Si está contemplando una carrera como planificador de eventos, ya sea como una entidad independiente o con una empresa de planificación de eventos, asegúrese de que es un buen candidato para el puesto. Los organizadores de eventos más exitosos tienen un conjunto impresionante de habilidades. a continuación se presentan cinco habilidades de planificación de eventos que alcanzará regularmente. Estas habilidades pueden hacer o deshacer su éxito.
los organizadores de eventos están altamente organizados
En la planificación de eventos, el éxito está en los detalles. y hay muchos de ellos! realizar un seguimiento de numerosas tareas, múltiples proveedores y cambiar constantemente las listas de tareas a la vez, mientras mantiene contento a su cliente, puede ser un desafío para algunos y desalentador para otros.
ser altamente organizado es imprescindible para la planificación exitosa de eventos. Para aquellos que hacen y gestionan listas de tareas en su vida personal, organizarse puede ser algo natural. Para otros que luchan por recordar los plazos o para recoger la limpieza en seco, organizarse puede requerir más esfuerzo.
Los planificadores de eventos pueden administrar un evento a la vez o estar en las etapas de planificación de múltiples eventos simultáneamente. Algunos eventos, como las conferencias anuales, requieren más de un año de planificación, por lo que los organizadores de eventos deben mantenerse organizados a largo plazo.
Abundan las herramientas de organización para organizadores de eventos, desde software que rastrea el registro hasta plantillas para formularios y hojas de cálculo. Una lista de verificación de planificación de eventos que se personaliza para cada proyecto es una de las herramientas más valiosas que puede tener, independientemente de su capacidad organizativa natural.
descubra un sistema organizacional que funcione mejor para usted porque estar organizado es fundamental para una carrera de planificación de eventos.
los organizadores de eventos son agradables
¿Qué tienen en común todos los eventos? personas. Los organizadores de eventos exitosos son agradables, atractivos, buenos conversadores y excelentes oyentes. La planificación de eventos es una profesión social en la que el resultado, el evento en sí, incluirá un grupo de personas, grandes o pequeñas. comprender a las personas y disfrutar hablar con ellas es parte del trabajo.
Esto no significa que, como planificador de eventos, pasará la mayor parte del día en almuerzos de clientes y cócteles en eventos sociales. la planificación de eventos es un trabajo duro, y gran parte se gasta en un escritorio con un teléfono o computadora; sin embargo, un comportamiento agradable es imprescindible al abordar una de estas tareas comunes de planificación de eventos:
- negociando con hoteles
- discutir menús con gerentes de catering
- reunirse con vendedores
- presentar sus ideas de eventos a un posible cliente
- redes en cualquier momento y en cualquier lugar
- supervisar al personal del evento
- trabajando su evento e interactuando con invitados y trabajadores
En la vida diaria, la mayoría de nosotros recordamos a las personas agradables y serviciales con las que interactuamos, y esa interacción puede hacer que la experiencia sea mucho más constructiva para ambas partes. saber cómo relacionarse con diferentes personalidades, cómo conectarse con alguien y causar una impresión positiva son las claves del éxito. nadie quiere trabajar o ayudar a alguien con quien es difícil hablar, difícil de entender o grosero y poco profesional de ninguna manera, así que considere ser una habilidad esencial para la planificación de eventos.
escucha y comunica claramente
Excelentes habilidades de comunicación son esenciales en muchas profesiones. En la planificación de eventos, la falta de comunicación puede ocasionar numerosos problemas tanto para el planificador de eventos como para el cliente, y un simple malentendido puede tener resultados catastróficos. por lo tanto, la capacidad de escuchar es crucial para que comprenda las necesidades del cliente.
Estos son algunos ejemplos de comunicaciones y cómo se utilizan estas habilidades de planificación de eventos cuando se planifican eventos:
comunicación escrita:
- escribir propuestas de eventos para un posible cliente
- creando materiales para comercializar su empresa
- redacción de contratos para clientes y proveedores
- redacción de notas de agradecimiento a oradores invitados y vips
comunicación verbal:
- la capacidad de explicar el alcance y el propósito de un evento
- Comunicar eficazmente sus ideas a un supervisor, cliente o proveedor
- Comprender y procesar la información que se proporciona, como las preocupaciones de un cliente o las preguntas de un proveedor
- negociar hábilmente tarifas de hotel, detalles de contacto o extras de un proveedor
los organizadores de eventos son creativos
Los organizadores de eventos exitosos tienen ideas, muchas de ellas. Y con esa creatividad viene la capacidad de transformar la idea en algo tangible. Los planificadores de eventos pueden tomar una visión y darle vida. desde el desarrollo de un tema único para una fiesta hasta la creación de una solución de decoración asequible que cumpla con un pequeño presupuesto, la creatividad es esencial al planificar un evento.
La creatividad también juega un papel en la resolución de problemas. ser capaz de pensar creativamente para desarrollar soluciones a los problemas puede impactar positivamente el éxito de su evento.
los planificadores de eventos son multitarea
En varias etapas del proceso de planificación de eventos, hay numerosas tareas que gestionar. puede estar negociando un contrato de hotel, reunirse con un cliente para hablar sobre posibles oradores invitados, reservar un servicio de catering, entrevistar a vendedores de alquiler y explorar opciones de entretenimiento. y eso es solo para un evento. agregue múltiples eventos en las etapas de planificación de una vez, y el resultado final es un acto de malabarismo. Los planificadores de eventos exitosos necesitan saber cómo realizar múltiples tareas de manera efectiva y mantener muchos aspectos del evento avanzando simultáneamente sin dejar caer la pelota en ninguna de esas tareas.
El éxito en la planificación de eventos radica en la capacidad de priorizar y enfocarse en cada tarea sin distraerse con otras cosas o sentirse abrumado por los numerosos detalles que requieren su atención. Mantenerse tranquilo, concentrado y flexible son atributos del multitarea exitoso.