Cómo escribir un informe de gastos comerciales

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

Si posee una pequeña empresa, tarde o temprano, tendrá que realizar un seguimiento de los gastos diarios de su empresa a medida que construye su empresa desde cero.

puede parecer innecesario cuando recién comienza, ya que sus gastos de capital más pequeños pueden parecer insustanciales y tener poco efecto en su negocio. pero cuanto antes comience a mantener un informe de gastos comerciales en un intervalo regular, menos trabajo tendrá que hacer durante la temporada de impuestos y los momentos en que su capital operativo es bajo.

¿Qué es un informe de gastos comerciales?

Si el nombre es una indicación, los informes de gastos de negocios parecen rastrear cada centavo que gasta mientras dirige su empresa, pero si bien es cierto en cierta medida, eso no es exactamente lo que son. Los informes de gastos son esencialmente formularios que cuentan todo el dinero gastado en viajes, comidas, alojamiento, capacitación, imprevistos y entretenimiento que un empleado o propietario de un negocio compra de su propio bolsillo en lugar de usar un viático previamente proporcionado.

el formulario o informe se completa de manera regular (generalmente mensual o trimestral), luego se envía al tenedor de libros de la compañía, al departamento de cuentas por pagar o al propietario. Una vez que los gastos se han justificado con un recibo de la compra y la aprobación de la compañía, se envía un cheque por el reembolso de los gastos incurridos a la persona que presentó el informe.

razones por las que necesita usar un informe de gastos comerciales

Los informes de gastos pueden ser una tarea tediosa, pero en última instancia sirven a los mejores intereses de la compañía en el caso de una disputa financiera o auditoría. Al presentar estos informes regularmente, puede asegurarse de que usted y sus empleados estén presupuestando adecuadamente los gastos necesarios para mantener su negocio financieramente seguro, así como mantener la moral y la buena voluntad de la empresa.

Ningún empleado (o dueño de un negocio) querría usar sus fondos personales para hacer el trabajo para el que se les contrata. por lo tanto, mantener y presentar un informe de gastos deja a todas las partes involucradas en una mejor situación financiera que permitir que dichos costos sean asumidos por el empleado o el propietario en lugar de la empresa.

Si usted es un solopreneur o si dirige una microempresa, los informes de gastos pueden parecer tontos, pero nuevamente, son tan importantes para su empresa como lo son para un empleado de una corporación como Apple o Disney. el seguimiento de dónde gasta sus fondos para participar en las actividades profesionales de su pequeña empresa es parte del control fiscal de su empresa y debe usarse al presentar impuestos para contabilizar con precisión cuánto dinero ha gastado su empresa durante todo el año.

Cómo hacer un informe de gastos que se adapte a su negocio

las industrias individuales pueden dictar qué deben contener los formularios de informe de gastos de su pequeña empresa en función de los costos estándar para que su empresa haga negocios. por ejemplo, si varios de sus empleados están en ventas, y se espera que ocasionalmente lleven a clientes potenciales y establecidos a almorzar o cenar, el formulario de informe de gastos de su empresa debe reflejar la oportunidad para que el miembro del equipo de ventas presente un recibo de comida y entretenimiento y los detalles del gasto fácilmente para que puedan ser reembolsados ​​por la cantidad gastada ganando y cenando a un cliente.por lo tanto, la entrada o el código para las comidas deben ser estándar en el formulario de informe de gastos de su empresa.

Otro ejemplo de adaptar eficazmente los informes de gastos de su pequeña empresa para sus necesidades es permitir un código o entrada dedicada a las tarifas de capacitación o conferencia. En muchas industrias hoy en día, mantenerse al día con las nuevas tecnologías, las sesiones de lluvia de ideas de los grupos de expertos o las renovaciones de certificación son necesarias para seguir siendo competitivos. Si su empresa no contabiliza regularmente dichos eventos y talleres en el presupuesto anual, incluir esa opción en un informe de gastos personalizado para el reembolso es una opción conveniente y sensata. 

Las plantillas o muestras de informes generales de gastos comerciales se pueden encontrar en línea fácilmente, pero cada pequeña empresa es única y debe intentar modificar cualquier plantilla para reflejar sus necesidades comerciales específicas. a veces estas plantillas solo están en formato de papel impreso y otras son todas digitales. De cualquier manera, recuerde asegurarse de que todos los costos solicitados para el reembolso estén respaldados por una factura o recibo. Esta no es solo una medida sólida para sus archivos de contabilidad, sino que también puede ser necesaria en caso de que sea necesaria una auditoría fiscal.

Si nunca antes ha utilizado un informe de gastos y no puede determinar si desea utilizar un formulario en papel o una opción en línea, comience con un informe en papel hasta que tenga la costumbre de completar uno antes de pasar a una nube servicio o aplicación digital.

 A continuación se incluye un ejemplo de informe básico de gastos de pequeñas empresas: 

Esta plantilla puede ser simplista, pero captura el mínimo de lo que los informes de gastos de su empresa deberían estar siguiendo y puede modificarse fácilmente para incluir más categorías o una variedad de eventos. Los empleados que a menudo viajan a conferencias, entretienen a clientes o participan en varios talleres y sesiones de capacitación cada año, deben poder ingresar toda su información durante el mes (o más) en cada formulario.

Si la plantilla anterior es demasiado rudimentaria, una simple búsqueda en línea puede revelar una gran selección de opciones de informes de gastos en papel y digitales para elegir. Si está interesado en los servicios de seguimiento de informes de gastos basados ​​en la nube, compañías como Procurify, Zoho Expedition y Rydoo ofrecen sistemas populares que hacen que el registro de gastos sea simple e intuitivo.

Cómo tomar el control fiscal de su pequeña empresa

Sería prudente que los propietarios de pequeñas empresas comiencen a utilizar los informes de gastos tan pronto como puedan en el proceso de despegar su empresa. Además de brindarle la oportunidad de realizar un seguimiento de dónde va el dinero de su pequeña empresa en un momento dado, le permiten prepararse para la temporada de impuestos y adelantarse a una auditoría, así como también aseguran a los empleados que se sienten valorados conocer su empresa está cubriendo los gastos incurridos mientras estaban enfocados en hacer su trabajo.

una empresa exitosa es aquella en la que el control fiscal está firmemente asegurado en manos del dueño del negocio, y un sistema establecido de informes de gastos comerciales puede ayudarlo a lograrlo.