cuarenta y ocho horas es un cambio ideal para una carta de agradecimiento. Si eso es imposible, apunte por no más de una semana. desea que el donante recuerde que hizo la donación para que su agradecimiento refuerce su acción y lo recompense por dar.

recibir la carta allí rápidamente hará que el nombre de su organización benéfica quede en la mente del donante, le asegure que recibió la donación e impresionará con su eficiencia y consideración.

incluso los donantes en línea deben recibir una carta de agradecimiento por correo, pero eso es costoso y muchas organizaciones sin fines de lucro se están mudando a Internet en la mayor medida posible. en ese caso, asegúrese de que su donante en línea no solo haya recibido un recibo enviado por correo electrónico. tómese el tiempo para personalizar un correo electrónico de agradecimiento y convertirlo en algo memorable

repase las mejores prácticas para enviar cartas de agradecimiento por correo electrónico. en los cuadros de correo electrónico completos, su carta de agradecimiento puede pasar desapercibida, así que preste atención a su línea de asunto y asegúrese de que la línea “desde” identifique claramente a su organización. 

Hay muchos obstáculos para agradecer a un donante por correo electrónico que puede olvidar. tiene que permanecer fuera de la carpeta de spam, captar la atención del donante y atraerlo para que abra el mensaje. no permita que la facilidad y el costo relativamente bajo del correo electrónico lo cieguen a sus defectos.

personalice su carta de agradecimiento con el nombre del donante (revise la ortografía y nunca llame a un ms. a mr.), y escriba directamente a la persona. Los primeros nombres son poderosos.

lo que funciona para una carta de recaudación de fondos también funciona para una carta de agradecimiento. por ejemplo, use pronombres personales, como “usted”, “nosotros” e “i”.

incluya información sobre el donante, como cuánto tiempo ha sido donante o si disfrutó verlo en el último evento. quizás el donante ha recibido un premio u obtenido un ascenso. siéntase libre de agregar algo al respecto a su carta. 

un buen sistema de registros de donantes será su mejor amigo cuando se trata de este nivel de personalización. La mayoría de los sistemas, incluso los de bajo costo, tienen la capacidad de capturar información actual sobre sus donantes.

¿Cuándo dieron por última vez? se han ofrecido? ¿Cuándo fue la última vez que el donante tuvo contacto con su organización y cuál fue la naturaleza de esa interacción?

Si se trata de un donante por primera vez, envíe un paquete de bienvenida e invite al donante a suscribirse a boletines y anuncios.

si agradece a un donante de mucho tiempo, considere una nota escrita a mano en lugar de una carta formal, u otra forma creativa de decir gracias.

coordine el agradecimiento con la apelación o campaña que trajo la donación.

redacte una plantilla para una carta de agradecimiento cuando escriba sus materiales de recaudación de fondos. piense en ello como parte de su paquete de campaña. si la donación es en respuesta a algún otro estímulo, tal vez un evento que organizó, relacione la carta con ese evento. 

cerrar el círculo de nuevo a la apelación mejora la rigidez del nombre de su organización en la mente del donante. También es tranquilizador para el donante. 

Si la donación es en respuesta a un llamado por correo electrónico en particular, desarrolle una página de destino posterior a la donación en su sitio web específicamente para esos donantes.

genérico está fuera. La especificidad a lo que el donante vio que lo obligó a dar es imprescindible. por ejemplo, si un donante donó para ayudar a las víctimas de un terremoto, asegúrese de que su agradecimiento se refiera a esa situación.

ayudar a los donantes a visualizar cómo se gastó su dinero. La mejor manera de hacerlo es contar una historia sobre una persona en particular que recibió ayuda de la donación. la historia no necesita ser terriblemente larga. solo unas pocas oraciones y usar el nombre de una persona pueden ser suficientes para despertar empatía en el donante.

haz de tu donante el héroe de esas historias. él o ella hicieron posible esa historia. Mantenga un inventario de historias sobre las cosas buenas que realiza su organización benéfica. luego configure bloques de copia usando esas historias y colóquelas en sus cartas de agradecimiento según corresponda.

cambiar las historias con frecuencia mantendrá sus cartas frescas y facilitará el envío de muchas cartas sin tener que hacer que cada una de ellas sea completamente nueva.

incluso si atiende a personas que se encuentran en situaciones delicadas y necesita proteger sus identidades, hay formas de contar sus historias sin comprometer su privacidad.

evite las firmas digitales a menos que envíe miles de cartas a la vez. incluso entonces, reserve cartas que van a los donantes que hacen donaciones significativas para que las firme su director ejecutivo, el presidente de la junta o un presidente voluntario de recaudación de fondos. use sellos reales de primera clase para estas letras.

si corresponde, solicite al director ejecutivo o al presidente de la junta que agregue una nota personal a la carta. Los donantes que conocen su educación o los miembros de la junta desde hace mucho tiempo encuentran esto especialmente gratificante.

mencionar un evento reciente al que asistió el donante recordará al donante una experiencia agradable y agregará autenticidad a la nota. considere organizar una fiesta de redacción de notas con voluntarios que puedan escribir notas en cartas o adjuntar notas adhesivas con mensajes escritos a mano.

No recomiendo pedir otra donación en una carta de agradecimiento. Sinceramente, eso apaga a la gente más de lo que piensas. sin embargo, solo incluir un sobre de respuesta podría recordarle al donante que futuras donaciones son bienvenidas. 

muchos donantes guardan estos sobres y los usan como regalo más tarde … o incluso de inmediato. Andrew Olsen, de los fundamentos de la recaudación de fondos, está entusiasmado por incluir sobres de respuesta en cartas de agradecimiento. descubrió que las organizaciones benéficas que usan esta táctica para los nuevos donantes tienen “tasas de conversión de segundo regalo que son entre 8% y 12% más altas que aquellas organizaciones que no las incluyen”.

su donante gracias también puede ser un recibo. debe proporcionar un recibo anualmente para fines fiscales si un donante dona $ 250 o más, y puede incluir esa divulgación con esta carta.

Las cartas de agradecimiento de hoy generalmente incluyen las divulgaciones adecuadas cada vez que un donante dona, ya sea en línea, con cheque o mediante donaciones mensuales.

también es una buena práctica proporcionar un resumen de las donaciones para el año al comienzo del próximo año, justo en el momento en que los donantes generalmente preparan sus declaraciones de impuestos. solo recuerda que un recibo no es un agradecimiento. El recibo debe ser una parte menor de la carta. 

Siempre es bueno incluir una invitación para visitar su agencia y ver su trabajo de primera mano.

En el mundo de hoy, donde podría estar solicitando donaciones de personas de todo el mundo, el compromiso se puede lograr a través de las redes sociales. Anime a su donante a seguir a su organización en Facebook y Twitter o en cualquier otra red social en la que participe.

Dado que no hay hipervínculos en una carta enviada, proporcione la dirección de su sitio web y luego asegúrese de que sus botones de redes sociales sean fáciles de encontrar.

incluya una invitación explícita para visitar el sitio web y haga clic en esos botones y para suscribirse a su boletín de correo electrónico u otras comunicaciones. Los iconos de redes sociales son algunos de los elementos más importantes en el sitio web de su organización benéfica.

Todos somos skimmers. es por eso que la mayoría de nosotros leemos la parte superior de una carta y luego saltamos a la ps y luego podemos volver y leer el resto de la carta. los vendedores de correo directo saben todo sobre el ps y siempre lo incluyen. a veces tienen más de uno.

para el ps de una carta de agradecimiento, es posible que desee volver a consultar la historia que proporcionó (“Michael y Jane están seguros y felices por usted”) o poner información de contacto importante allí.

Los donantes deben tener el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de alguien de la organización con quien puedan contactar si tienen preguntas. el servicio al cliente es tan importante para las organizaciones sin fines de lucro como para las empresas, por lo tanto, haga que sea fácil para un donante encontrar a una persona real en caso de tener un problema.