Cómo escribir puntos de conversación

Los puntos de conversación son como una hoja de trucos para cualquiera que se comunique en nombre de una empresa, una organización, un político o incluso ellos mismos. Proporcionan una manera rápida y fácil de mantenerse encaminado, no desviarse del tema y asegurarse de que las comunicaciones sean consistentes en todo el grupo representado.

a menudo se usan como material semilla para cartas, comunicados de prensa, discursos, debates y más. Los puntos de conversación son comunicaciones internas y no se comparten con el público objetivo.

de alguna manera, los puntos de conversación son similares a un esquema, pero no son tan densos. Los funcionarios de comunicaciones que los usan para discursos, debates o entrevistas en vivo deben poder hacer referencia a ellos rápidamente. Los puntos de conversación diseñados para guiar las comunicaciones escritas, como los comunicados de prensa, pueden ser un poco más detallados.

Los puntos más amplios generalmente serán temas que deben abordarse. por ejemplo, una persona entrevistada por televisión puede querer asegurarse de abordar dos o tres temas de importancia específica para la organización que representa. Los puntos de conversación sirven como un recordatorio para dirigir la conversación a esos temas tanto como sea posible. Si bien alguien que hable en nombre de una organización debería poder hablar sobre los temas enumerados de manera inteligente y exhaustiva, los puntos de conversación también pueden incluir detalles o estadísticas que no son tan fáciles de memorizar.

Para cualquier persona que esté frente a la cámara o que hable con una audiencia en vivo, los puntos de conversación no deben tener más de una página, por lo que se hace referencia a ellos de manera fácil y rápida. incluso podrían caber en algo no más grande que una tarjeta de índice.

Al escribir sus puntos de conversación, es importante tener en cuenta algunos detalles clave que lo ayudarán a hacer el mejor trabajo posible preparándose a sí mismo oa otros para comunicar su mensaje:

• priorizar: lo único, sobre todo lo demás, que desea que su audiencia elimine de su mensaje debe ser su principal prioridad y la principal que figura en sus puntos de conversación. a partir de ahí, priorice, en orden, lo que desea abordar, pero comprenda que la calidad de su mensaje generalmente es más importante que la cantidad de puntos que se abordan. por lo tanto, es posible que no llegue a todo lo que se menciona en sus puntos de conversación, pero si ha abordado a fondo su máxima prioridad y también ha mencionado otras dos o tres prioridades, puede considerarse exitoso. y es más probable que su audiencia recuerde uno o dos puntos completamente cubiertos que una docena de temas pasados ​​por alto.
• prepárese: los puntos de conversación son útiles solo cuando quienes los usan ya conocen los detalles del mensaje que debe transmitirse. incluso antes de llegar a la etapa de escribir puntos de conversación, asegúrese de que usted y otras personas que comunicarán el mensaje estén bien informados sobre los detalles. los puntos de discusión están ahí para servir como recordatorio y para resaltar algunos detalles específicos que pueden necesitar ser recitados. nadie debería depender de los puntos de discusión por amplitud y profundidad.
• anticipación: especialmente en entrevistas o debates cuando los que hablan serán cuestionados sobre su mensaje, es importante anticipar cuáles serán esas preguntas. por ejemplo, presenta estadísticas u otros datos y espera que usted o el orador que se está preparando para ser cuestionado sobre la validez de su fuente, esté preparado para defender su fuente e incluya algunas palabras en los puntos de conversación para que sirva de recordatorio .
• enfóquese en los hechos: los comunicadores profesionales deben saber cómo participar sin hablar, pero para que un mensaje sea memorable y efectivo, necesita sustancia, y eso significa hechos. sepa qué hechos desea compartir con su audiencia, y esté preparado para explicarle a su audiencia cómo esos hechos los impactan. sus puntos de conversación están ahí para recordarle los hechos que necesita compartir.
• Sea directo: incluso si su mensaje es negativo, vaya directo al grano y adquiera lo que está diciendo. Si son malas noticias lo que está compartiendo, sus puntos de conversación también deben incluir recordatorios sobre cómo está respondiendo a la situación negativa y trabajando para mejorarla. Si es honesto acerca de las malas noticias y comparte un plan para abordarlas, es más probable que su audiencia lo vea como un solucionador de problemas. Si andas por las ramas o tratas de endulzar la situación, es más probable que tu audiencia te vea como poco confiable.

así como hay cosas que los puntos de conversación deben incluir, también hay cosas que los puntos de conversación deben evitar:

• longitud: no estás escribiendo un discurso. Si necesita confiar en sus puntos de conversación para ayudar a formular oraciones y párrafos, aún no está lo suficientemente preparado como para escribir puntos de conversación. aquellos que usan los puntos de conversación simplemente necesitan poder echar un vistazo a la hoja o tarjeta rápidamente para recordarse a sí mismos de los temas a tratar o de los detalles de los hechos para citar.
• oraciones completas: cada punto no debe ser más que una palabra o una frase corta, solo lo suficiente para despertar la memoria del hablante. si se trata de un número u otro dato, no se debe incluir más que la cifra real y una etiqueta de una o dos palabras para esos datos.
• negrita, subrayado excesivo, uso de cursiva, etc.: para alguien que simplemente mira una página rápidamente, estos intentos de resaltar información no son más que ruido y, a menudo, distraen. Si hace un buen trabajo al priorizar y mantener las cosas breves y simples, no debería haber necesidad de agregar mucho en forma de resaltado adicional.