Cómo organizar una reunión de todas las manos

¿Su empresa celebra reuniones de todas las manos? si no, es posible que desee pensar en organizar una reunión de este tipo. por supuesto, nunca debe celebrar una reunión simplemente porque desea que un elemento se marque de su lista de tareas pendientes, así que aquí está el por qué, cuándo y cómo organizar una reunión de todas las manos.

a veces necesita transmitir información a todo el personal, y una reunión de todas las manos es una excelente oportunidad para hacerlo. sí, puede enviar la información por correo electrónico, pero dependiendo de la información, puede encontrar que entregarla en persona es una forma más efectiva de comunicarse.

 Además, dependiendo de cuán grande y extendido sea su negocio, la reunión de todas las manos es una buena oportunidad para formar equipos y permitir que los empleados se relacionen entre sí. y permitir que los empleados se relacionen entre sí. Si su empresa tiene varios sitios, un empleado en el sitio a puede tener un problema que alguien en el sitio b puede resolver, pero si no saben que esa persona existe, no pedirán ayuda.

Finalmente, una reunión de todas las manos permite a sus empleados hacer preguntas en presencia de sus colegas. esto libera su tiempo porque puede compartir la respuesta adecuada una vez en lugar de repetirla una y otra vez para varios empleados.

Este tipo de problemas generalmente se comunican mejor cuando se entregan en una reunión de todas las manos en lugar de por correo electrónico o cuando solicitan a los gerentes locales que informen a su personal.

• presentando nuevo liderazgo senior. Si tiene un nuevo presidente o director general, quiere que ella se presente a todo el personal. Es una gran diferencia para las personas conocer la cara detrás del nombre y los cambios de política.
• Nuevos objetivos de la empresa. Cuando su equipo senior desea compartir los objetivos de la empresa con el personal, es una gran idea tener a todos en la misma habitación. permite a las personas hacer preguntas para que entiendan la lógica y el razonamiento detrás de los objetivos.
• cuando hay un cambio significativo Esto puede ser una nueva adquisición de la compañía, una desinversión, una reorganización o cualquier cosa que toque todas las áreas de la compañía. Una vez más, la comunicación abierta y honesta son los objetivos aquí.

Estas no son, por supuesto, las únicas razones para convocar una reunión de todas las manos, pero asegúrese de que una reunión de todas las manos sea la mejor manera de entregar información antes de tomarse la molestia de organizar una reunión de todas las manos.

El primer paso, como se mencionó anteriormente, es tener un propósito útil para una reunión de todas las manos. Una vez que tenga un propósito, puede planificar y celebrar la reunión.

Primero, piense en la logística. es posible que sea divertido elegir e invitar a los oradores, preparar los documentos y planificar el tiempo de conexión en red, pero si falla en el lado de la logística, su reunión de todas las manos no funcionará. debe lidiar con estos problemas para una reunión exitosa entre manos.

• ubicación. Si su negocio es pequeño y todos pueden caber en la mesa de conferencias, entonces este problema está resuelto. si su empresa es grande, incluso si todos trabajan en el mismo edificio, probablemente necesitará alquilar un auditorio o centro de conferencias para su reunión. asegúrese de tener asientos para todos.
• viaje. ¿Tendrá que viajar la gente largas distancias para asistir a su reunión de todas las manos? Si las personas necesitan conducir desde la distancia, asegúrese de comenzar la reunión lo suficientemente tarde como para que su personal no tenga que salir de casa a las 4:00 a.m. para llegar a la reunión. recuerde, salir de casa temprano es una dificultad para muchos.
• sentido práctico. Una reunión cara a cara con todas las manos puede ser la mejor manera de presentar un nuevo CEO. pero, si se trata de llevar personas desde múltiples ubicaciones y colocarlas en hoteles, mientras que sus oficinas en estas ubicaciones cierran durante varios días, probablemente no sea la mejor idea. en cambio, considere hacer videoconferencias. no permita que las personas vean la videoconferencia desde sus escritorios, pero pídales que se reúnan por ubicación para la oportunidad de formar un equipo para ver la presentación.
• comida. Si se trata de una reunión breve de una hora para presentar al CEO, solo necesitará una ubicación. Si se trata de una conferencia de un día que involucra múltiples oradores y talleres, deberá organizar la comida para el almuerzo y los descansos.

Con esta logística ordenada, solo necesita organizar los altavoces. querrá que el director general / propietario / presidente introduzca los cambios en toda la empresa. Los jefes departamentales pueden explicar los problemas que son relevantes para sus departamentos, pero las explicaciones sobre las iniciativas de toda la empresa deben venir de la parte superior.

naturalmente, un cambio en la política de recursos humanos puede provenir del director general de recursos humanos, y un cambio en el marketing puede provenir del director de marketing, pero el plan general que incluye objetivos, estrategia y visión debe provenir de la parte superior.

asegúrese de que todos los empleados estén incluidos, o no se trata de una reunión de todas las manos. si la información solo es relevante para los gerentes, ¿por qué traería a los contribuyentes individuales a la reunión? Si los cambios solo lo afectan, ¿por qué la contabilidad se toma el tiempo para asistir a esta reunión?

Toda la información que proporcione en una reunión de todas las manos debe ser relevante, oportuna, crítica y (con suerte) interesante. claro, es poco probable que presentar cómo su empresa cumplirá con las nuevas regulaciones gubernamentales generará multitudes de vítores. pero recuerde, es más probable que atraiga a las personas si presenta la información de una manera interesante.

Además de los oradores y talleres (si corresponde), asegúrese de proporcionar tiempo para establecer contactos. Con frecuencia se considera que las redes son algo que usted hace para encontrar nuevos trabajos, pero también puede usarlas internamente. quieres que tu personal se conozca. proporcione etiquetas de nombre (si generalmente no usa insignias) que muestren nombres, títulos y ubicaciones.

El objetivo general de una reunión de todas las manos es reunir a los empleados de la empresa. desea que la gente se vaya sintiendo que la reunión valió la pena. Si no puede tener la sensación de que vale la pena, omita la reunión de todas las manos y envíe un correo electrónico con la información en su lugar.