Formulario W-4 Información para empleadores

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todos los empleados que trabajan en los EE. UU. deben completar un formulario w-4 para que el empleador sepa cuánto retener del cheque de pago del empleado por los impuestos federales sobre la renta. el empleado debe indicar:

  • estado civil
  • cantidad de derechos de emisión
  • importes de deducción adicionales

la nueva ley de reforma fiscal (2017) y su efecto en los formularios w-4

La ley de reforma tributaria de 2017 ha realizado cambios importantes que afectarán la retención de empleados. Muchos de sus empleados pueden querer cambiar su forma w-4 para evitar pagar demasiadas retenciones. El IRS ha emitido lo que es (esperamos) un borrador final de la versión 2020, que actualmente está en estado propuesto y no debe usarse hasta que esté finalizado.

el formulario 2020 (cuando finalmente se apruebe) debe usarse para los empleados contratados después de 2019 y para cualquier cambio de empleado a su formulario w-4 después de 2019.

cómo ha cambiado el nuevo formulario w-4

Algunos cambios observados en el nuevo formulario 2020 w-4 incluyen:

  • Un nuevo título para este formulario. ahora es el “certificado de retención del empleado”.
  • los subsidios ya no se usan. en el pasado, los subsidios estaban vinculados a exenciones personales, pero estas exenciones ya no se pueden reclamar.
  • un nuevo estado civil de “cabeza de familia”
  • un ajuste para hogares que tienen múltiples trabajadores
  • dos hojas de trabajo para ayudar a los empleados a calcular la retención
  • los empleados no pueden retener un porcentaje fijo o un monto en dólares. deben usar tablas w-4 e irs y métodos de retención.

no puede ayudar a un empleado con un formulario w-4. pero puede dirigir al empleado a la calculadora de retención de IRS que lo guiará a través del proceso.

¿Cuándo se debe completar un w-4 en el alquiler?

un empleado debe completar el formulario de contratación antes de que se le proporcione el primer cheque de pago. El IRS dice que los empleadores están obligados a implementar un nuevo W-4 al comienzo del primer período de nómina que finaliza en o después del día 30 desde la fecha en que usted (el empleador) lo recibió. 

Aquí hay un ejemplo. josie te da un nuevo w-4 el 10 de noviembre; le pagan el 15 y el 30 de cada mes. debe configurar su registro de empleado y pagarle utilizando el formulario w-4 antes de la nómina del 15 de diciembre. por supuesto, es posible que pueda implementarlo antes, pero eso no es obligatorio. 

El formulario w-4 es un formulario en el proceso de contratación de nuevos empleados. use esta lista de verificación para nuevos empleados para asegurarse de que no le falte nada.

cambiando un w-4

los empleados pueden cambiar los montos en un formulario w-4 en cualquier momento y con la frecuencia que deseen. El requisito de implementación del cronograma anterior debe seguirse para los cambios, así como para las nuevas contrataciones.

no hay límite de tiempo para cuánto tiempo un w-4 permanece en vigencia; permanece vigente hasta que el empleado lo cambie. al finalizar, el w-4 continúa vigente para la retención de impuestos fica por pagos realizados después de la fecha de finalización. 

el w-4 más reciente debe ser firmado por el empleado y guardado en la carpeta de nómina del empleado para verificar el monto de la retención del impuesto federal sobre la renta.

Si un empleado desea hacer un cambio a un w-4 para obtener un bono u otro cambio de pago único, debe avisarle con suficiente antelación para que puedan planificar el cambio de w-4 con la misma nómina que El bono. 

¿Puedo aceptar formularios w-4 por teléfono o correo electrónico?

no, no puede aceptar información de un empleado sobre un formulario w-4 nuevo o modificado por teléfono o correo electrónico. la única forma de realizar un cambio es completando y firmando el formulario w-4 en persona o por correo. 

es posible que pueda aceptar información de w-4 electrónicamente, a través de sistemas electrónicos que cumplan con las regulaciones de irs.

estados de EE. UU. y formularios w-4

muchos estados de EE. UU. usan su propia variación del formulario w-4 para registrar los montos de retención de los estados. y algunos estados no permiten la captura electrónica de información w-4.

su estado puede haber cambiado su versión del formulario w-4. consulte con la autoridad fiscal de su estado para ver si le permiten usar el formulario federal w-4.

problemas con los formularios w-4

un formulario w-4 puede ser inválido por varias razones, incluyendo que carece de la información requerida, falta una firma, o si el formulario ha sido modificado, o si cree que un w-4 no es válido, debe continuar retener en base al anterior w-4. Si la forma inválida w-4 es la primera, el IRS dice que debe retener como único con cero permisos.