Habilidades de gestión de nivel 1

El nivel 1 de la pirámide de habilidades de gestión muestra las habilidades básicas que cualquier gerente principiante debe dominar. Es la base de la pirámide de habilidades de gestión, que muestra las habilidades que un gerente debe dominar para tener éxito y muestra cómo estas habilidades de gestión se complementan entre sí para alcanzar el éxito.

Hay cuatro habilidades básicas de gestión que cualquiera debe dominar para tener éxito en un trabajo de gestión. Estas cuatro habilidades básicas son planificar, organizar, dirigir y controlar y se analizan por separado en detalle a continuación.

La planificación es el primer y más importante paso en cualquier tarea de gestión. También es el paso más a menudo pasado por alto u omitido a propósito. Si bien la cantidad de planificación y los detalles requeridos variarán de una tarea a otra, omitir esta tarea es invitar a un desastre seguro, excepto por suerte ciega.

eso es lo que proporciona el viejo adagio de las 6 p de planificación: la planificación y preparación previas previenen el bajo rendimiento (o las 7 p: correcta, previa, planificación, previene, mear, pobre, rendimiento) dependiendo de cómo cuente.

Aunque la mayoría de las personas asocian el término planificación con la planificación comercial general, en realidad existen tres niveles diferentes de planificación:

• planificación estratégica
• planificación táctica
• planificación operacional

y, se utilizan diferentes tipos de planificación para alcanzar niveles y áreas de preparación:

• planificación de desastres
• plan de sucesión
• planificación de crisis
• planificación de compensaciones

Estas son algunas habilidades de muestra que debe tener para planificar de manera efectiva.

• imaginar un estado futuro
• organice mentalmente la misión y visión esenciales que lo llevarán al estado futuro deseado
• determinar una estrategia general que logre el estado futuro deseado
• Seleccione objetivos y actividades a corto plazo que lo llevarán allí

un gerente debe ser capaz de organizar equipos, tareas y proyectos para poder realizar el trabajo del equipo de la manera más eficiente y efectiva. Como gerente principiante, puede organizar un pequeño equipo de trabajo o un equipo de proyecto. Estas mismas habilidades serán necesarias más adelante en su carrera cuando tenga que organizar un departamento o una nueva división de la empresa.

claramente, existe una superposición entre la planificación del trabajo y la organización del mismo. donde la planificación se enfoca en lo que necesita hacer, la organización es más operativa y se enfoca más en cómo hacer el trabajo mejor.

cuando organizas el trabajo, necesitas:

• determinar los roles necesarios para lograr el plan
• asignar tareas a los roles
• determinar el mejor recurso (personas o equipos) para el rol
• obtener los recursos y asignarlos a los roles
• asignar recursos a los roles y delegar autoridad y responsabilidad en ellos.

ya sea que se le haya asignado un equipo pequeño o un proyecto para administrar, los gerentes principiantes también deben poder organizar oficinas y sistemas de datos.

es posible que no pueda mover físicamente a las personas para reunir a su equipo, pero debe considerar la posibilidad. Por otro lado, es posible que necesite mover a varias personas a un espacio pequeño y tendrá que organizar las cosas para que el equipo pueda trabajar de manera efectiva dentro de ese espacio. más adelante en su carrera, es posible que necesite organizar una oficina para acomodar equipos de varios departamentos diferentes y sus necesidades específicas.

También deberá poder organizar todos los sistemas informáticos que manejarán los datos que su equipo necesita para recopilar o distribuir. debe decidir si, por ejemplo, necesita configurar páginas web compartidas en la intranet de la compañía o simplemente una carpeta compartida en el servidor de archivos. decida cómo va a organizar los sistemas para que todos los que necesiten información tengan acceso a ella (y que no esté disponible para aquellos que no deberían verla, como sus competidores).

Si su equipo necesita o produce algo más que información, debe organizarse para que su equipo obtenga lo que necesita, cuando lo necesite, y pueda comunicar a los demás lo que su equipo produce en el momento adecuado.

finalmente, encontrará que rara vez es suficiente para organizar proyectos una vez. Con cambios constantes en los recursos, objetivos y factores externos, generalmente necesitará reorganizarse para ajustarse a ellos.

dirigir es el paso de acción. Usted ha planeado y organizado el trabajo. ahora tiene que dirigir a su equipo para hacer el trabajo. comience por asegurarse de que el objetivo sea claro para todos en el equipo. ¿Todos saben cuál es el objetivo? ¿Todos saben cuál es su papel para llevar al equipo a la meta? ¿Tienen todo lo que necesitan (recursos, autoridad, tiempo, etc.) para hacer su parte?

serás más efectivo en dirigir al equipo hacia tu meta si tiras (lideras) en lugar de empujar (siéntate y da órdenes). desea motivar a las personas de su equipo y ayudarlas e inspirarlas hacia los objetivos del equipo.

cuando dirige el trabajo del equipo, necesita:

• proporcionar una dirección clara para que el equipo pueda tener éxito
• asegúrese de que los miembros del equipo tengan claro el papel que deben desempeñar para que el equipo tenga éxito
• Proporcionar la menor cantidad de dirección al equipo para que el equipo esté capacitado para tener éxito
• Proporcionar inspiración y seguimiento para mantener una presencia en apoyo del equipo.

algunos escritores intentan “suavizar” esta habilidad de gestión básica llamándola “coordinar” o términos similares. Sin embargo, el término más fuerte, control, es esencial para que el gerente pueda controlar las actividades del equipo.

En los pasos anteriores, planificó el trabajo, organizó los recursos para que suceda de manera más eficiente y dirigió al equipo para que comenzara a trabajar. en el paso de control, monitorea el trabajo que se realiza. compara el progreso real con el plan. verifica que la organización funciona como la diseñó.

Si todo va bien, no necesita hacer nada más que monitorear. sin embargo, eso rara vez sucede. un empleado se enferma, el ordenamiento de la base de datos tarda más en cada iteración de lo previsto, un competidor clave baja sus precios, un incendio destruye el edificio de al lado y tiene que evacuar durante varios días, o algún otro factor afecta su plan.

cuando controlas el trabajo, necesitas:

• monitorear el progreso del equipo y los proyectos
• Asegurarse de que cada rol sea realizado por un empleado
• establecer estándares de rendimiento y calidad
• ayudar al equipo a resolver problemas y eliminar barreras para su éxito
• proporcionar comentarios sobre las acciones tomadas y el progreso del equipo
• Proporcionar recompensas y reconocimiento por los éxitos y el progreso del equipo.
• hacer ajustes a las decisiones tomadas en las fases de planificación, organización y dirección según sea necesario

en el paso de control, establece estándares de rendimiento y calidad y luego supervisa para asegurarse de que se cumplan. hay tantas herramientas disponibles como cosas que necesita monitorear.

• herramientas de programación: una serie de herramientas de software le permiten ingresar su programación y luego actualizar el progreso regularmente. el programa resaltará los cambios en el cronograma para que pueda identificar la acción correctiva que debe tomar.
• controles financieros: como gerente, generalmente tendrá un presupuesto. Los informes del departamento de finanzas le permitirán saber cómo su gasto (en personas y otros recursos) coincide con el plan.
• control de personas: debe asegurarse de que todas las personas de su equipo estén funcionando según lo planeado. Si no lo son, debe encontrar y solucionar la causa. ¿No entienden el objetivo? ¿No tienen algún recurso o habilidad que necesitan? ¿Es la tarea demasiado grande para ellos y necesita ser modificada o asignada a un recurso diferente? su trabajo como gerente significa dar retroalimentación a los miembros de su equipo sobre cómo su desempeño cumple con el plan. cuando no es así, debe tomar medidas correctivas.