Las reuniones pueden ser oportunidades para compartir ideas, discutir desafíos y definir planes de acción, o pueden terminar siendo una pérdida de tiempo improductiva. desafortunadamente, los gerentes son a menudo los principales contribuyentes a la disfunción del proceso de reunión. necesita habilidades para ejecutar reuniones correctamente.
fortaleciendo sus habilidades de facilitación de reuniones
por definición, medios facilitadores, “hacer más fácil o menos difícil; ayuda hacia adelante “. para que un gerente facilite una reunión (en lugar de ejecutarla), debe estar dispuesto a dejar su poder y estar abierto a diferentes resultados y enfoques.
donde los gerentes van mal con las reuniones
muchos gerentes piensan que saben cómo “organizar” una reunión. ellos establecen la agenda, hablan y toman todas las decisiones. Si bien esto puede parecer fácil y eficiente para los gerentes, a menudo es una pérdida de tiempo de las personas y no aprovecha el potencial creativo del equipo.
de hecho, tiene el efecto opuesto ya que los empleados tienden a retirarse, lo que difiere al gerente que quiere estar a cargo.
por qué los gerentes no involucran a los empleados
Existen muchas razones por las cuales los gerentes no involucran más a sus empleados en las reuniones. Si bien los primeros tres elementos a continuación son comportamientos de gerentes pobres, el último, habilidades de facilitación, se pueden aprender y fortalecer con la práctica:
- miedo a dejar ir
- la falsa creencia de que debido a que están a cargo, deben proporcionar todas las respuestas
- falta de confianza en las habilidades o habilidades de resolución de problemas de sus empleados
- falta de habilidades de facilitación de reuniones
Estas ideas para los gerentes en todos los niveles fortalecerán sus habilidades de facilitación de reuniones en apoyo de mejorar la productividad de la reunión.
los gerentes de habilidades deben facilitar las reuniones
La facilitación adecuada de la reunión implica involucrar a todos en la reunión en la identificación y resolución de problemas. los equipos casi siempre desarrollarán soluciones mejores y más creativas que cualquier gerente solo. También es más probable que los equipos apoyen la implementación de las soluciones que ayudaron a crear. puede dividir estas habilidades de facilitación de reuniones en tres categorías diferentes:
- planeando una reunión
- conducir una reunión
- resolviendo problemas de reuniones
cómo planificar una reunión
Antes de comenzar cualquier reunión, necesita una agenda. para una reunión de colaboración, invite a los asistentes a la reunión a decirle qué problemas debe resolver el equipo o qué cambios debe perseguir. asegúrese de que los temas sean los que permitan la participación grupal. facilitar una reunión es diferente a presentar información en una reunión.
1. permitir la participación del grupo
asegúrese de dejar suficiente tiempo para la participación del grupo y de que no intente resolver demasiados problemas en un corto período de tiempo. sin embargo, demasiado tiempo también puede resultar en un ciclo interminable de “bueno, ¿qué pasa con …?”, asegúrese de que su agenda cumpla con el tiempo asignado para la reunión. Las habilidades necesarias incluyen estas.
- habilidades de facilitación grupal
- planificación de reuniones
- resolución de problemas
- Toma de decisiones
- desarrollo de agenda
2. asegúrese de proporcionar una logística adecuada
elija el lugar y la hora de la reunión con cuidado. Si intenta meter a 15 personas en una sala de conferencias con seis sillas, la reunión será un desastre. Cuando las personas se sienten incómodas, no pueden verse, no pueden oír o tienen hambre, los resultados de las reuniones se verán afectados.
Aprenda a utilizar la logística como una forma de fomentar una gran participación y eliminar las barreras. necesita planificar todo esto por adelantado. enviar a alguien a mitad de la reunión para pedir sándwiches hace que su reunión sea menos efectiva. La planificación logística implica estas habilidades.
- planificación logística y experiencia
- Toma de decisiones
- Consideración cuidadosa de las necesidades de los demás.
3. registrar las actas de la reunión
La última parte crítica de la planificación de una reunión es el acta de la reunión. ¿Quién los tomará? ¿Quién los distribuirá? Si no tiene una persona administrativa designada, considere hacerlo usted mismo o rote la responsabilidad entre los miembros del equipo. Si Jane hizo los minutos la semana pasada, es el turno de John esta semana. Si está utilizando una pizarra o un rotafolio para recopilar ideas, dele a la persona que escribe suficiente tiempo para documentarlas correctamente.
- habilidades para tomar notas
- relevancia de la documentación
- Comprender la diversidad y la inclusión
cómo llevar a cabo una reunión
con su agenda sólida, buena ubicación y refrigerios apropiados, está listo para su reunión. Para que su reunión sea una excelente reunión de trabajo (y no solo un volcado de información), deberá demostrar las habilidades adecuadas para facilitar la reunión.
Para hacer esto, deberá centrarse en estos tres componentes de la facilitación de reuniones.
1. hacer preguntas
Grandes preguntas estimulan una gran discusión. El artículo, “70 increíbles preguntas de coaching utilizando el modelo de crecimiento”, ofrece algunos elementos de discusión destacados.
- hacer preguntas para obtener información adicional
- hacer preguntas para aprender sobre diferentes puntos de vista
- hacer preguntas para anotar áreas de acuerdo y desacuerdo
- haga preguntas para confirmar que realmente está escuchando exactamente qué miembros del equipo están contribuyendo
- haga preguntas para asegurarse de que está compartiendo significado con los miembros del equipo
2. demostrar escucha activa
La escucha activa le permite saber de verdad y profundamente que usted y la persona que está escuchando comparten significado y han llegado a una comprensión reflexiva de las posiciones de los demás. Cuando parafrasea, verifica la comprensión y hace preguntas de seguimiento, esto fomenta una mayor participación y mantiene la discusión fluida.
- asiente con la cabeza y otros gestos apropiados para indicar comprensión
- repita lo que escuchó a la otra parte para que sepa que comparte el significado
- Haga preguntas para aclarar cualquier cosa sobre la que no esté seguro
- Haga preguntas de seguimiento para ampliar aún más su comprensión
- use palabras como “ah-ha”, “sí, entiendo” y similares para indicar comprensión
3. dirigir una sesión de lluvia de ideas adecuada
la mayoría de las personas piensan que ya saben cómo hacer una lluvia de ideas. sin embargo, generalmente no lo hacen. En demasiados entornos, la efectividad de la lluvia de ideas se ve reducida por la gestión deficiente del proceso, las fuertes presiones sociales o políticas y las malas habilidades de facilitación. muchas personas nunca han experimentado realmente el poder de una sesión de lluvia de ideas bien organizada.
- practicar habilidades efectivas de facilitación
- gestionar la introducción de ideas por parte de los participantes
- asegúrese de que todos los participantes tengan la misma oportunidad de hablar
- Gestionar conversaciones en competencia y personas hablando entre sí
- idear una forma efectiva de reducir las opciones de lluvia de ideas a un número manejable
- resolver cualquier conflicto que surja
cómo resolver problemas en una reunión
El segundo tipo de reunión requiere diferentes habilidades de facilitación de la reunión. no necesitaría reunirse si todos ya estuvieran de acuerdo con la solución. te unes para compartir información y desarrollar respuestas y esto significa que tendrás que unir a las personas. Aquí están las habilidades que necesitará.
1. habilidades de construcción de consenso
consenso no significa que todos tengan que estar de acuerdo con una decisión. significa que todos han tenido la oportunidad de compartir sus perspectivas (potencialmente mediante una lluvia de ideas) y proponer ideas. Después de esto, la clave del consenso es que todos los miembros del equipo acuerden apoyar la dirección, incluso si no fue su elección original.
- La facilitación adecuada de la reunión guiará al grupo desde el intercambio de ideas hasta el desarrollo de una decisión efectiva.
- Llegar a un consenso lleva más tiempo, pero generalmente obtendrá una mayor aceptación del grupo en general. Sin embargo, recuerde que el consenso no es el objetivo final.
- una decisión efectiva para el problema en cuestión es el tema más importante.
recurso de toma de decisiones por consenso
vea “un marco de toma de decisiones por consenso de seis pasos” para obtener más información sobre cómo liderar un equipo a través de un proceso de toma de decisiones por consenso.
2. habilidades de resolución de conflictos
Cada vez que hay una sala llena de personas involucradas en la resolución de un problema, el conflicto es inevitable. de hecho, los investigadores del equipo consideran el conflicto sobre la tarea o el problema como parte del proceso para la toma de decisiones efectiva. un gerente debe aprender a aprovechar el poder del conflicto de manera positiva.
- gestionar la discusión para escuchar todos los puntos de vista
- liderar la discusión para identificar áreas de acuerdo y desacuerdo
- usar habilidades de facilitación para que ciertos participantes se sientan escuchados
3. habilidades de comunicación no verbal
Mientras los investigadores discuten sobre los porcentajes exactos, la mayoría estaría de acuerdo en que más del 50% de la comunicación es no verbal.
- un gerente necesita poder leer el tono y el lenguaje corporal del grupo para evaluar su nivel de compromiso, franqueza y compromiso.
- su comprensión de la comunicación no verbal puede ayudarlo a ver cuándo hay un acuerdo verdadero versus un acuerdo hablado solo para finalizar la reunión.
- Conocer el lenguaje corporal como una forma de experimentar la voz de comunicación total de un individuo o un equipo.
la línea de fondo
el tiempo es un activo valioso en la vida y en el trabajo. Esforzarse por gestionar las reuniones para una eficiencia y eficacia óptimas. aprender, practicar y aplicar las nueve habilidades de facilitación identificadas anteriormente es un excelente lugar para comenzar.
