es posible que haya escuchado a su contador hablar sobre “hacer la nómina” o “impuestos sobre la nómina”. nómina es un término general utilizado para varios tipos de operaciones relacionadas con el pago de empleados y el pago de impuestos relacionados con la nómina debido a agencias federales y estatales.
¿Qué es la nómina?
la nómina es una acción que realizan las empresas con empleados. Es el proceso por el que pasa la compañía para pagar a los empleados. El término nómina tiene varias partes diferentes:
- el cálculo y la distribución de cheques de pago (físicos o electrónicos) a los empleados cada día de pago, como en “terminé de pagar la nómina ayer”.
- los registros financieros de salarios y retenciones de empleados, retenciones, deducciones, bonificaciones, pago por tiempo no trabajado (días festivos, vacaciones, enfermedad, etc.) y otros elementos en los cheques de pago de los empleados
- También puede significar el registro de las ganancias totales de todos los empleados de una empresa en un año fiscal.
cómo “hacer nómina”
los empleados son contratados para realizar un trabajo específico a una tasa de pago específica. A algunos empleados se les paga un salario, que es la misma cantidad cada día de pago. a otros empleados se les paga por hora, por lo que su pago por el período de pago cambia según la cantidad de horas trabajadas. Las horas extra pueden incluirse en el pago de un empleado que trabaja más de un número específico de horas a la semana. Este monto se denomina salario bruto del empleado. Todos los cálculos en el proceso de nómina se basan en el monto de pago bruto para ese período de pago.
luego, en una fecha regular determinada por la compañía, se les paga a estos empleados. (a algunos empleados se les puede pagar en diferentes momentos, dependiendo de su estado. por ejemplo, a los empleados asalariados se les puede pagar dos veces al mes, mientras que a los empleados por hora se les puede pagar todas las semanas.
Después de calcular el pago del empleado, el empleador debe retener los impuestos de fica (seguro social y medicare) y los impuestos federales y estatales sobre la renta de cada cheque de pago. el empleador también puede deducir otras cantidades del cheque de pago. Estos pueden incluir un plan de jubilación y contribuciones al plan de salud, cuotas sindicales y contribuciones caritativas.
pero “hacer la nómina” aún no está completo. después de que el empleador distribuya los cheques de pago (o use el depósito directo), se deben hacer otros cálculos.
El empleador debe calcular y reservar las cantidades deducidas del pago del empleado, que se pagarán más adelante. el empleador también debe reservar una cantidad para la contribución del empleador a los impuestos fica y para los impuestos de desempleo.
Mantenimiento de registros
“hacer nómina” también incluye el mantenimiento de registros. Se debe mantener un registro separado para cada empleado, que muestre los montos pagados por cada período de pago, para los informes de fin de año. También se deben mantener registros de las autorizaciones de los empleados y cualquier cambio en el pago.
El registro general de todos los cálculos para todos los empleados se denomina registro de nómina. Este registro muestra todos los montos de sueldos y salarios para cada período de pago y los totales del año. Si tiene un programa de nómina como parte de su sistema de contabilidad empresarial, el registro de nómina es parte de ese sistema. los totales se introducen en los estados financieros generales de su negocio.
Los cálculos de nómina para un empleado individual a lo largo del tiempo se denominan registro de ganancias. Además del registro de ganancias, todos los documentos relacionados con el pago, las deducciones y las retenciones de ese empleado deben mantenerse durante el empleo de la persona.
si todo esto suena complicado, lo es. Es por eso que muchos empleadores subcontratan la nómina, enviándola a un servicio de procesamiento de nómina oa un contable o contador.
términos relacionados
- Los impuestos sobre la nómina son aquellos impuestos que deben pagarse a las autoridades fiscales federales y estatales como resultado del pago a los empleados (como los impuestos fica y los impuestos de desempleo). El IRS define estrictamente los impuestos sobre la nómina como impuestos fica (seguridad social y medicare), pero el término se usa a menudo en el sentido general.
- El procesamiento de la nómina describe la preparación de los cheques de pago (incluidas las retenciones y deducciones), la distribución de los cheques de pago y el pago y la transferencia de los impuestos sobre la nómina. Las opciones para el procesamiento de la nómina incluyen hacerlo usted mismo con un software de contabilidad, contratar a un contable o contratar un servicio de nómina.
