Cómo preparar un balance de prueba para la contabilidad

Después de registrar todas las transacciones financieras en los diarios de contabilidad y resumirlas en el libro mayor, se prepara un saldo de prueba para verificar que los débitos sean iguales a los créditos en el plan contable. el saldo de prueba es el siguiente paso en el ciclo contable. Es el primer paso en el proceso de “fin del período contable”.

1. enumere cada cuenta contable abierta en su plan de cuentas por número de cuenta. el número de cuenta debe ser el número de cuatro dígitos asignado a la cuenta cuando configura el plan de cuentas. enumere sus débitos y créditos totales de cada cuenta del libro mayor. Deberías tener una tabla con cuatro columnas. las columnas deben ser el número de cuenta, el nombre de la cuenta, el débito y el crédito.
2. para cada cuenta contable abierta, totalice sus débitos y créditos para el período contable para el que está ejecutando el saldo de prueba. registre los totales de cada cuenta en la columna correspondiente. Si los débitos y créditos no son iguales, entonces hay un error en las cuentas del libro mayor. ejecutar un saldo de prueba de forma regular, al menos mensualmente; te ayuda a identificar cualquier problema rápidamente y a solucionarlo tan pronto como surja. preparar el saldo de prueba debe estar vinculado al ciclo de facturación de la empresa.
3. No prepare ninguna entrada de ajuste todavía. el saldo de prueba se prepara antes de realizar entradas de ajuste. el saldo de prueba inicial está preparado para detectar cualquier error matemático antes de realizar entradas de ajuste o comenzar a cerrar sus libros para el período contable.
4. si encuentra que tiene un saldo de prueba desequilibrado, en otras palabras, los débitos no son iguales a los créditos; entonces tiene un error en el proceso contable. ese error tiene que ser encontrado y corregido.
5. El primer paso para encontrar un error es agregar nuevamente las columnas de crédito y débito para verificar sus cálculos. si todavía no se suman, reste la columna más pequeña de la más grande y busque la cantidad que falta en la columna más pequeña. Si lo encuentra, ha encontrado su error.
6. Existen otras técnicas estándar para rastrear un error en un balance de prueba. Si los débitos y créditos no son iguales, vea si el número 2 se divide por igual en la diferencia. si es así, busque una cuenta, busque una cuenta incorrectamente en la columna con el total más grande que equivale a la mitad de la diferencia. Si encuentra esto, ha encontrado su error.
7. Otra técnica es utilizar el número 9 para encontrar un error de transposición. Si el número 9 se divide equitativamente en la diferencia entre los créditos y débitos, tiene un error de transposición. revise sus entradas de crédito y débito para tratar de encontrar su error de transposición.
8. Algunos ejemplos de otros errores que podrían desequilibrar un saldo de prueba son:
9. sin incluir una cuenta contable en el cálculo del saldo de prueba
10. cometer un error en una entrada de diario compuesta
11. poner las cuentas contables incorrectas en las columnas de saldo de prueba
12. calcular mal los importes de la cuenta contable
13. contabilizar una entrada de diario contable en la cuenta contable general incorrecta

Si no realiza una entrada de diario o no registra una transacción financiera en una cuenta incorrecta, no aparecerá como un error en el saldo de prueba. los números transpuestos en la columna de débito en lugar de en la columna de crédito tampoco aparecerán en el saldo de prueba. Además, no se mostrará ninguna falla al publicar una entrada de diario contable en el libro mayor de diario.