¿Estás buscando un trabajo de catering? en caso afirmativo, aquí hay una plantilla de muestra sobre cómo escribir una carta de propuesta de catering perfecta que le otorgará contratos de eventos.
¿Qué es una carta de propuesta de catering?
Una carta de propuesta de catering es una cotización de los servicios que un proveedor de servicios de comida quiere brindar a un posible cliente. Esta carta generalmente se crea después de una reunión preliminar con el posible cliente para que se puedan acordar ciertos acuerdos anticipados, como los acuerdos de precio y servicio.
tener la capacidad de elaborar un presupuesto no significa que pueda redactar un contrato de restauración. debe demostrarle a su cliente potencial que es minucioso y que puede confiar en que brindará los servicios que necesita.
Los objetivos de una propuesta comercial típica son: presentarse, destacar sus productos y / o servicios, describir los costos y convencer al cliente de que usted es la opción correcta para el trabajo o en el que vale la pena invertir. legalmente vinculante, una propuesta de catering es un documento exploratorio y aún puede modificarse mediante negociaciones adicionales.
debe saber que no hay una talla única para todas las propuestas de contrato, ya que se espera que adapte su propuesta a las necesidades del cliente al que se dirige. Nunca es una buena idea enviar a todos los posibles clientes la misma carta de ventas. Es mucho más probable que los clientes acepten una propuesta diseñada solo para ellos que una que tenga una sensación general.
tenga en cuenta que antes de redactar una carta de propuesta, generalmente existe la necesidad de una primera reunión entre la empresa de catering y el cliente. El propósito de esta reunión no es establecer un menú o arreglo final, sino aprender todo lo que pueda sobre las necesidades del cliente potencial para que pueda abordarlas en su propuesta. También puede tener esta conversación en una cadena de correo electrónico.
Esta también es una buena oportunidad para aclarar lo que no puede hacer, por lo que si el cliente desea algo fuera del alcance de sus servicios, como una fuente de chocolate o una escultura de hielo, puede ahorrarles a ambos el tiempo y el esfuerzo de pasar tiempo en una propuesta que no se adaptará al cliente.
a continuación se detallan los elementos básicos que deben aparecer en la carta de propuesta de contrato si siempre desea ganar contratos de catering.
cómo escribir una carta de propuesta de catering perfecta para obtener contratos
- la carta de presentación
la primera sección de una carta de propuesta suele ser una carta de presentación. Esta carta de presentación es un breve resumen de su empresa, incluyendo el nombre del evento y su fecha, hora y ubicación. También debe incluir la garantía mínima de conteo de invitados. Además, la carta de presentación debe contener una breve descripción de los servicios que el proveedor proporcionará para el evento. La carta de presentación solo se usa para presentar los hechos en breve para que su cliente pueda tener una idea breve de su trabajo.
2. su menú, artículos y sus cargos
La siguiente sección de la carta de propuesta es donde ahora puede resaltar los alimentos y bebidas específicos que el cliente potencial ha elegido y los cargos por los artículos. el proveedor debe enumerar aperitivos, ensaladas, panes, platos principales y postres a menos que el proveedor ofrezca ofertas combinadas.
Si el cliente expresó su preocupación por el presupuesto, incluya múltiples opciones de precios que muestren lo que puede hacer por un precio mínimo y lo que puede hacer por un poco de dinero extra. puede presentar esta información como posibles paquetes de menú, o como una comida sencilla con posibles complementos.
3. costo total de la mano de obra
sus costos de mano de obra no deben ser superiores al 33 por ciento del precio que cotiza al cliente. incluir costos de producción para preparar la comida fuera del sitio. indique explícitamente en su propuesta si el precio del menú sugerido también incluye el costo de instalación, desglose y servicio.
Si estos costos no están incluidos, desglosarlos por separado por hora o por tarea, sin embargo, tiene más sentido que cobre. si los está enumerando por hora, proporcione una estimación de cuánto tiempo espera que tomen. trate de anticipar variables que puedan afectar el tiempo general. Por ejemplo, si tiene que tomar un ferry para llegar al lugar, los horarios del ferry pueden no coincidir con las comidas, por lo que pasará más tiempo esperando.
4. ropa de cama, centros de mesa y cargos adicionales
esta sección es donde puede establecer los precios de alquiler de ropa de cama, centros de mesa, cubiertos, vajillas, platos para servir y más. debe enumerar los precios por artículo o juntar artículos similares en grupos. Además, el proveedor debe enumerar todos los costos laborales para la entrega y el personal necesario para realizar todas las tareas contractuales requeridas. El costo de la mano de obra suele ser una cantidad por hora multiplicada por la cantidad de horas y miembros del personal.
asegúrese de incluir horas de mano de obra extra para manipular los platos, en función de si tiene que rasparlos o lavarlos. Si proporciona platos de papel, tenedores y servilletas, especifique si están incluidos en el precio o si hay un costo adicional para ellos. si necesita alquilar equipos como chafers, refrigeradores y cafeteras, incluya también estos precios en la propuesta, junto con cualquier margen de beneficio que tenga sentido para su negocio.
5. presupuesto total: el presupuesto total es simplemente una lista de todos los cargos para cada sección anterior y el total general. un proveedor también puede incluir un monto de depósito para comenzar los preparativos para el evento. Al hacer esto, asegúrese de no calcular mal.
6. políticas de la empresa
Las políticas de la empresa de catering implican el requisito de conteo mínimo para los huéspedes, la garantía de los servicios, los formularios aceptables y las condiciones de pago y cualquier otro detalle que el proveedor considere necesario para que el posible cliente acepte en la carta de propuesta por escrito. tenga cuidado de que las políticas de su empresa no sean tan rígidas para no asustar a los clientes.
7. firma y métodos de pago
En esta área, el proveedor debe colocar una declaración de acuerdo desde la perspectiva del cliente y una línea para su firma. Además de esto, un área para la información de pago del cliente debe estar debajo de esta sección para su aprobación.
- Nota
mientras que una propuesta de catering no es un contrato de catering, y de ninguna manera es vinculante, pero debe asegurarse de que cada artículo que necesita esté incluido en la propuesta. agregar artículos de último minuto lo marcaría como poco serio y claramente le puede costar el contrato. Es por eso que necesita hacer una investigación adecuada sobre el tipo de evento que organizaría antes de pensar en escribir una propuesta.
su propuesta de catering puede obtenerlo o denegarle un contrato de catering, por lo que debe tomarse su tiempo mientras lo redacta, y debe esforzarse por enviarlo con el membrete de su carta comercial.
