Cómo crear un kit de prensa para su negocio

Es posible que haya escuchado el término kit de prensa e incluso haya recibido un kit de prensa por algo. Aunque la forma y la función de un kit de prensa pueden variar mucho según la industria, la definición aceptada de uno es:

“un paquete de material promocional proporcionado a los miembros de la prensa para informarles, especialmente sobre un producto, servicio o candidato”.

Debido a que hay tanta variedad, echemos un vistazo a los componentes reales que pueden formar un kit de prensa, y cómo armar uno que brinde a su producto o servicio la mejor oportunidad de publicidad gratuita, también conocido como medios ganados. Si realiza su kit de prensa correctamente, verá un retorno muchas veces mayor que su inversión inicial, especialmente si el kit obtiene su tiempo aire de servicio o producto en estaciones de noticias, o informes en línea y en medios impresos.

no existe un libro de reglas sobre la creación de kits de prensa que especifique qué componentes debe incluir. sus kits de prensa variarán según lo que esté promocionando y el tipo de medios que recibirán su kit de prensa.

la mayoría de los kits de prensa se envían por correo, a menudo a personas que tienen asistentes administrativos, y es su trabajo crear un kit de prensa que sea lo suficientemente interesante como para pasar al portero. El contenido y la presentación son muy importantes. También puede enviar su kit de forma electrónica, aunque si tiene diez partes, puede resultar engorroso.

lo que incluye es muy importante porque un kit de prensa debería ser una manera fácil de destacarlo a usted o su negocio. piense en ello como la compilación de grandes éxitos de su empresa, porque desea que los medios sepan sobre usted y sus productos y servicios en un paquete ordenado. Los componentes principales del kit de prensa que querrá considerar incluyen los siguientes elementos.

el comunicado de prensa de su kit de prensa anuncia lo que está publicitando. Si tiene un producto nuevo, el kit de prensa le ayuda a presentarlo. si su empresa se está fusionando con otra, el comunicado de prensa defiende eso.

puede incluir múltiples comunicados de prensa en su kit de prensa. por ejemplo, un kit de prensa de una feria comercial puede contener un comunicado de prensa de fusión de la compañía, tres comunicados de prensa de nuevos productos y un comunicado de prensa que anuncia un nuevo CEO.

sin embargo, no incluya más de un comunicado de prensa si puede evitarlo. si envía un kit de prensa a un editor, solo necesitará un comunicado de prensa. recuerda, cuanto más incluyas, más trabajo harás que la gente haga. quieres que su trabajo sea lo más fácil posible.

Esto es especialmente útil para cualquier tipo de kit de prensa que incluya muchos elementos diferentes, pero igualmente importantes. Su carta puede dirigirse a los medios de comunicación agradeciéndoles su interés por adelantado, y luego puede proporcionar un resumen de lo que está incluido e indicar por qué el producto o servicio sería interesante para ellos. asegúrese de que el nombre y la información de contacto de su medio de comunicación sean correctos

Los profesionales usan kits de prensa para anunciar un nuevo producto, pero también pueden incluir su folleto. Los folletos son especialmente útiles para explicar su producto o servicio, además de un simple comunicado de prensa. no es solo un elemento visual, sino que puede proporcionar información técnica de manera directa. para un kit de prensa de ferias comerciales, puede incluir una serie de folletos que brindan al editor / reportero una gran cantidad de información sobre todos los diversos productos / servicios. 

Si su producto es lo suficientemente pequeño y puede permitírselo, debe colocar una muestra dentro del kit de prensa. Esto les da a los editores y reporteros la oportunidad de probar el producto por su cuenta. por supuesto, asegúrese de que el producto funcione antes de enviarlo a un editor. no desea enviar a la revista con cable un nuevo tipo de linterna que se enciende en llamas mientras está funcionando.

si su producto es demasiado grande y realizará una demostración en sus instalaciones, incluya esa información para que el editor / reportero pueda acercarse a su ubicación y ver el producto de cerca. o, si su stand de feria tiene una demostración, es una buena manera de darles a muchos editores y periodistas de todo el país la oportunidad de ver su producto en acción.

si solo tiene unas pocas muestras, cree un envío de kit de prensa por niveles. los medios de comunicación de primer nivel solo pueden tener de cinco a diez medios, pero serán los más importantes. 

si ha recibido cobertura de medios gratuita antes, puede incluir una hoja que detalle esos medios de comunicación. pero no envíe cobertura de medios de un competidor directo o no se cubrirá. por ejemplo, si house beautiful ejecutó una pieza en su producto, no lo envíe a house & garden porque dirán que ya estaba cubierto por una publicación de refugio. sin embargo, si su producto apareció en un segmento cnn, continúe e incluya esa exposición a la prensa. 

Esto puede ser una gran adición a un kit de prensa porque detalla características, beneficios y otra información específica de una manera que educa al periodista o editor sobre su empresa y / o productos con puntos de información rápidos. las hojas informativas se pueden usar para lanzamientos de productos, kits de prensa sobre nuevas contrataciones, conferencias de prensa y otras áreas en las que desea brindarle al editor hechos clave que tal vez quieran usar palabra por palabra.

escribir una página de historia de la empresa puede ser valioso para los kits de prensa actuales y futuros. Este trasfondo detalla los comienzos de su empresa y puede incluir hacia dónde se dirige su negocio. Se deben incluir los principales logros, así como cualquier premio o distinción. Además, no olvide sus planes de expansión y desarrollo de productos. asegúrese de actualizar anualmente sus antecedentes para incluir logros adicionales y momentos de referencia.

ya sea un nuevo director ejecutivo, un nuevo ejecutivo de relaciones públicas o un nuevo miembro de su junta directiva, este es el lugar para informar a las personas sobre los que componen su equipo. 

biografías ejecutivas, junto con imágenes de alta resolución, le dan al editor información de fondo muy necesaria sobre el calibre de las personas detrás de la empresa. algunas publicaciones imprimen una biografía palabra por palabra, así que escríbala en tercera persona en lugar de en primera persona. mantenga todas las biografías en una página e incluya premios y reconocimientos, pero no información personal que no sean afiliaciones de la industria.

una hoja de cotizaciones, que contiene citas de las personas de su empresa, es una forma simplificada de proporcionar a los editores ocupados las cotizaciones que necesitan para completar un artículo sin obligar a los editores a localizar a la persona de relaciones públicas de una empresa.

Esta hoja puede incluir citas de sus ejecutivos, desarrolladores de productos e incluso sus clientes (también conocidos como testimonios). Una hoja de citas puede responder a las preguntas más obvias que probablemente tenga un editor. solo asegúrese de que cada cita se lea bien en papel porque esa cita probablemente se usará literalmente en forma impresa.

¿Las imágenes son relevantes para su kit de prensa? si es así, asegúrese de que sean imágenes de alta resolución almacenadas en un dispositivo multimedia útil, como una unidad flash o un CD. También puede incluir imágenes de alta resolución en su sitio web para que las descarguen los medios. solo asegúrese de incluir el enlace directo a su galería de imágenes en el material de su kit de prensa.