Gestión de eventos vs. Planificación

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

La gestión de eventos y la planificación de eventos con frecuencia se intercambian de manera intercambiable a pesar de que son dos cosas muy diferentes. En pocas palabras, la planificación y la gestión no son lo mismo. Si bien los conjuntos de habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas. crea problemas para aquellos que tratan con clientes que creen erróneamente que necesitan un administrador de eventos cuando lo que necesitan es un planificador de eventos. y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los gerentes de eventos también manejan la planificación de eventos.Así que aclaremos la confusión porque es importante que usted y sus clientes tengan la misma comprensión.

¿lo que hay en un nombre?

La industria de planificación de eventos es sede de numerosos títulos de trabajo y descripciones de trabajo. planificador de eventos, planificador de reuniones, coordinador de eventos, planificador de convenciones y gerente de eventos, por nombrar solo algunos. La lista parece interminable. A medida que la industria crece, también lo hace la lista de funciones de trabajo.

Si bien el crecimiento del trabajo siempre es algo bueno, la gama de funciones de trabajo de planificación de eventos y los títulos de trabajo de gestión de eventos pueden ser confusos para los que comienzan en la industria. Es igualmente frustrante para los profesionales experimentados que se enfrentan a clientes que no comprenden los servicios ofrecidos.

evento planeado

Comencemos con la planificación de eventos. La palabra clave operativa aquí es planificación . Todos los eventos, desde despedidas de soltera hasta celebraciones de cumpleaños históricas y grandes reuniones corporativas, comienzan con un plan de algún tipo. Las discusiones iniciales con los clientes con respecto a ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas de presupuesto son parte del proceso de planificación del evento.

La planificación de eventos comienza desde el principio, desde las primeras etapas del concepto y continúa hasta el evento real. y, sinceramente, durante algunas semanas después del evento, los planificadores de eventos envuelven los detalles y manejan los elementos de seguimiento. La planificación de eventos implica trabajar estrechamente con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente de la reunión y cumpla con el objetivo del evento. los clientes que contratan a un planificador de eventos contratan a alguien para planificar todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y para ver ese evento hasta su finalización.

Las responsabilidades de planificación de eventos pueden incluir, entre otras:

  • seleccionar un tema general para el evento
  • desarrollar un presupuesto
  • seleccionando un lugar
  • negociación de contratos hoteleros
  • contratación de vendedores externos
  • planeando el menú
  • contratar a un proveedor
  • organizar oradores invitados o entretenimiento
  • coordinando el transporte
  • elegir el esquema de color
  • desarrollo de invitaciones

La planificación de eventos es todo lo que se necesita para organizar un evento. Esta función cae bajo el paraguas más amplio de la gestión de eventos.

gestión de eventos

Cada tipo de evento se compone de numerosas partes que encajan como piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento. Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas que se unen en el momento y el lugar correctos, sin problemas, de manera eficiente y de acuerdo con el plan. Este proceso se llama gestión de eventos. Es, en términos simples, la gestión de proyectos del evento en sí.

La gestión de eventos implica la creación, coordinación y gestión de todos los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto. Algunos aspectos de la gestión de eventos pueden incluir, entre otros:

  • reservar una ubicación para un evento
  • coordinar vendedores externos
  • desarrollar un plan de estacionamiento
  • diseño de planes de contingencia de emergencia
  • Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
  • personal administrativo responsable de cada función
  • supervisar la ejecución de un evento
  • seguimiento del evento
  • resolver situaciones de eventos en el sitio

los gerentes de eventos y los planificadores de eventos trabajan juntos

definir estas dos funciones es un desafío porque, no solo están estrechamente relacionadas, las responsabilidades a menudo se superponen. los planificadores de eventos individuales pueden ofrecer servicios de gestión de eventos, y los gerentes de eventos también pueden ofrecer planificación de eventos. todo depende del planificador individual o del equipo de gestión de eventos corporativos, el lugar y el evento en sí.

Es importante comprender las diferencias entre los dos y determinar qué servicios proporcionará. por ejemplo; si ofrece servicios de planificación de eventos para un evento a gran escala, trabajará con un gerente de eventos que coordinará sus servicios con los del gerente de catering, el equipo audiovisual, etc., definirá su función y los servicios que proporcionará y se comunicará claramente estos a clientes potenciales para evitar cualquier confusión durante el proceso de planificación.