y directo.
use palabras de habilidad en su entrevista de trabajo: prepárese para discutir los tipos de proyectos que ha administrado en otros roles sin violar la confidencialidad de un cliente en otras firmas de abogados. no tenga miedo de describir cómo utilizó las habilidades anteriores en otros roles fuera del mundo legal si el escenario es aplicable al rol que busca.
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