Cómo completar y presentar el formulario 941 para impuestos sobre la nómina

Si ha estado pagando a los empleados y ha estado reteniendo los impuestos federales sobre la renta y los impuestos de la seguridad social / medicare, debe informar las cantidades que ha estado reteniendo y pagar esas cantidades, incluidos los pagos requeridos de su negocio a las empresas.

El formulario 941  es utilizado principalmente por los empleadores para informar los montos de retención de impuestos trimestrales para los pagos estimados del impuesto sobre la renta, así como los pagos del empleador y los impuestos fica (por ejemplo, seguridad social y Medicare), e incluye lo siguiente:

• retener impuestos federales sobre la renta e impuestos fica de los cheques de pago de los empleados.
• retenciones debidas de los salarios de Medicare tanto para los empleados como para el empleador.
• retener los salarios imponibles de la seguridad social.
• ajustes por pago por enfermedad.
• ajustes por propinas.
• Cálculo de la cifra adeudada por el empleador.
• montos que un empleador ya ha pagado, ya sea semestralmente o mensualmente, según el tamaño del personal y el tamaño de la nómina.
• Cualquier pago insuficiente o excesivo.

El formulario 941 de irs es un importante formulario trimestral de impuestos sobre la nómina para cada empleador, y debe presentarse cuatro veces al año. este formulario se debe presentar cuatro veces al año:

• 31 de marzo para el trimestre 1: enero, febrero marzo
• 30 de junio para el trimestre 2: abril, mayo, junio
• 30 de septiembre para el trimestre 3: julio, agosto, septiembre
• 31 de diciembre para el cuarto trimestre: octubre, noviembre, diciembre.

Cuando las fechas de vencimiento aterrizan en un día festivo o un día de fin de semana, la fecha de vencimiento ajustada será el siguiente día hábil. por ejemplo, si la fecha de vencimiento del 31 de julio es un sábado para ese año, la fecha de vencimiento de ese pago sería el lunes 2 de agosto.

si ha realizado sus depósitos de impuestos de nómina para el trimestre por completo y a tiempo,  tiene 10 días más después de la fecha de vencimiento anterior para presentar el formulario 941 para el trimestre. Estas son las fechas de presentación si cumple con los criterios para la extensión de 10 días:

• para el primer trimestre, que finaliza el 30 de marzo, debe enviar antes del 10 de mayo. 
• para el segundo trimestre, que finaliza el 30 de junio, debe enviar antes del 10 de agosto.
• para el tercer trimestre, que finaliza el 30 de septiembre, debe enviar antes del 10 de noviembre.
• para el cuarto trimestre, que finaliza el 31 de diciembre, debe enviar antes del 10 de febrero.

Aquí hay algunos recordatorios para el formulario IRS 941:

• La tasa actual de seguridad social es del 6,2%, tanto para los empleados como para el empleador. El límite salarial de la seguridad social cambia cada año. Este límite es el pago anual máximo sujeto al impuesto de seguridad social.
• El formulario 941 incluye los montos retenidos del pago de los empleados por el impuesto adicional de Medicare para personas de altos ingresos.
• la tasa impositiva de medicare es 1.45% cada uno para empleados y empleadores. No existe un límite de salario máximo para el impuesto de Medicare.
• En vigencia para períodos impositivos que comiencen después del 31 de diciembre de 2013, el crédito para pagos de asistencia de primas cobra no se puede reclamar en el formulario 941.

Esta es una descripción general de los pasos para completar el formulario 941. Puede encontrar más detalles en las instrucciones IRS para el formulario 941.

1. verifique el máximo de seguridad social para el año, ya que cambia anualmente. no se retiene la seguridad social de los salarios de los empleados por encima de esta cantidad.
2. contabilizar el impuesto adicional de Medicare para los empleados de mayores ingresos.
3. proporcione esta información general:
4. línea 1: el número de empleados que fueron remunerados durante el trimestre.
5. línea 2: la compensación total pagada a estos empleados durante el trimestre.
6. línea 3: impuesto sobre la renta total retenido de la compensación del empleado durante el trimestre.
7. calcular la seguridad social / impuesto de medicare:
8. línea 4: si ninguna compensación para empleados estaba sujeta a la seguridad social o al impuesto de Medicare, marque la casilla y pase a la tarea 4.
9. línea 5a: ingrese el total de los salarios imponibles de la seguridad social en la columna 1, multiplique por .124 e ingrese el monto en la columna 2. recuerde que los salarios de la seguridad social se pagan solo hasta el monto máximo anual de la seguridad social para cada empleado.
10. línea 5b: haga lo mismo que 5a para consejos.
11. línea 5c: ingrese el total de salarios y propinas imponibles de Medicare en la columna 1, multiplique por .029 e ingrese el resultado en la columna 2.
12. agregue las cantidades de la columna 2 de 5a, 5b y 5c, e ingrese el total en 5d.
13. calcular el impuesto total Para determinar la cantidad de impuestos que debe, agregue los totales de la línea 3: impuestos retenidos, línea 5d: total de la seguridad social y el impuesto de Medicare adeudado, y reste la línea 6d: exención de la ley de contratación. ingrese el total en la línea 6e.
14. hacer ajustes:
15. línea 7a: ajuste por fracciones de centavos. use redondeo tradicional: debajo de 1/2, redondee hacia abajo; mitad o más, redondear hacia arriba. use el signo negativo, no paréntesis, para las disminuciones.
16. línea 7b: reste cualquier seguro social o medicamento retenido del pago por enfermedad por parte de terceros pagadores, como las compañías de seguros.
17. línea 7c: reste los ajustes por la parte de los empleados no recaudados de los impuestos de la seguridad social y de Medicare en propinas y en las primas de seguro de vida a término grupal pagadas por ex empleados.
18. línea 8: totalice estos ajustes (6e a 7c) e ingrese la cantidad en la línea 8.
19. totalizar los depósitos. en la línea 11, ingrese el total de todos los depósitos de impuestos sobre la nómina que realizó durante el trimestre.
20. totalizar los ajustes. agregue la línea 11: depósitos totales, la línea 12a: pagos de asistencia para primas de cobra, y la línea 12e: ajuste para el impuesto de seguridad social sobre asistencia de cobra.
21. determinar el saldo adeudado o un sobrepago:
22. si la línea 10, impuestos totales, es mayor que la línea 13, depósitos totales con ajustes, ingrese el saldo adeudado en la línea 14.
23. si la línea 10, impuestos totales, es menor que la línea 13, depósitos totales con ajustes, ingrese el monto del sobrepago en la línea 15. puede aplicar el sobrepago a la próxima declaración o solicitar un reembolso.
24. en la página 2 del formulario, tenga en cuenta que:
25. debe proporcionar información sobre su calendario de depósitos de nómina. Si es depositante mensual, debe ingresar la obligación tributaria de cada mes del trimestre. si usted es un depositante quincenal, debe adjuntar el anexo b: formulario 941, que muestra la obligación tributaria de cada depósito quincenal.
26. su obligación tributaria no son sus depósitos para cada trimestre. su obligación tributaria es el impuesto total que debe en función de la nómina bruta de cada mes. su obligación tributaria para el trimestre debe ser igual al total en la línea 10.
27. responda las preguntas sobre su negocio, en las líneas 18 y 19, o déjelas en blanco si no se aplican.

la parte 4 pregunta si el IRS puede comunicarse con su tercero designado. Esta es la persona que preparó su formulario 941 y es responsable de la preparación de los impuestos sobre la nómina.

El formulario 941 puede enviarse electrónicamente utilizando un archivo electrónico federal. puede presentar el formulario 941 por correo electrónico y pagar cualquier saldo adeudado electrónicamente utilizando un software de preparación de impuestos o consultando con un profesional de impuestos.

Si ha pagado el monto total de sus impuestos sobre la nómina durante los meses cubiertos por este formulario, debería ver “$ 0” adeudado. eso es bueno. pero ¿y si debes impuestos? use el sistema de pago de impuestos de irs eftps para pagar sus impuestos de nómina.

Si tiene que hacer depósitos, es posible que tenga un pequeño saldo adeudado. haga ese depósito electrónicamente usando el sistema irs eftps.