Cómo reducir el riesgo de robo de empleados

Las estrategias de seguridad y vigilancia han mejorado enormemente en los últimos años debido a los avances tecnológicos. El equipo de vigilancia de usos múltiples y las aplicaciones de seguimiento de tendencias menos llamativas son más efectivas para identificar posibles lagunas en el sistema de seguridad. Estas lagunas brindan oportunidades para que ladrones o malversadores obtengan acceso no autorizado a los cofres e inventario de la empresa. 

Según los datos de la Cámara de Comercio de Estados Unidos, el 75 por ciento de los empleados admitió haber robado a sus empleadores al menos una vez, y el 38 por ciento admitió haber robado a los empleadores al menos dos veces. El FBI se refiere al robo de empleados como el delito de más rápido crecimiento en los EE. UU., y les cuesta a las empresas alrededor del siete por ciento de sus márgenes esperados. El problema se vuelve tan grave para algunas empresas afectadas por el robo de empleados que alrededor del 33 por ciento se ve obligado a declararse en quiebra debido a pérdidas por robo o fraude.

Los informes recopilados por el cerebro estadístico indican que más del 28 por ciento de las pérdidas comerciales oscilaron entre $ 100,000 y $ 499,000, y el 25 por ciento de las pérdidas excedieron los $ 1 millón. Estas cifras son inquietantes porque demuestran que las pérdidas comerciales debido al robo de los empleados no son triviales. el valor medio de efectivo o bienes robados se ubicó en $ 75,000.

solo en 2014, más de 1.2 millones de ladrones de tiendas y empleados rebeldes fueron atrapados en el acto, según un estudio realizado por jack l. hayes, una consultora de prevención de pérdidas y control de contracción de inventario. Más significativamente, estos números se generaron a partir de 25 grandes minoristas, lo que sugiere que el problema está más extendido y las pérdidas son más sustanciales si se incluyen en la mezcla minoristas pequeños a medianos. Según varios estudios, las pérdidas por robo de empleados superaron las pérdidas por robo en tiendas.

El robo de los empleados puede ser difícil de detectar porque el autor es un conocedor familiarizado con el sistema. Además, estos empleados tienen acceso a las llaves del reino debido a sus posiciones y su reputación como jugadores de equipo confiables. Estos son algunos de los métodos comúnmente utilizados para robar a la empresa.

• El personal de contabilidad y finanzas puede redirigir los cheques recibidos a cuentas personales. Como mantienen los libros mayores, pueden encubrir el robo alterando las entradas.
• Con acceso a la cuenta corriente corporativa, los empleados pueden emitir cheques para pagos ficticios que se desvían a cuentas personales.
• el robo de efectivo requiere planificación, ya que los cajeros deben equilibrar su caja de efectivo al cierre del turno. pueden echar mano de efectivo descalificando deliberadamente los cambios a los clientes y manteniendo la diferencia. Para las empresas que no escanean, los empleados pueden cotizar un precio más alto por la mercancía sin etiquetar y guardar el saldo.
• El robo de mercancías se lleva a cabo mediante el uso subrepticio de contenedores de basura, sistema de reciclaje o bolsas personales para sacar a escondidas los bienes comerciales. en el comercio minorista, el proceso de devolución y reembolso brinda muchas posibilidades de robar a la empresa con o sin la ayuda de un tercero.
• El robo de suministros puede parecer insignificante, pero la cantidad aumenta rápidamente cuando los empleados se vuelven más descarados al tomar suministros de oficina para uso personal.
• El robo de nómina se refiere al pago por tiempo no ganado y el reembolso de gastos no comerciales.

En la mayoría de las empresas, los empleados se someten a un estricto proceso de selección, que incluye verificaciones de antecedentes, historial de empleo y verificaciones de crédito. el proceso está diseñado para excluir a personas no aptas del grupo de solicitantes. es seguro asumir que los empleados que superan los obstáculos previos al empleo son calificados, confiables y confiables.

En muchos casos, los perpetradores son empleados de confianza desde hace mucho tiempo que cambian de tipos trabajadores y empleados del mes a ladrones astutos que crean planes meticulosos para redirigir fondos a sus propias cuentas o ayudarse a sí mismos al inventario. ¿Qué podría motivar a estas personas a arriesgar su carrera y sustento para ganar unos pocos miles de dólares?

1. cambios drásticos en la vida: la pérdida de un ser querido por muerte, divorcio o separación es un desarrollo devastador para cualquiera. Esto podría reducir el flujo de ingresos del empleado y aumentar los gastos. Ante el aumento de las facturas, el empleado aprovecha la oportunidad de tomar pequeñas cantidades de dinero. a menudo, creen que pueden devolverlo sin ser atrapados.
2. viviendo más allá de su escala salarial: las pérdidas más grandes se deben típicamente a los malversadores que buscan vivir más allá de sus posibilidades. buscan vivir la buena vida pero no pueden pagar los bienes y las comodidades por su cuenta. Los fondos robados se utilizan para adquirir automóviles caros, casas y artículos de lujo. el empleado puede tomar vacaciones caras y participar en actividades que cuestan más de lo que pueden pagar.
3. oportunidad: los empleados pueden comenzar a robar pequeñas cantidades porque se presenta la oportunidad. los clientes pueden olvidarse de reclamar su cambio o los contadores pueden encontrar la oportunidad de ajustar los libros sin ser notados. aprovechar estas oportunidades puede convertirse en hábito y pronto perder el control.
4. adicciones: las personas que se enfrentan a comportamientos compulsivos que cuestan dinero no son buenos candidatos para trabajos que implican manejo de efectivo o contabilidad. las compulsiones pueden superar incluso las mejores intenciones, y los empleados terminan canalizando fondos comerciales para alimentar el juego, las drogas y otras adicciones.
5. avaricia: la buena avaricia a la antigua impulsa a los empleados de confianza a aprovechar las oportunidades para tomar lo que se les ha confiado para fines comerciales. El robo puede tomar la forma de desvío de fondos o apropiación de equipos y otros bienes para su propio uso.
6. manzanas podridas que pasaron el proceso de selección: el proceso de selección de empleo debería eliminar a los candidatos con antecedentes penales, pero a veces algunos pasarán la investigación de antecedentes debido a una investigación de antecedentes inadecuada o fallas en el procesamiento de registros. colocados en una posición de confianza, estos individuos pueden estar tramando su esquema para robar a la compañía incluso desde el principio.
7. venganza: las desavenencias percibidas pueden llevar a los empleados a buscar represalias robando a la empresa. un individuo que es pasado por una promoción o transferencia lateral a un lugar preferido o alguien que toma una evaluación negativa demasiado personalmente puede sentir que está reclamando lo que se le ha negado al robar de la compañía.

La mejor defensa es un enfoque proactivo para el problema del robo de empleados. Los expertos en seguridad sugieren que los dueños y gerentes de negocios deben asumir que está sucediendo o que sucederá cuando surja la oportunidad. Esto no significa tratar a todos los empleados con sospecha porque es la forma más rápida de hundir la moral. La estrategia requiere una revisión integral de los sistemas para identificar las lagunas en los procedimientos administrativos y operativos. 

• Fortalecer el proceso de selección previa al empleo para identificar banderas rojas. los puestos que brindan acceso a registros contables y financieros deben estar sujetos a verificaciones de antecedentes de alto nivel, que cubran el historial crediticio y todos los encuentros con el sistema de justicia penal. las asignaciones de manejo de efectivo deben darse a los empleados establecidos en lugar de a los nuevos empleados. Tenga cuidado con las inconsistencias en el currículum o las mentiras descaradas porque esto puede ser una indicación de carácter cuestionable.
• establecer un sistema de cheques y saldos especialmente para empleados en posiciones sensibles con acceso a efectivo y otras cuentas financieras. implementar un sistema de amigos que involucre al menos a dos empleados que trabajen juntos en todo momento. Los procedimientos que requieren anular las ventas y emitir reembolsos a los clientes deben requerir la aprobación de un supervisor o gerente. En el departamento de contabilidad y contabilidad, los libros de contabilidad deben ser mantenidos por un equipo de empleados en lugar de confiar solo una persona con los libros. bajo ninguna circunstancia se debe confiar a una persona el control de todos los registros financieros, que deben estar sujetos a auditorías no anunciadas por un profesional externo.
• use un contador externo para examinar los registros financieros clave. extractos bancarios, cheques emitidos y cheques recibidos, y los libros de contabilidad de cuentas por pagar y por cobrar deben ser verificados por un tercero. asegúrese de que los beneficiarios sean verificables y que las firmas en sus cheques corporativos sean legítimas. 
• instale un sistema de video vigilancia como elemento disuasorio. Es menos probable que las personas se comporten de manera deshonesta si saben que están frente a la cámara. las cámaras están ahí para desalentar comportamientos riesgosos antes de que sucedan. El monitoreo de video en tiempo real puede ser útil en áreas de alto riesgo y alto valor, como almacenes y el piso de ventas de artículos de lujo. 
• establecer rutinas de eliminación de basura. Elimine todas las posibilidades de utilizar el sistema de eliminación y reciclaje para robar mercancías para uso personal o para revenderlas en otros lugares. el proceso puede incluir desmontar y aplanar todas las cajas y cajas, usar solo bolsas de basura transparentes y garantizar el acceso unidireccional a los contenedores de basura para los empleados.
• mejorar la moral de los empleados generar confianza es una calle de doble sentido. conozca a los empleados, establezca una buena relación y forje relaciones, porque es menos probable que las personas cedan a la tentación si son felices en el trabajo y se preocupan por su carrera.
• abrir una línea de información para empleados. En relación con la sugerencia anterior, los empleados que son leales a la empresa pueden ayudar a limitar las pérdidas por fraude y robo al informar sus sospechas de forma anónima. Asegure la confidencialidad de todos los informes e investigue cada informe a fondo antes de tomar medidas. 

las pequeñas y medianas empresas son desproporcionadamente víctimas de estafadores y estafadores. el sesenta y cuatro por ciento de las pequeñas empresas informan que han sido víctimas del robo de empleados, pero solo el 16 por ciento lo informa en base a un estudio realizado por un estudiante de doctorado en justicia penal en la universidad de cincinnati. a menudo, los propietarios de pequeñas empresas no hacen más que despedir al empleado porque llevar a cabo un litigio es costoso sin la garantía de que se devolverán los fondos robados. otras compañías se abstienen de demandar para evitar el escrutinio de sus registros confidenciales.

Cuando se trata de robo de empleados, la prevención es la mejor defensa. revise sus sistemas y procedimientos para identificar áreas vulnerables y realice los cambios según sea necesario. Puede ser útil trabajar con una parte neutral con una nueva perspectiva para encontrar las banderas rojas. Cuando se encuentran incidentes de fraude y robo de empleados, actúe con rapidez, decisión y firmeza. Siga una política de tolerancia cero para proteger a su empresa de pérdidas sustanciales debido al robo de los empleados.