5 maneras de hacer que una reunión generalmente aburrida sea más emocionante

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

Las reuniones son una parte inevitable de los negocios. comparte información, intercambia ideas, genera soluciones y crea procesos y sistemas. El problema es que muchas de estas reuniones son dolorosamente aburridas, lo que significa que las personas que asisten tienen sus cerebros desconectados.

Si las personas no están concentradas y prestando atención, la reunión desperdicia el tiempo de todos. Haga que las reuniones aburridas sean más emocionantes (para que logren algo) con estos cinco consejos prácticos:

prohibir los teléfonos inteligentes

la gente insistirá en que deben tener sus teléfonos; después de todo, podría ocurrir una emergencia. el mundo podría llegar a su fin durante su reunión de planificación trimestral, pero es poco probable.

La tecnología le permite concentrarse en lo que no está delante de usted: la reunión. Si las personas se encontraran cara a cara con las personas que envían mensajes de texto durante su reunión, le enviarían mensajes de texto a otra persona. los teléfonos se quedan en los escritorios.

sin el teléfono, suceden dos cosas durante una reunión. estás obligado a permanecer en el presente, y los descansos se pasan comunicándote con los otros participantes. Las reuniones son más interesantes cuando hablas con tus colegas y los conoces. Los teléfonos son una barrera para esto.

preparar, preparar, preparar

Las reuniones aburridas y tediosas ocurren cuando el líder o el moderador llegan tarde, no tienen una agenda y la abandonan. Una reunión bien preparada puede ser fascinante y atractiva. Cuando el líder tiene un plan y un propósito, la reunión será más interesante. cuando no hay dirección u objetivo, la reunión no será interesante.

La otra parte de la preparación es mejorar tus habilidades. Has estado en reuniones que fueron productivas e interactivas y te hicieron sentir como si pudieras avanzar y lograr grandes cosas. y ha asistido a reuniones en las que está seguro de que si se queda dormido, nadie lo extrañaría y usted no extrañaría nada importante. La diferencia es la persona que dirige la reunión.

Si tus reuniones son aburridas, mírate en el espejo. Encuentra una manera de mejorar. tome una clase (su departamento de recursos humanos puede ayudarlo con sugerencias) y solicite comentarios y tutorías de un compañero de trabajo cuyas habilidades de reunión admire. hay mucha ayuda disponible si la solicita, y gran parte es gratis.

todos participan

Si la participación no es necesaria, puede manejar todo el problema por correo electrónico. es raro que necesite traer un grupo para transmitir información. Los temas como los despidos masivos o la reestructuración completa de la empresa son una excepción y los maneja mejor un gerente que habla con todos. de lo contrario, las reuniones deben ser interactivas.

en una sesión de lluvia de ideas, todos deberían hablar. Si alguien no habla, pida a esa persona que contribuya. los introvertidos pueden ser incómodos, por lo que debe hacerlo lo más libre de presión posible. la cultura de su reunión debe garantizar que se incluyan las ideas de todos, y los participantes deben saber de antemano para que no se sorprendan.

ya sea una reunión de planificación, una reunión de establecimiento de objetivos o incluso una reunión de informe trimestral, siempre permita tiempo para preguntas y comentarios.

no dejes que ninguna persona domine

Si dirige la reunión, puede hablar más que los demás, pero no permita que ninguna persona domine la conversación. Esa es la fórmula para una reunión tediosa. redirigir comentarios y llamar a personas con experiencia en el área para disuadir a un hablador compulsivo.

Las personas que se toman el tiempo para asistir a una reunión, aportando sus conocimientos y experiencia, merecen la oportunidad de hablar y compartir sus opiniones. Como líder, puede aprender a controlar el comportamiento que socava la reunión.

aquí hay una manera de detener cortésmente a una empleada, llamémosla Jane, cuando termina su cuarto comentario y comienza a tomar una quinta: “gracias, Jane, conocemos tu posición. Me gustaría escuchar lo que Karen tiene que decir. y, jim y bob aún no han tenido la oportunidad de hablar “.

a veces, tendrá que hablar con los janes de su oficina antes de una reunión para recordarles que el punto de unirse como grupo es compartir ideas con todos y, si dominan, la reunión no será tan exitosa. discutir este comportamiento inmediatamente después de la reunión también funciona bien, ya que tendrá nuevos ejemplos para proporcionar.

hacer artículos procesables

Una reunión interesante y emocionante termina con cosas que las personas pueden y deben hacer, ya sea para promover sus objetivos individuales, los objetivos de la empresa o, idealmente, ambos. Si la gente no se marcha sabiendo cuáles son sus próximos pasos, entonces la reunión fracasó.

construir un seguimiento para la rendición de cuentas. Puede tener lugar en una segunda reunión o individualmente, pero debe suceder. las personas se desconectarán si saben que los elementos de acción son para mostrar.

Haga estos cinco cambios y las reuniones aburridas serán más emocionantes y productivas. Cuando las personas experimentan reuniones interesantes y productivas, la organización en general se beneficia.