5 pasos para un sistema de mantenimiento de registros comerciales que funcione

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

Probablemente haya escuchado la expresión “basura adentro, basura afuera”. Originalmente se aplicaba al hardware y software de la computadora, pero también funciona para el lado financiero de su negocio. tienes que crear un sistema financiero que elimine la basura si quieres tener éxito.

su sistema debe brindarle información precisa y útil para que pueda ver cómo le está yendo y saber cuándo actuar. Estos cinco sencillos pasos lo ayudarán a crear un sistema simple de mantenimiento de registros financieros: capturar, verificar, registrar, revisar y actuar.

capturar la información

Si no está allí, no existe. apueste por el hábito de capturar todo al comenzar su negocio. después de un tiempo, se volverá automático.

“Capturar” es el paso más difícil y es la parte más importante del proceso. realice un seguimiento de cada cantidad que gasta en su negocio y cada cantidad que ingresa como ventas. tenga cuidado de mantener separados los gastos personales y comerciales, incluso si siempre paga su negocio cuando paga gastos personales de esa cuenta.

No se preocupe en este momento por hacer algo con la información. solo tiene la costumbre de recogerlo. asegúrese de que todo lo que capture incluya una descripción del artículo, la cantidad y la fecha.

verifique que la información esté completa y correcta

Pase una hora cada dos semanas más o menos revisando todo lo que ha capturado y asegurándose de que toda la información esté lista para grabar.

asegúrese de haber incluido suficientes detalles sobre el gasto para poder registrarlo con precisión. una nota para “papel, $ 3.55, 7/12” podría no ser suficiente. ¿Para qué era el periódico? ¿Era este un periódico que compraste para la oficina o compraste una resma de papel para la computadora?

establezca una hora específica para una cita de “verificar todo” con usted al final de las semanas alternas, por ejemplo, cada dos viernes. no espere demasiado o será más difícil recordar información.

grabar la información para guardarlo

grabar significa poner su información financiera en una forma utilizable. entregue todo lo que haya verificado a su contable para que lo grabe o lo grabe usted mismo. haz esto mensualmente.

ingrese la información en una hoja de cálculo o software de contabilidad. es posible que el software en línea funcione mejor para usted: tanto usted como su contable pueden ver la información y debatirla. solo asegúrese de tener todo registrado cada mes para poder revisarlo.

consolidar y revisar la información

después de que se haya registrado su información financiera cada mes, imprima cuatro informes: un balance general, un estado de resultados (p & l), un informe de vencimiento de cuentas por cobrar y un informe de cuentas por pagar.

incluya una comparación con la misma información del informe del mes pasado con cada informe. preste especial atención a la información específica dentro de estos informes.

actuar en base a lo que sabes

“actuar” podría significar no hacer nada si todo parece estar bien, pero en otras ocasiones, podría significar hacer un cambio.

crea puntos gatillo donde la información te obliga a actuar. Si ve que los pasivos aumentan cada mes durante tres meses en su balance general, esto probablemente significa que los activos o gastos también están aumentando. reducir el gasto.

Si ve que un gasto particular aumenta como porcentaje de las ventas en su estado de resultados, pregúntese por qué. es posible que desee reducir el gasto en otros gastos para mantener su nivel de ganancias si el aumento es necesario.

sea ​​asertivo al perseguir a los pagadores lentos que aparecen en su informe de antigüedad de cuentas por cobrar. cuanto más tiempo deje sin pagar una deuda, es menos probable que alguna vez reciba el dinero. configure un sistema de cobros para asegurarse de que le paguen de inmediato. no permita que los pagadores lentos asuman que no quiere su dinero porque no han tenido noticias suyas desde hace tiempo.

En cuanto a sus cuentas por pagar, pague lo que pueda tan rápido como pueda. a menudo puede obtener descuentos pagando temprano. Si no puede pagar todas sus facturas, pague las que le causen multas o que afecten su calificación crediticia si no es puntual.

incluso si alguien más es responsable de pagar las facturas, usted es en última instancia responsable de asegurarse de que se paguen sus deudas comerciales.

la línea de fondo

incluso si no está familiarizado con los sistemas financieros, debería poder ponerlo en marcha y mantenerlo funcionando con el mínimo esfuerzo. La parte más difícil es recolectar la información. después de haber formado el “hábito de recolección”, encontrará que el resto vendrá.

recuerde ccrra: capturar la información financiera para su negocio, comprobar que cada dos semanas, registro y revisar la información mensual, a continuación, actuar como sea necesario para mantener su situación financiera continúe sin problemas.

minimizará la “basura” y los problemas que conlleva y maximizará su situación financiera si sigue este sencillo sistema de cinco pasos. Un sistema financiero bien organizado debería mantener su negocio viable durante muchos años.