La relación entre un gerente de proyecto y un patrocinador del proyecto es muy similar a la relación tradicional empleado / gerente. el patrocinador del proyecto puede no ser el gerente directo del gerente del proyecto o incluso en la cadena de mando del gerente del proyecto. aún así, el patrocinador del proyecto apoya al gerente del proyecto mientras el equipo del proyecto trabaja para completarlo.
Al igual que un supervisor, una de las formas más importantes en que un patrocinador de proyectos apoya a un gerente de proyectos es a través del manejo de problemas que solo alguien con la influencia organizativa del patrocinador del proyecto puede manejar. Cuando los gerentes de proyecto tienen problemas que solo los patrocinadores de proyectos pueden resolver, estas son las cosas que deben hacer los gerentes de proyecto.
agotar todas las demás opciones
Los patrocinadores de proyectos tienden a estar en el nivel organizacional donde la mayoría de las decisiones son difíciles porque si una decisión es fácil, se toma en un nivel inferior. tienen que tomar decisiones difíciles rápidamente a veces con información limitada.
Como gerente de proyecto, debe asegurarse de haber agotado todas las demás opciones para resolver su problema antes de ir al patrocinador del proyecto. por ejemplo, supongamos que tiene un miembro del equipo del proyecto que no está cumpliendo con sus compromisos. antes de llevar el problema al patrocinador del proyecto, debe intentar resolver el problema uno a uno con el miembro del equipo del proyecto. cuando eso no funciona, debe ir al supervisor del miembro del equipo. una vez que eso no resuelva el problema, puede llevar el problema al patrocinador del proyecto.ha agotado sus opciones para resolver los problemas de abajo hacia arriba. ahora, el patrocinador del proyecto puede trabajar en el tema de arriba a abajo. el patrocinador del proyecto debe resolver el problema con sus pares e informarle sobre el curso de acción acordado.
Lo último que quiere que suceda es que el patrocinador del proyecto presente una resolución que podría haber implementado bajo su propia autoridad sin ninguna ayuda. A veces esto sucede. todos cometemos errores. aprenda de estas situaciones cuando ocurran, y usted será un mejor gerente de proyecto para ello. la próxima vez que surja una situación similar, la manejará mejor que antes.
Sé específico sobre lo que necesitas
Si bien los patrocinadores del proyecto están acostumbrados a trabajar a partir de información incompleta, un gerente de proyecto no debe omitir información relevante. Es importante que el patrocinador del proyecto tenga contexto para la situación que necesita su atención.
una vez que el patrocinador del proyecto tenga un contexto apropiado para la decisión, sea específico sobre lo que necesita del patrocinador. ¿necesita instrucciones sobre cómo proceder? ¿Necesita la autorización para tomar una acción en particular? ¿Necesitas un problema resuelto? ¿Necesita recursos que no puede obtener usted mismo?
Si no ha pensado exactamente qué es lo que necesita, puede tomar una decisión sobre lo que necesita, pero luego descubrirá que se equivocó. reflexione sobre el tema antes de llevarlo al patrocinador para minimizar el riesgo de perder el tiempo el uno al otro.
mantenga su solicitud enfocada
Los patrocinadores del proyecto son personas ocupadas. Innumerables problemas tiran de sus horarios absorbiendo su tiempo.
cuando un gerente de proyecto tiene una necesidad genuina del tiempo del patrocinador del proyecto, esto no es algo malo ni una intrusión en el tiempo del patrocinador. El tiempo dedicado al gerente del proyecto y al patrocinador del proyecto debe ser altamente productivo. mantenga su solicitud enfocada para que use solo la cantidad de tiempo de su patrocinador que sea necesario.
A medida que su patrocinador experimente un tiempo productivo con usted, esperará sus reuniones. Las personas en altos niveles de organizaciones a menudo pasan su tiempo en reuniones improductivas a las que deben asistir. participar en una reunión productiva podría ser un cambio de ritmo energizante para el patrocinador de su proyecto.
