Construyendo el libro mayor para su pequeña empresa

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

la frase “mantener los libros” se refiere a mantener un libro mayor, el registro contable principal de su negocio si utiliza la contabilidad de doble entrada. es la herramienta principal que le permite realizar un seguimiento de todas las transacciones y clasificarlas en subcategorías para que usted, y su contador, puedan encontrar un registro completo y entrelazado de las finanzas de su negocio en un solo lugar. 

El libro mayor es un registro completo de todas las transacciones financieras realizadas durante la vida útil de su empresa, no solo el último año o el mes anterior.

por qué su negocio necesita un libro mayor

El libro mayor cumple varias funciones en la operación financiera de su negocio. piense en ello como un balde para todo. contiene toda la información financiera que usará para crear sus estados de resultados e informes de balance. Se utiliza para preparar estados financieros, para investigar condiciones de desequilibrio y para auditorías internas y externas. incluye una contabilidad de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.  

Los prestamistas siempre solicitarán una variedad de registros financieros si su empresa solicita un préstamo. su libro mayor puede ayudarlo a localizar e identificar de inmediato cualquier información que necesite. 

libro mayor contra el diario general 

no confunda el libro mayor con su diario general. este último es solo un registro cronológico de transacciones, mientras que el libro mayor está organizado por cuentas y puede mostrar el saldo de la cuenta después de cada contabilización.

Por lo general, las empresas ingresan gran parte de sus datos de transacciones financieras en varios diarios de contabilidad diariamente. cuando se produce una transacción financiera y se genera un documento fuente, la transacción se ingresa en el diario general.

Las transacciones se enumeran en orden cronológico. la fecha, el monto, las cuentas afectadas y la dirección en la que se ven afectadas las cuentas se anotan. Sería mejor si se asegurara de que los débitos y créditos permanezcan en equilibrio cuando anote cada transacción.

revistas especiales 

su empresa también puede tener una amplia gama de revistas especiales. Algunos de los más comunes incluyen diarios de ventas, diarios de recibos de efectivo y diarios de desembolsos de efectivo. El número y los tipos de diarios especiales que mantiene una empresa es una decisión personal. estos diarios normalmente se generan cuando ingresa sus transacciones financieras en la computadora si su empresa utiliza un sistema de contabilidad computarizado.

El libro mayor muestra toda la información resumida de las transacciones financieras de su empresa del diario general y de estos diarios especiales.

cómo funcionan las entradas de diario

el libro mayor se construye transfiriendo los asientos de diario de las transacciones financieras de una compañía de sus diarios contables al libro mayor. cada transacción financiera tiene un documento fuente, como una factura o un cheque cancelado, así como una entrada de diario, que normalmente se encuentra en el diario general, sus diarios especiales o ambos. 

el rol de su plan de cuentas

Las cuentas del libro mayor se basan en el plan de cuentas de su pequeña empresa. Este cuadro muestra las principales cuentas que se muestran en sus estados financieros. Dependiendo del tamaño y la complejidad de su negocio, su gráfico puede constar de cientos de cuentas, incluidas aquellas para activos corrientes, activos fijos, pasivos corrientes, pasivos a largo plazo, cuentas de patrimonio neto, ingresos por ventas, cuentas de gastos, ganancias y pérdidas.

un ejemplo simple de una entrada de libro mayor 

supongamos que acaba de abrir sus puertas a las empresas que diseñan sitios web para otras empresas. Su operación requiere que mantenga un sistema informático bastante extenso que le costará $ 10,000.

ingrese la fecha de la transacción en la primera columna a la izquierda de su libro mayor y anote la entrada del diario para el sistema informático en la siguiente columna. Las columnas tercera y cuarta están dedicadas a los importes de débito y crédito.

tenga en cuenta que las cantidades de débito y crédito parecen contradictorias en la superficie. los activos, que son una ventaja, tienen un saldo deudor para que ingrese el valor de $ 10,000 como monto de débito. si agotó otros activos, como efectivo, para obtener los $ 10,000, o si agregó responsabilidad en la forma de un préstamo para comprar el sistema, estas transacciones son créditos. por lo tanto, ingresaría los números correspondientes en la cuarta columna. 

Microsoft Business Systems ofrece un desglose mucho más completo para múltiples columnas para ayudarlo a rastrear transacciones. de ninguna manera estás limitado a cuatro. 

una última palabra sobre las entradas del libro mayor

las transacciones deben ingresarse en sus diarios apropiados, luego resumirse e ingresarse en el libro mayor una vez al mes. Debe haber una página separada para cada cuenta.