la mayoría de las personas no piensan en un documento importante hasta que lo necesitan. Si sus documentos están repartidos por todas partes y no tiene un sistema de organización central en su oficina en casa, puede perder mucho tiempo y energía buscando cosas. incluso podrías perder algo.
empezando
Con unos pocos pasos simples, puede organizar sus documentos en papel importantes: necesitará un pequeño archivador de dos cajones o una caja de archivo colgante portátil, archivos colgantes en seis colores diferentes, carpetas de pestaña superior de tercer corte de Manila, y Una caja fuerte ignífuga opcional. o puede comprar una carpeta grande y pestañas. Ahora estás listo para comenzar.
reúne tus documentos
Antes de poder organizar todos sus documentos importantes, debe localizarlos. A veces es más fácil decirlo que hacerlo. revise los cajones de su oficina en casa y los papeles apilados en su escritorio o mesa. revise las pilas de papel que abarrotan las encimeras de su cocina, así como los cajones y cestas de la cocina. mira en la cómoda de tu dormitorio y en la mesita de noche Por último, pero no menos importante, revise su cartera o maletín para ver los documentos importantes que está llevando accidentalmente.
clasificar por categorías
Los documentos más importantes se dividen en una de las siguientes seis categorías. Ordene todos los documentos recopilados de la siguiente manera:
- registros de viviendas y propiedades: hipotecas, escrituras de propiedad, proyectos y recibos de mejoras para el hogar, manuales y garantías de electrodomésticos, información sobre impuestos a la propiedad, pólizas de seguro de viviendas y manuales
- registros automáticos: títulos, registros de mantenimiento, pólizas e información de seguros, información de préstamos y registros de pagos
- registros de salud: pólizas de seguro, manuales de beneficios de seguro de salud, explicación de beneficios médicos, facturas médicas, listas de recetas, información de cuenta de gastos flexible, recibos médicos, directivas médicas, pólizas de seguro de vida
- registros financieros: extractos bancarios, declaraciones de impuestos, registros de deducción de impuestos, registros de inversiones, registros de préstamos, extractos de tarjetas de crédito
- registros electrónicos: contratos de teléfonos móviles y manuales de equipos; recibos de ventas y garantías para computadoras, computadoras portátiles y tabletas; planes y facturas de cable e internet; recibo de venta y manual del enrutador inalámbrico
- registros personales: certificado de nacimiento, certificado de matrimonio, certificado de divorcio, documentos de custodia, información de seguridad social, registros de inmunización, pasaportes, registros del servicio militar, registros de bautismo y confirmación, testamentos, plan de funeral e información del lugar de entierro. debe tener estos para cada miembro de la familia. Si tiene mascotas, también puede incluir sus documentos importantes, como información veterinaria y de vacunas en esta categoría.
documentos vitales separados
La mayoría de sus documentos importantes se pueden almacenar en un archivador normal o en una caja de archivo colgante portátil. algunos, sin embargo, realmente deben mantenerse en una caja fuerte a prueba de fuego o en una opción de almacenamiento fuera del sitio, como una caja de seguridad.
los documentos vitales son aquellos que serían muy difíciles de reemplazar y llevarían mucho tiempo. pueden contener información personal confidencial que podría ser comprometida por ladrones de identidad en caso de robo. Mientras tanto, si su casa fue destruida por un incendio o una inundación, querrá que estos documentos vitales permanezcan intactos.
Para la mayoría de las personas, los siguientes documentos se considerarían vitales: información de seguridad social, certificados de nacimiento, pólizas de seguro e información de contacto del agente, testamentos, escrituras de propiedad, títulos de automóviles, pasaportes y cualquier contrato o acuerdo que requiera una firma original.
haga una lista maestra de todos los documentos vitales que coloque en su caja fuerte a prueba de fuego o en una opción de almacenamiento externo.
duplica tu billetera
la mayoría de nosotros llevamos información crítica en nuestra billetera todos los días y nos sentiríamos seriamente incomodados si la perdiéramos o la robáramos.
haga copias de su licencia de conducir, tarjeta de donante de órganos, tarjeta (s) de seguro de salud, tarjetas de membresía para el gimnasio, biblioteca, programas de fidelización de supermercados, clubes de almacenes, etc., y, lo más importante, todas las tarjetas de crédito y débito (copia al frente y de regreso). guarde estas copias con sus otros documentos en papel importantes.
crear un sistema de archivo simple
cuanto más simple sea el sistema de archivo, más probabilidades hay de que lo use de manera consistente. tome cada categoría de documento importante y asígnele un color de archivo colgante:
- registros de viviendas y propiedades
- registros automáticos
- registros de salud
- registros financieros
- registros electrónicos
- Records personales
agregue la cantidad adecuada de archivos colgantes a su sistema de archivo para la cantidad de documentos que tiene en cada categoría.
use las carpetas de Manila y cree una carpeta para cada documento individual dentro de cada categoría. coloque las carpetas en la sección correspondiente del archivo colgante de color.
Si compró una carpeta grande de tres anillos e inserciones de pestañas, etiquete las pestañas con los mismos nombres de registro, taladre todos los documentos y organícelos. si los papeles no pueden perforarse, colóquelos dentro de una carpeta y, en su lugar, perfore la carpeta.
Si el papeleo no es lo tuyo, este puede ser un momento liberador. puede escanear todos estos documentos, guardarlos en un disco duro y luego triturar los originales.
pero use su propio criterio ya que es mejor dejar algunos documentos. Guarde los originales de todos los documentos vitales. usa tu mejor juicio sobre los demás. La mayoría de las instituciones financieras se sienten felices cuando no tiene papel.
Mantenimiento en proceso
Una vez que sus documentos importantes estén organizados, manténgalos así. cada mes cuando pague sus facturas, presente todos los documentos nuevos en la sección correspondiente de su sistema de archivo. al mismo tiempo, busque cualquier documento que haya eliminado del sistema durante el mes que aún pueda estar fuera del sistema de archivo. vuelva a archivarlos. al menos dos veces al año, revise los documentos en su sistema de archivo para ver si se puede eliminar alguno. un buen horario a seguir es al principio del año calendario y al final de cada año escolar.
Con un poco de esfuerzo, puede obtener beneficios a largo plazo y ahorrar tiempo organizando sus documentos en papel importantes.
