Cómo las empresas exitosas respaldan datos

la copia de seguridad de datos es crucial para proteger la continuidad de su negocio. si su única copia de seguridad está en una sola computadora de escritorio / portátil o dispositivo móvil y se pierde o se la roban, los datos de su empresa desaparecen. y tener copias en papel de los datos comerciales no es una protección adecuada de los datos; ¿Qué pasa si las instalaciones de su negocio se queman o experimentan inundaciones severas? una vez más, los datos que necesita para llevar a cabo su negocio podrían perderse irremediablemente.

parafraseando a paul simon, hay 50 formas de perder sus datos:

• un disco duro de computadora de escritorio / portátil o daños en su dispositivo móvil pueden hacer que sus datos sean irrecuperables
• su computadora o teléfono pueden ser robados: los robos de negocios son comunes y, según las estadísticas del FBI, el 97% de las computadoras portátiles / de escritorio robadas nunca se recuperan
• los datos pueden ser eliminados accidentalmente (o eliminados deliberadamente por un empleado descontento)
• su computadora puede ser secuestrada por malware
• sus cuentas de almacenamiento en línea pueden ser pirateadas
• un ataque de ransomware podría hacer que sus archivos sean inaccesibles hasta que se pague una tarifa considerable

Para una protección adecuada de los datos, debe establecer un sistema de respaldo de datos que siga estos tres pasos:

• copia de seguridad de datos comerciales con regularidad
• crear copias de seguridad en medios confiables o en la nube
• Si usa medios para copias de seguridad, mantenga los dispositivos en una ubicación segura y fuera del sitio

La regla básica para la protección de datos comerciales es que si la pérdida de datos interfiere con hacer negocios, haga una copia de seguridad. Los programas de software de escritorio se pueden reinstalar si es necesario, pero es imposible recuperar los detalles de las transacciones o la correspondencia comercial si esos archivos se pierden o se dañan sin posibilidad de reparación. 

Las copias de seguridad suelen ser imágenes periódicas de datos a corto plazo con fines de recuperación ante desastres. Mientras tanto, el archivado generalmente se refiere al almacenamiento a largo plazo de datos que ya no se usan regularmente, pero que pueden restaurarse si es necesario (por ejemplo, un proyecto terminado o datos de un antiguo cliente).

Hay dos pasos para una copia de seguridad de datos exitosa;

• Identificar los datos críticos que deben ser respaldados
• implementar copias de seguridad de los datos en un horario regular

¿Qué necesita estar en una copia de seguridad de datos? Todos los archivos que ha creado y / o modificado deben ser respaldados regularmente. Para muchas empresas, esto incluye todo, desde archivos de contabilidad hasta correo electrónico.

Cada vez hay más aplicaciones comerciales disponibles a través de la nube. sin embargo, si está utilizando aplicaciones de escritorio (que no sean del navegador), estas pueden reinstalarse desde los medios o descargarse, por lo que no es necesario realizar una copia de seguridad.

El uso de servicios de copia de seguridad en línea facilita la copia de seguridad de sus datos, que es solo una de las razones por las que la computación en la nube es ideal para las pequeñas empresas. pero los servicios en la nube aún pueden ser vulnerables a la pérdida de datos a través de la piratería o el sabotaje de los empleados (considere el caso reciente de la universidad estadounidense de educación con sede en indianapolis que, después de despedir a un empleado de tecnología de la información descubrió que antes de irse había cambiado las contraseñas administrativas en línea cuentas, evitando que la universidad acceda a sus datos).No es una mala idea realizar copias de seguridad locales ocasionales de datos en la nube.

Si guarda sus datos localmente (por ejemplo, no está utilizando el almacenamiento en la nube), puede simplificar sus copias de seguridad manteniendo todos los archivos que necesitará archivar en una sola unidad en su computadora. por ejemplo, suponga que necesita hacer una copia de seguridad de los archivos de contabilidad, documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, fotos y correo electrónico.

simplemente contando, Microsoft Office (incluyendo Outlook) y Paintshop Pro, todo en una unidad separada o en una carpeta separada, hace que sea más fácil archivar todos los archivos que ha creado o modificado utilizando esos programas. todo lo que tiene que hacer es hacer una copia de seguridad de la unidad o carpeta. Una vez que haya seleccionado los datos críticos para archivar, es sencillo instalar y utilizar un programa de software de respaldo para archivar sus datos comerciales en un horario regular.

Se recomienda hacer una copia de seguridad de sus datos todas las noches. Hay muchos programas de software de respaldo disponibles que le permiten establecer un cronograma que respaldará automáticamente sus datos. El software de copia de seguridad que también comprime y cifra archivos ahorra espacio en disco y aumenta la seguridad de los datos.

solo mantenga sus copias de seguridad de datos en el sitio si se almacenan en una caja fuerte a prueba de incendios e indestructible. Invertir en una unidad de cinta o en un disco duro externo y cumplir meticulosamente con un programa regular de copia de seguridad de datos no ayudará si todas sus copias de seguridad de datos están en un solo lugar y ese lugar es golpeado por el desastre. para estar realmente seguro, sus copias de seguridad deben almacenarse fuera del sitio. (la copia de seguridad en la nube no elimina por completo esta preocupación, pero ciertamente es mejor que muchas ubicaciones físicas).

Algunas empresas guardan sus copias de seguridad de datos en cajas de seguridad en los bancos. el cargo por una caja de seguridad es deducible de impuestos si necesita un incentivo adicional. otros propietarios de pequeñas empresas conservan múltiples copias de seguridad de sus registros en las casas de diferentes amigos o familiares. en realidad no importa dónde elija guardarlos, siempre que el sitio que elija para la copia de seguridad de datos fuera del sitio sea seguro y tenga acceso regular a él.

para obtener la máxima seguridad, asegúrese de usar contraseñas seguras, cámbielas regularmente y asegúrese de que los archivos respaldados estén encriptados (dado que el almacenamiento en la nube es compartido, los proveedores en la nube normalmente encriptan los datos del usuario). 

Los dispositivos USB aumentan constantemente su capacidad y son ideales para realizar copias de seguridad de datos rápidamente. Si bien no tienen la capacidad de discos duros externos, tienen velocidades de transferencia de datos rápidas y son altamente portátiles. puede hacer fácilmente una copia de seguridad de los datos en una unidad usb y llevarla fuera del sitio. Como no tienen partes móviles, las unidades USB son muy confiables.

Para las pequeñas empresas, el método recomendado es comprar y usar un disco duro externo para copias de seguridad de datos. Los discos duros externos son económicos en comparación con los sistemas de unidades de cinta. también son fáciles de usar; simplemente conecte el disco duro al puerto usb de su computadora. La mayoría de los discos duros externos vienen con software de respaldo.

Si tiene una red de área local (LAN), también puede hacer una copia de seguridad de los archivos en otra computadora o servidor. sin embargo, si la máquina de respaldo reside en la misma ubicación, puede ser vulnerable al robo o dañarse por fuego o inundación. Para evitar robos, se puede instalar un servidor en una jaula, gabinete o armario cerrado.

Si tiene grandes cantidades de datos para respaldar (o desea hacer y conservar archivos de datos completos regulares para el almacenamiento a largo plazo), las copias de seguridad en cinta son la mejor opción. son altamente confiables y pueden almacenar grandes cantidades de datos.

No corra el riesgo de perder los datos de su empresa. La mejor defensa contra tal desastre es la protección adecuada de los datos. Al crear un sistema de copia de seguridad que incluya el archivo y la copia de seguridad de los datos de su empresa de manera regular y adecuada, se asegurará de que su empresa pueda resistir cualquier tormenta que enfrente y continuar. recuerde: ¡nunca puede tener demasiadas copias de seguridad de datos!