la división de salarios y horas del departamento de trabajo y las normas laborales justas obligan a las empresas a mantener registros de cheques de pago y otra documentación de los empleados. El servicio de rentas internas también requiere que mantenga registros de la nómina de todos los empleados actuales durante un mínimo de seis años después de que termine el empleo. Los empleadores deben realizar un seguimiento de la compensación y el tiempo libre.
¿Qué registros de sueldo deben mantener los empleadores?
normalmente mantendría la mayoría de los registros requeridos por la ley en el curso de los negocios, por lo que el cumplimiento no debería tomar muchos pasos adicionales. revise los registros que ya tiene para asegurarse de cumplir con los requisitos de irs y flsa.
Los registros se pueden mantener en cualquier forma, incluso electrónicamente. Para todos los empleados no exentos y aquellos cubiertos por los requisitos de salario mínimo, necesitará:
- información personal, incluido el nombre del empleado, el domicilio, la ocupación, el sexo y la fecha de nacimiento si es menor de 19 años
- la hora y el día en que comienza su semana laboral
- total de horas trabajadas cada día laboral y cada semana laboral
- ganancias totales diarias o semanales en tiempo real
- tarifa de pago regular por hora para cualquier semana cuando se trabajen horas extras
- pago total de horas extras por la semana laboral
- salarios totales pagados en cada período de pago
- fecha de pago y período de pago cubiertos.
empleados no exentos
a los empleados no exentos se les debe pagar al menos el salario mínimo y recibir horas extras por cualquier hora trabajada más de 40 por semana. a partir del 30 de noviembre de 2016, un empleado podría estar exento si se le paga al menos $ 455 por semana a cambio de un salario y si realiza ciertas tareas laborales. Estas tareas suelen ser administrativas, ejecutivas o de gestión.
el pago en tiempo real es el que se gana durante las primeras 40 horas en una semana laboral.
empleados exentos
los registros requeridos para los empleados exentos difieren de los de los trabajadores no exentos, y se requiere información especial para los empleados domésticos, para los empleados que trabajan bajo acuerdos de pago poco comunes, para los empleados a quienes se les proporciona alojamiento u otras instalaciones, y para los empleados que reciben educación correctiva. Si alguno de sus trabajadores cae en estas categorías, consulte con un abogado.
formas que debes conservar
Además de los registros de cheques de pago, debe mantener algunos otros documentos en archivo para cada empleado.
- una copia firmada de su formulario w-4 que muestra la retención federal. los empleados pueden cambiar este formulario en cualquier momento, así que asegúrese de mantener el formulario más reciente en la parte superior.
- una copia de cualquier formulario en el que un empleado haya autorizado deducciones de pago, incluidos beneficios y donaciones especiales como united way u otras organizaciones benéficas.
- una copia del formulario de solicitud original del empleado y cualquier documento de respaldo, como un currículum o transcripciones.
- registros de cambios en los niveles de pago, incluidas promociones o degradaciones, y los motivos de estas acciones.
¿Cuál es la mejor manera de mantener registros de cheques de pago?
Los registros de cheques de pago, incluidos los que documentan todas las horas, los trabajos, los cambios en el estado de pago y las tasas de pago, deben mantenerse en un archivo separado para cada empleado.
También debe mantener registros de todos los cambios realizados en los pagos y beneficios de los empleados, incluidos los consentimientos de los empleados. debe tener un consentimiento por escrito en el archivo para cualquier deducción del pago de un empleado con la excepción de los impuestos y embargos de fica.
¿A quién se le permite ver los registros de los empleados?
La mayoría de las empresas mantienen registros de los empleados en un área restringida y permiten el acceso solo a las personas que podrían necesitar revisarlos debido a su posición o puesto de trabajo. designar qué empleados de la compañía pueden ver los registros de los empleados. el acceso generalmente está restringido a aquellos en el departamento de recursos humanos y gerentes y ejecutivos por encima de cierto nivel.
los registros de empleados nunca deben eliminarse de la sala de registros. en una empresa muy pequeña, es posible que desee mantener estos registros en su oficina personal o en la oficina de su tenedor de libros si tiene su propio espacio segregado. Los empleados deben poder ver sus propios registros, pero es posible que desee que alguien se quede en la habitación con el trabajador mientras ella está viendo su documentación.
Si tiene más de unos pocos empleados, es posible que desee configurar una política de acceso a los archivos de personal para que los empleados de recursos humanos sepan cómo responder a las solicitudes.
varios auditores federales y estatales pueden tener acceso a los registros de los empleados para fines de auditoría. puede solicitar una orden judicial antes de permitir que un auditor acceda a los registros de los empleados.
Los abogados que representan a los empleados en demandas pueden tener acceso en ciertos casos específicos. un funcionario de alto nivel o el abogado de la compañía deben verificar la solicitud del abogado antes de permitir que se vean los registros, y también podría ser necesaria una orden judicial o citación en este caso.
