Cómo liderar reuniones de equipo efectivas

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

Las reuniones efectivas son eventos interesantes y de alta energía donde los miembros del equipo trabajan juntos para tomar decisiones o resolver problemas. desafortunadamente, muchas de las reuniones a las que asistimos parecen ser todo lo contrario. Las peores reuniones traen tiempo para arrastrarse, dejando a todos mental y emocionalmente exhaustos y más que un poco frustrados. la diferencia está en cómo se planifican y se ejecutan las reuniones.

Los mejores gerentes comprenden la importancia de estos eventos y entienden que producir una gran reunión requiere planificación y esfuerzo deliberado. Este artículo ofrece diez consejos para ayudarlo a aprovechar este valioso tiempo de colaboración con su equipo. Estos son algunos consejos sobre cómo fortalecer las reuniones de su equipo.

tener una actitud positiva sobre las reuniones

Es lo más importante que un gerente puede hacer como líder para mejorar las reuniones del equipo. Es sorprendente la cantidad de gerentes orgullosos de proclamar su disgusto por las reuniones, pero para lograr resultados significativos, resolver problemas, tomar decisiones, informar, inspirar, colaborar y motivar, los gerentes deben trabajar con las personas. 

eso significa ocasionalmente reunir a esas personas en una habitación o en una llamada de conferencia y hablar con ellas. administrar no se trata de sentarse en la oficina con la puerta cerrada enviando correos electrónicos. Como líder, trate de ver las reuniones como la manifestación del liderazgo. es la hora del espectáculo de liderazgo, no es algo que temer como un viaje al dentista.

recuerda, eres dueño de la reunión

no delegue la planificación de la agenda a un asistente administrativo u otro miembro del equipo. como líder, es  su  reunión para planificar y ejecutar. para ponerse en el estado de ánimo adecuado, pregunte y responda la siguiente pregunta: “después de esta reunión, ¿qué querré que la gente haya aprendido, logrado o resuelto?” 

siempre prepara una agenda

todo lo que leerá sobre reuniones efectivas en el lugar de trabajo incluye consejos sobre cómo preparar una agenda. Sin embargo, todos nos hemos presentado a una reunión en la que no se puede encontrar una agenda. El acto de planificar la agenda ayuda a enfocar e identificar los temas prioritarios para la reunión. 

pedir aportes en la agenda

Aunque es la responsabilidad principal del gerente desarrollar la agenda, los miembros del equipo pueden ser invitados a contribuir con los elementos de la agenda. envíe una convocatoria de ideas unos días antes de la reunión.

condiméntalo

pon un poco de variedad en el formato. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para animar las reuniones de su equipo:

  • invitar a oradores invitados
  • celebrar algo
  • realizar una “mesa redonda de aprendizaje”: haga que los miembros del equipo se turnen para enseñarse algo
  • ver una charla de Ted que sea relevante para la agenda de la reunión
  • ejecutar una actividad de trabajo en equipo
  • cambiar ubicaciones (considere llevar la reunión fuera del sitio)
  • traer comida divertida o interesante
  • tener una reunión de “agenda de un solo ítem”
  • pedir actualizaciones de la ronda de rayos
  • involucrar al equipo en una lluvia de ideas
  • cambiar de silla o cambiar cualquier cosa  para romper la monotonía

permitir un poco de “espacio en blanco” para la creatividad espontánea y el compromiso

no acumule tantos elementos en la agenda que tenga dificultades para completarlo. en su lugar, deje algo de espacio al final para una discusión espontánea. Si la reunión termina temprano, deje que todos vayan temprano. todos aprecian el tiempo encontrado también. 

usar reuniones de equipo para colaborar

en lugar de simplemente compartir información, intente resolver un problema o trabajar con el grupo para llegar a una decisión. Sí, es desafiante y puede ser complicado, pero ahí es donde obtenemos el mayor valor de las reuniones. 

aligerar

ser el líder de una reunión no se trata de hacer alarde de autoridad o abusar del poder. castigar a alguien por llegar tarde al equipo es un ejemplo de esto. mantén un sentido del humor y tu humildad.

seguimiento

haga un seguimiento de los elementos de acción y asegúrese de que las personas hagan lo que dicen que van a hacer. Es frustrante presentarse en la próxima reunión y descubrir que la mitad del equipo no se molestó en hacer lo que se comprometieron en la última reunión. haga un seguimiento antes de la reunión y responsabilice a las personas por sus compromisos. 

ser un líder a seguir

Las reuniones de equipo no son un momento para bajar la guardia y relajarse con su equipo. manténgase a usted y a su equipo con los más altos estándares de conducta, lo que significa que no hay bromas desagradables, molestar a los miembros del equipo, cinismo y sarcasmo, o criticar a otros departamentos o gerentes. piense en el tipo de líder con el que quiere ser conocido y luego preséntese en cada reunión  como  ese líder.

la línea de fondo

Una oportunidad para reunirse y trabajar con su equipo es algo horrible que perder. Es imperativo que desarrolle la disciplina para planificar y dirigir reuniones que las personas valoren e impulsen iniciativas. 

tabla de contenido del artículo salte a la sección

  • Tener una actitud positiva
  • recuerda, eres dueño de la reunión
  • siempre prepara una agenda
  • pedir aportes en la agenda
  • condiméntalo
  • permitir la espontaneidad
  • usar reuniones de equipo para colaborar
  • aligerar
  • seguimiento
  • ser un líder a seguir
  • la línea de fondo