Cómo realizar una entrevista de trabajo para una secretaria / recepcionista

un secretario tiene una posición muy poderosa en cualquier organización. Cuando una persona ingresa a su empresa por primera vez, la primera persona que probablemente verá es su secretaria o recepcionista y la forma en que es tratada por ellos ayudaría en gran medida a dar una impresión de su empresa en la mente de los visitantes.

por lo tanto, no es incorrecto decir que los secretarios / recepcionistas son creadores de imágenes de su empresa. deben saber cómo vestirse bien, hablar bien e incluso hablar bien; También deben ser personas que puedan mantener información confidencial y puedan ser puntuales en el trabajo todos los días. Algunas de las cosas a tener en cuenta al entrevistar para un puesto de secretaria o recepcionista incluyen:

6 factores a tener en cuenta al entrevistar a una secretaria / recepcionista

  • nivel de experiencia : debe averiguar cuánto sabe el candidato sobre ser recepcionista / secretaria y si ha ocupado o no un puesto similar anteriormente.
  • habilidades : otra cosa a tener en cuenta son las habilidades del candidato, como las habilidades de comunicación y mecanografía.
  • capacidad de trabajar con superiores : las recepcionistas / secretarias en su mayoría tendrían trabajadores superiores con los que se espera que trabajen. Desearía saber si esta persona puede trabajar bien con sus superiores.
  • habilidades de comunicación entre oficinas : también desearía determinar si esta persona es capaz de tratar con las diferentes personalidades con las que es probable que se encuentre todos los días.
  • puntualidad: cualquier otra persona puede jugar ausentismo laboral pero no la recepcionista. el puesto que ocupa es tan importante que tiene que estar en el trabajo todo el tiempo y usted debe averiguar si esta persona es capaz de comprometerse con eso.
  • Habilidades de toma múltiple: la carga de trabajo de una secretaria suele ser pesada. ella tiene que escribir, responder llamadas, recibir invitados y hacer muchas cosas al mismo tiempo. La capacidad de realizar múltiples tareas es una habilidad muy importante que todo secretario debe tener.

Cómo prepararse para una sesión de entrevista de secretaria / recepcionista

  • elija un lugar para la entrevista . La ubicación debe ser un lugar tranquilo con menos distracción.
  • decidir el momento de la entrevista . cuánto durará la entrevista.
  • seleccione el panel de entrevista . Si tiene un gerente de personal, debe estar en el panel de entrevistas. También debe incluir algunas de las personas con las que la recepcionista estaría trabajando dentro de la organización.
  • imprima una copia del currículum vitae de cada candidato y entréguesela a los miembros del panel de entrevistas para que puedan aprender algunas cosas sobre el candidato y conocer algunas de las preguntas que debe hacer antes de la entrevista.
  • prepare sus preguntas de antemano y decida quién hará cada una de las preguntas.

Algunas de las preguntas que debe hacer durante la entrevista incluyen:

35 posibles preguntas que puede hacerle a posibles secretarias / recepcionistas

  1. ¿Tiene alguna experiencia con el mantenimiento del calendario y la programación de reuniones? En caso afirmativo, ¿cómo programar una reunión?
  2. ¿Cuáles son las cosas que deben tenerse en cuenta al programar una reunión?
  3. ¿con qué software de gestión de calendario está familiarizado?
  4. ¿Qué es información confidencial?
  5. si una información / archivo está etiquetado como confidencial, ¿cómo lo manejaría?
  6. dime lo que sabes sobre los sistemas de archivo.
  7. ¿Cómo llevas los registros?
  8. ¿Cómo manejarías el archivo de la computadora?
  9. ¿Qué es una carta formal e informal?
  10. ¿Qué incluirías en una carta formal que no te molestaría en una informal?
  11. ¿tiene muestras de cartas formales que haya escrito en el pasado?
  12. ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de comunicación empresarial?
  13. ¿Qué software o aplicación utiliza para asegurarse de escribir correctamente?
  14. entregue a la secretaria una carta con algunos errores y pídale que edite la carta en pocos minutos.
  15. ¿Qué desafíos enfrenta cuando intenta proporcionar una comunicación escrita?
  16. ¿Qué pasos toma para asegurarse de que los archivos se encuentren fácilmente, especialmente en su ausencia?
  17. ¿Por qué quieres dejar tu trabajo actual?
  18. ¿Qué sugerencias o consejos de mejora tiene para nosotros basados ​​en nuestros procedimientos de secretaría actuales?
  19. Si tenía varias prioridades que necesitaban ser manejadas al mismo tiempo, ¿cómo selecciona cuál manejar primero?
  20. describir multitarea?
  21. ¿Crees que eres capaz de realizar múltiples tareas?
  22. ¿Qué pasaría si descubriera que su carga de trabajo es demasiado pesada, qué haría?
  23. ¿Cómo lidiarías con plazos estrictos?
  24. cuénteme sobre un momento en que tuvo que lidiar con un plazo muy estricto dentro de un tiempo insuficiente.
  25. ¿con qué tipo de software y aplicaciones está familiarizado?
  26. ¿Cuál es tu velocidad de escritura?
  27. en una reunión de gestión, ¿qué es lo que se espera que haga una secretaria?
  28. ¿Cómo manejas a las personas difíciles por teléfono?
  29. ¿Alguna vez un visitante o cliente ha sido grosero con usted? si es así, ¿cómo te sentiste y cómo lo manejaste?
  30. ¿Cómo manejas a los clientes enojados?
  31. ¿es usted un trabajador muy rápido o le gusta tomarse su tiempo para no cometer errores?
  32. ¿Qué es la revisión?
  33. ¿Cuáles son las cosas a tener en cuenta al corregir?
  34. ¿Te gusta trabajar con otras personas o prefieres trabajar solo?
  35. ¿Cuál es la cantidad mínima que puede tomar si le ofrecen este trabajo?

Estas son las preguntas básicas que debe hacer a los candidatos que se entrevistan para un puesto de secretaria / recepcionista. También puede considerar ir un paso más allá al darle al candidato algunas tareas prácticas para realizar, como escribir una carta o contestar una llamada telefónica.

también debe observar la forma en que la candidata se viste y se autoporta; Se supone que las secretarias deben estar bien vestidas, educadas y de buen comportamiento en todo momento. Dado que la persona también estaría manejando una gran cantidad de información confidencial, es posible que desee examinar los antecedentes del candidato y solicitar referencias para que pueda estar seguro.