8 consejos para planificar una pequeña reunión

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

Incluso las reuniones de negocios más pequeñas requieren una planificación adecuada para garantizar que todas las necesidades y objetivos se cumplan para todos los involucrados. Para ser eficiente, hay que seguir un orden de operaciones para evitar que los detalles se escapen. A continuación se enumeran 8 pasos esenciales a seguir para planificar su próxima reunión pequeña.

elige tu tema y ubicación

Este paso representa las dos variables que su audiencia querrá saber antes que nada. El “dónde y por qué” de la reunión impactará instantáneamente a quién se invitará y si asistirán o no.

el lugar que elija afecta la reunión general y afecta muchas otras decisiones que deberá tomar al planificar el evento. 

identificar participantes

Una gran parte de organizar una reunión enfocada y productiva es evitar las distracciones, y eso significa limitar las invitaciones a los principales tomadores de decisiones. Existe una tendencia en la cultura corporativa a incluir a todas las partes relacionadas en las comunicaciones, pero puede impulsar la producción eliminando a los asociados que podrían retrasar el progreso con discusiones sin importancia. en lugar de invitar a los participantes sin derecho a voto, aliente a los asistentes clave a hablar con sus subordinados antes de asistir a la reunión.

ofrecer tres fechas y horarios

tenga cuidado con la forma en que pregunta sobre la disponibilidad de cada asistente. es fácil abrir una “caja de pandora” de problemas cuando se trata de programar una fecha mutuamente beneficiosa para su reunión. Una forma de evitar esto es ofrecer algunas fechas y horarios, luego pregunte a cada persona cuál funciona mejor. Si tienes suerte, una de las fechas coincidirá para todos. si no, no tenga miedo de preguntar a los atípicos si pueden ajustar su calendario para acomodar a la mayoría.

crear un itinerario

Es crucial tener un cronograma de los temas que se discutirán junto con quién dirigirá cada segmento de la reunión. los planificadores pueden necesitar buscar el consejo de los altos ejecutivos para crear con precisión un itinerario. una vez que se complete el primer borrador, se debe enviar al grupo para su aprobación.

discutir las necesidades de presentación

Hay muchas maneras diferentes de presentar ideas al grupo, y cada orador programado tendrá sus propias preferencias. La funcionalidad de PowerPoint, el acceso a Internet y las pizarras blancas son solo algunos de los componentes que puede necesitar para organizar. sea ​​proactivo al solicitar estos detalles y haga un seguimiento para confirmarlos unos días antes de la reunión.

horario de catering

La clave para pedir comida para pequeñas reuniones es mantener el menú funcional. no desea que la restauración interfiera con ningún aspecto del negocio en cuestión, por lo tanto, evite las comidas excesivamente formales si es posible. Si se solicita un almuerzo, trate de reservar una habitación adyacente para la comida para que los asistentes puedan volver a la reunión lo antes posible.

enviar detalles finales

aproximadamente siete días antes del evento, desea enviar una copia final del itinerario y los detalles a cada participante. Esto debe incluir todo lo que se ha ordenado para el día. También incluye direcciones, información de estacionamiento, números de habitación y contactos de emergencia. si está trabajando con ejecutivos, copie también sus asistentes administrativos en el correo electrónico.

día de reuniones

Como planificador de la reunión, es su trabajo asegurarse de que el evento se inicie con éxito. por supuesto, querrás llegar al lugar temprano para inspeccionar la sala y reunirte con los coordinadores de catering y audiovisuales. dependiendo de la ubicación, es posible que también desee publicar letreros para que todos encuentren su camino a la habitación.

y ahí lo tiene: ocho pasos relativamente simples para planificar una pequeña reunión exitosa.

ejecutar cada paso obviamente tomará tiempo y diligencia de su parte, pero comunicar sus planes a los asistentes es la mitad de la batalla. Cuanto más sepan las personas qué esperar de la reunión, más preparados estarán para ponerse manos a la obra.