Cada empresa, pequeña o grande, debe tomar una decisión sobre cómo y cuándo registrar los ingresos y gastos. Las dos opciones para esta grabación se denominan “efectivo” y “acumulación”. la decisión de usar efectivo o contabilidad de acumulación tiene grandes efectos en su declaración de impuestos comerciales y, en última instancia, en sus resultados.
a efectos fiscales, deberá tomar esta decisión para su negocio antes de presentar su primera declaración de impuestos comerciales. si ya está en el negocio, puede cambiar de efectivo a devengo o devengado a efectivo.
cambios en la ley fiscal y opciones contables
Los recortes de impuestos y la ley de empleo de 2017 allanaron el camino para un cambio en la opción de seleccionar la contabilidad de efectivo en lugar de la acumulación. ahora, más pequeñas empresas pueden optar por utilizar la contabilidad de efectivo. En el pasado, las empresas que tenían inventario debían usar la contabilidad de acumulación, pero al 31 de diciembre de 2017, las empresas con ingresos de $ 25 millones o menos en los últimos tres años pueden usar la contabilidad de efectivo.
Cómo funciona la contabilidad de caja
En la contabilidad de caja, una transacción se registra cuando el dinero realmente cambia de manos. los ingresos se registran cuando recibe el dinero y los gastos se registran cuando se pagan.
ejemplo 1: para una transacción de ingresos , si realiza un servicio y factura a un cliente, registra los ingresos para fines de contabilidad de efectivo solo cuando ha recibido el pago por ese servicio. si envía una factura el 12 de agosto y no recibe el pago hasta el 1 de septiembre, registra el pago el 1 de septiembre.
ejemplo 2: para una transacción de gastos, es posible que reciba una factura por el servicio telefónico, pero en la contabilidad de efectivo, no registra el gasto hasta que realmente haya pagado la factura . Si recibe una factura el 15 de agosto y no paga la factura hasta el 1 de septiembre, no registra el gasto hasta el 1 de septiembre.
cómo funciona la contabilidad de periodificación
En la contabilidad de periodificación, la transacción se registra cuando se gana (establecida) enviando una factura o recibiendo una factura.
en el ejemplo 1: para una transacción de ingresos, utilizando el método de acumulación, registraría los ingresos cuando el trabajo esté completo o se haya recibido el producto; es decir, te has ganado el pago. En los ejemplos anteriores, los ingresos que recibe se registran cuando envía la factura, a pesar de que todavía no se le ha pagado. el gasto se registra cuando recibe la factura, aunque no haya pagado.
en el ejemplo 2: para una transacción de gastos. cuando recibe una factura por un gasto, se considera un gasto a efectos fiscales. para que pueda deducirlo ese año, incluso si aún no ha pagado la factura.
Pros y contras de la contabilidad en efectivo frente a la acumulación
cash pro y contra: la contabilidad de efectivo es más fácil de recordar y registrar, ya que sigue a su cuenta corriente comercial. cuando se registra una venta en su cuenta corriente, se registra en su negocio. pero el método de contabilidad de efectivo puede no mostrar la imagen real de su actividad comercial ya que el mes en que estuvo ocupado o lento es diferente del mes en que recibió el dinero.
devengo pro y contra: la contabilidad de acumulación es más confusa, pero muestra su actividad comercial mensual con mayor precisión.
establecer su método de contabilidad
La mayoría de las pequeñas empresas utilizan el método contable en efectivo porque es más simple y más fácil determinar cuándo registrar los ingresos y gastos. debe usar el método de acumulación si
- su negocio tiene ventas de más de $ 5 millones por año o
- su negocio almacena un inventario de artículos que venderá al público y sus ingresos brutos superan los $ 1 millón por año.
el irs dice:
“en general, si produce, compra o vende mercancías, debe mantener un inventario y utilizar un método de acumulación para las ventas y compras de mercancías”.
El inventario incluye cualquier mercancía que venda, así como suministros que se convertirán físicamente en parte de un artículo destinado a la venta.
transacciones de fin de año y método contable
Al final de su año fiscal, el efectivo y la contabilidad de acumulación deben considerarse en el momento de las transacciones. aquí es cómo:
- ingresos si está contabilizando devengo y desea ingresos en el año en curso, envíe facturas antes de fin de año. Si desea retrasar los ingresos, no envíe facturas hasta después del comienzo del próximo año. para la contabilidad de efectivo, pague la factura en el año cuando espere el ingreso total más bajo.
- gastos asume los gastos en el año en que desea que se contabilicen esos gastos, para minimizar sus impuestos. no necesariamente tiene que pagar la factura en ese año si está utilizando la contabilidad de acumulación.
facturas incobrables / deudas incobrables
según el método de acumulación, si tiene clientes que no le han pagado, puede cancelar o reducir sus impuestos por estas deudas incobrables.
Por ejemplo, supongamos que tiene un cliente que facturó en febrero. Usted ha hecho repetidos intentos de cobrar el dinero y finalmente ha decidido que este cliente no va a pagar. Si está utilizando el método de contabilidad de acumulación, ya ha registrado la venta. antes de fin de año, puede tomar esta cantidad no cobrable de sus ingresos, reduciendo así sus ingresos brutos y su obligación tributaria.
cómo cambiar tu método de contabilidad
una vez que haya establecido su método de contabilidad comercial, generalmente debe obtener su aprobación para realizar un cambio al otro tipo. Esto se debe a que la forma en que trata los diferentes tipos de ingresos y gastos debe ser coherente a efectos fiscales. Si solo está corrigiendo un error, no necesita su aprobación.
sin embargo, necesitará su aprobación si desea cambiar:
- de efectivo a devengo o devengado a efectivo,
- de una manera de valorar el inventario a otra (fifo, lifo u otro método de valoración), o
- de un método de depreciación a otro.
Puede presentar el formulario 3115 para hacer cualquiera de estos cambios. necesitará un número de cambio designado (dcn) que describa el tipo de cambio que desea realizar. Puede encontrar una lista de estos dcn en las instrucciones del formulario 3115.
para más información
Para obtener más información sobre las restricciones de los métodos contables de IRS, consulte esta sección de la publicación 538 de IRS: períodos y métodos contables.
descargo de responsabilidad: la información en este artículo no pretende ser asesoramiento fiscal o legal. Si no está seguro sobre qué método de contabilidad seleccionar o si desea hacer un cambio en su método de contabilidad, consulte primero con su asesor fiscal profesional.
