El formato adecuado de carta comercial

El uso del formato de carta comercial adecuado en sus comunicaciones comerciales transmite una sensación de profesionalismo y puede causar la primera impresión correcta con un nuevo contacto comercial. Con el software de procesamiento de texto, es bastante fácil crear una carta con el formato correcto.

Las cartas comerciales en los Estados Unidos pueden seguir uno de los cuatro formatos de cartas comunes. los cuatro formatos son aceptables, pero el bloque es el más común.

formato de letra de molde: el formato de letra de molde común tiene todo el texto al ras con el margen izquierdo. los párrafos están a doble espacio y todas las líneas de texto tienen un solo espacio. los márgenes son una configuración estándar de procesador de textos de una pulgada.

formato alternativo de letra de molde: el formato alternativo de letra de bloque mueve la dirección del remitente, la fecha, el cierre, la firma, el nombre y el título al lado derecho de la página.

formato de letra semibloque: la única diferencia entre semibloque y bloque es que la primera línea de cada párrafo está sangrada en semibloque.

formato de letra simplificado: este formato toma las mismas propiedades de la letra de molde con una excepción: se elimina el saludo o saludo. Es un formato útil cuando no se sabe si el género del destinatario es masculino o femenino.

• dirección de devolución: si tiene membrete de la empresa, puede omitir esta sección. incluya su dirección comercial completa y el nombre comercial legal correcto. También puede incluir su dirección de correo electrónico o número de teléfono.
• fecha: siga el formato mes-día-año (a diferencia del formato día-mes-año que prevalece en Europa). actualice su fecha a la fecha de envío real de la carta.
• nombre y dirección del destinatario: incluya el nombre completo y la dirección de la persona a la que le envía la carta. el título del destinatario también se puede agregar.
• saludo: para el saludo, use “querido” seguido de 1) el nombre completo de la persona o 2) el Sr. o ms. y su apellido termina el saludo con dos puntos.
• asunto: indicar claramente el asunto de la carta ayuda a su destinatario a determinar rápidamente el contexto de la carta.
• cuerpo: el cuerpo de la carta debe comenzar con una introducción general de quién es usted y el propósito de la carta. párrafos adicionales proporcionarán detalles relacionados con el propósito de la carta. cierre el cuerpo con un llamado a la acción: una oración que alienta al destinatario a hacer lo que usted quiere que haga. cada carta comercial debe ser concisa, teniendo en cuenta el tiempo limitado de su lector.
• cierre: aquí puede elegir cualquier opción formal como “saludos cordiales” o “sinceramente”.
• firma: firma tu nombre con el mismo nombre que estás usando en la carta.
• nombre y título: incluya su nombre completo y cargo.
• adjuntos y cc: si está enviando documentos adicionales, escriba “adjuntos:” seguido de descripciones de esos documentos. si al menos otra persona también recibe una copia de la carta, incluya cc: (para copia al carbón , una referencia a un método antiguo de hacer copias de cartas usando papel carbón) y proporcione el nombre (s) del otro destinatario ( s)

puede simplificar un poco el proceso de creación de una carta comercial utilizando su programa de procesamiento de textos. en Microsoft Word, haga clic en el archivo y seleccione nuevo de la plantilla …, desplácese hacia abajo y haga doble clic en la carta comercial. Tendrá que agregar manualmente algunos de los elementos anteriores si elige usarlos.